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高等职业院校档案信息化建设研究与思考 　　摘要： 计算机技术和网络技术在档案工作中的应用日趋广泛，随着信息化社会进程的不断加快，以及高等职业教育事业的迅猛发展，档案信息化建设已成为高职院校档案工作的当务之急。本文通过对高职院校档案信息化建设内涵、重要性及存在问题与制约因素的探讨，提出了加快高职院校档案信息化建设的相关措施。 　　关键词： 高等职业院校档案管理信息化建设 　　 　　随着信息技术不断创新并广泛应用于社会的各个领域，信息化已成为全球经济社会发展的显著特征。信息化的触角亦延伸到高等职业院校档案事业中，引起了档案工作的深层次变革：档案管理模式已由过去注重利用纸质文件为特征的传统服务模式向网络化、数字化服务模式转变；校园信息化建设的发展产生大量的电子文件，新兴电子文件的归档和管理问题为档案工作带来了新的挑战。高等职业院校如何有效地管理与利用电子文档，以数字化形式存储与利用，实现教育资源共享，为高等职业院校教育事业服务，已成为高等职业院校档案工作的当务之急。 　　1.高等职业院校档案信息化建设的内涵 　　高等职业院校档案信息化建设是指在档案管理活动中应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发、管理并利用这些资源为用户提供服务，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体数字化信息为主要形式向学校和社会提供服务重心的转变过程。也就是说以档案网络建设为基础，以档案信息资源为核心，把文字、图纸、声像、实物等档案信息存储在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供便捷、生动、丰富的档案信息服务。 　　2.高等职业院校档案信息化建设的重要性 　　2.1高等职业院校档案信息化建设是档案管理发展的必要手段。 　　高等职业院校档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分，是高等职业院校档案事业适应时代和社会发展的需要，是发展新时期档案业务工作，提高档案信息服务水平的必然选择。它是以用户需求为导向，以校园网络为平台，以各种载体档案数字化和电子文件管理为工??重点，以促进高等职业院校档案事业科学发展和实现档案信息资源共享为目标的系统工程。 　　2.2高等职业院校档案信息化建设是优化档案管理模式的必由之路。 　　随着数字化校园的建设与实施，档案管理软件可以实现网上归档，将处理完毕的文件材料上传到档案管理网络中，档案工作人员在网络中进行检查验收即可，电子档案的系统化管理，能够从文件的产生、运转、归档到利用进行全过程控制，实现了档案管理模式的优化。 　　2.3高等职业院校档案信息化建设是实现档案信息资源共享的根本条件。 　　高等职业院校档案信息化建设就是利用计算机信息技术和网络环境获取、处理、传输、应用档案资源，达到合理配置、科学管理，实现资源共享，逐步实现高等职业院校档案资源数字化、信息服务网络化，是高等职业院校档案走出封闭、走向社会的重要途径。 　　2.4高等职业院校档案信息化建设是提高档案工作效率的有力保证。 　　随着档案信息化建设的实施，办公自动化系统及档案网络管理软件的运用，实现了网上移交档案、网上归档、网上查档，这就使得档案收集、归档、查阅工作变得更为简便、快捷，档案部门工作人员也能腾出更多的时间用于档案资料的整理、数据统计、档案编研等，既提高了工作效率，又避免了档案因实体借阅而造成的磨损和毁坏。 　　3.高等职业院校档案信息化建设的现状分析 　　近年来，我国高等职业教育得到了迅猛发展，学校数量快速增长，办学规模迅速扩大，办学路子不断拓宽，高等职业教育已成为我国高等教育的重要组成部分。作为高等职业院校基础工作之一的档案工作也正发生着深刻的变化，逐步从传统的手工管理方式向现化化管理方式转变，从长期的封闭型、半封闭型向开放型转变。但由于高等职业院校不少是由过去的中等专业学校升格而成的，多数高等职业院校档案室规模小、投入少、基础设施差，各种转变还处于初步尝试阶段，档案信息化程度偏低，档案资源中蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，在档案信息化建设中还存在较多问题。 　　3.1思想观念滞后，档案信息化意识较为薄弱。 　　档案信息化对高等职业院校档案工作的挑战不是对技术和设备的挑战，而是对人的观念，具体到高等职业院校档案工作而言，是对高等院校档案管理理念的挑战。也就是说，人要有档案管理的创新理念，这种理念不仅要与高等职业院校教学服务相适应，而且要与信息化时代的需要相适应。目前，高等职业院校档案自身的管理还存在观念陈旧，习惯于传统的手工档案管理模式和方法，缺乏档案信息化建设的创新观念，导致了档案信息化建设整体发展水平落后于信息社会发展的需要，影响了高等职业院校档案事业的健康发展。 　　3.2缺乏档案信息化建设的标准和制度。 　　档案管理标准化是档案管理现代