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高职院校二级学院行政秘书工作实践与思考 　　在目前校院两级管理的新形势下,高职院校的二级学院是一个集教学科研、管理于一身的相对独立的单位。二级学院办公室是学院工作的窗口,行政秘书工作在学院的发展建设中起着重要的作用。高职院校行政秘书既是院领导的参谋和助手,又是院领导与师生的桥梁和纽带,它在宣传贯彻学校工作精神、保证日常工作的正常运转、学院内部及学院与其他部门之间的协调合作等都是不可或缺的。行政秘书素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏,将直接影响整体的行政管理水平。因此,行政秘书必须从新时期行政工作的特点出发,不断提高自身综合素质和业务能力,积极创新。 　　 　　1高职院校行政秘书的工作职责和范围 　　高职院校行政秘书工作范围宽广,涉及事务繁杂琐碎。 　　1.1 日常行政工作 　　学院对内、对外文稿(如年度工作计划、总结、申请报告等)的草拟和上报学校;会议记录与会议纪要的整理;学校各部门文件的收发和归档,教职工档案资料的登记、审核和保管;办公用品的采购保管、固定资产管理、办公设备维护等。 　　1.2 行政沟通工作 　　联系院领导与师生、学校各职能部门之间的工作,承担院系的公关、接待事务等。 　　1.3 人力资源工作 　　学院教职工的考勤、年度考核、各项评优、职称评定,协助院领导编制院系行政组织架构,如岗位设置、人才招聘等。 　　1.4 财务报账工作 　　承担学院教师日常培训、进修、集体活动、各项办公、教学费用等支出的报账。 　　1.5 科研项目的申报工作 　　负责协助院领导组织教师申报科研项目、精品课程、教学成果、教学立项。 　　行政秘书在工作过程中必须认真仔细,有强烈的事业心和高度的工作责任感,作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。因此,行政秘书工作举足轻重。 　　 　　2高职院校行政秘书的在行政管理中的作用 　　2.1 参谋和助手作用 　　行政秘书是学院领导的得力助手。院领导在年度工作计划、总结、人事工作、岗位聘任、考勤、考核和职称评定、日常行政工作都要由行政秘书来协助完成。同时,行政秘书还是院领导的重要参谋。主动为院领导提供可靠的第一手资料,在必要的情况下提出合理化建议,为领导出谋献策。 　　2.2 桥梁和纽带作用 　　在行政管理工作中,行政秘书是领导、教师和行政职能部门之间的桥梁和纽带,具有上传下达、协调左右、沟通信息、改善关系、互通情况、合理统筹的作用,其协调职能发挥得好坏将对院系的行政工作产生直接的影响。 　　 　　3高职院校行政秘书工作存在的问题 　　3.1 对行政秘书工作重视不够,职称晋升机会渺茫,造成行政秘书队伍的不稳定 　　长期以来,人们往往对行政秘书工作缺乏正确的认识和评价,轻视行政秘书在行政管理中所发挥的作用。至今仍有些人认为,行政秘书只是打打杂的人,只有那些没有能力的人才去从事行政秘书工作,他们的劳动只是简单、机械的劳动。因此,在行政秘书的配备、业务学习、岗位培训等方面,重视程度远远不够;在干部聘任、职称评定、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇;加之行政秘书平时工作任务重、责任大,付出的劳动得不到尊重和理解,晋升机会处在高学历人才集中的高职院校环境中,行政秘书提升学历的压力很大,由于工作繁忙,特别是“坐班制”的工作性质,学习的时间很少。当前很多高职院校实行“定岗定编”的岗位设置,紧紧地把行政人员绑在了工作岗位上。目前行政秘书的提升机会少,个人发展空间有限,在职称晋升上困难重重,最终导致缺乏职业认同感,从而造成行政秘书工作积极性不高、思想压力大、心里不平衡,很多人不安心行政秘书岗位,离岗、转岗人员相对较多,行政秘书队伍呈现不稳定状态。 　　3.2 行政秘书工作缺乏活力,大大制约了行政管理能力的提高 　　行政秘书工作千头万绪,看似简单,其实非常繁重而细致,在学校行政管理中处于纽带桥梁位置,上听命于学校各行政部门和学院领导,下服务于广大师生,所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中,工作缺乏活力,多靠经验办事,习惯于按领导指示、文件精神处理问题,主动参与和科学预见性差。许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养,送出去培训学习、交流进修的机会几乎没有,导致其知识更新严重不足,现代信息意识薄弱。面对知识经济时代的突飞猛进和高职院校教育的迅速发展,行政秘书得不到相关管理方面的系统培训,观念不能及时更新,大大制约了行政管理能力的提高。 　　 　　4关于做好高职院校行政秘书工作的几点思考和建议 　　4.1 加强学习管理等科学知识,提高行政秘书的工作效率 　　行政秘书从事的是管理工作,管理是一门科学,也是一门艺术。行政秘书必须不断丰富自己的管理学知识,掌握先进的管理理念和方法,才能保证管理工作事半功倍,卓有成效。 　　4.2 重视行政秘书队伍