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第二章 文件管理制度文件管理制度 第一章 目的 为使公司各项资料保存完整，方便查阅，同时认真学习各种文件资料内容，特制定以下管理标准。 本规定所称的文件是指过去、现在和将来公司各级部门及员工从事业务经营、企业管理、企划宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 公司及各部门、员工有保护文件的义务。 1、文件的分类标准： （1）行政综合类：包括重要的会议材料、制定的内部制度办法、政策性文件；各类通知、申请、决定、合同协议；车辆文件及手续；商品说明书保修卡；发展规划、工作总结汇报；政府机关重要文件；公司对外登记证明及证件。 （2）组织人事教育培训类：员工档案、员工福利、员工调动表、花名册、外部培训证书及培训资料 （3）会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表， (4) 大型活动类：公司大规模的销售活动、公司庆典、厂家参观文字及图片、影像资料等。 (5) 厂家文件资料类：包括厂家报表、传真、通知、信函、邮件、公文、说明、价格信息、系统资料、促销资料、手册、光盘。 2、各类文件机密级别划分标准 所有文件机密级别划分为：绝密、机密、秘密、公开（无机密） （1）绝密指极为重要，并且不得向无关人员透漏内容的。文件包括各类营业、业绩、利润报表、薪资报表。此类文件查阅必须由董事长批准方可查阅，原则上不准借出、复印。 （2）机密指不宜向公司以外人员透露内容的文件。文件包括厂家文件、信函、价格信息、商务政策；公司对外登记证明及证件；以上文件资料需经总经理批准，方可查询、借阅及复印。 （3）秘密文件包括人事档案、薪资体系、各类合同协议，车辆档案及手续，促销资料、手册及光盘，培训资料及光盘，客户档案信息，公司发展历史资料（文字、图片、光盘），以上资料需资料行政部门经理审批后，方可查询、借阅及复印。 （4）可公开文件包括各类通知、申请、决定，公司内部会议纪要，日常工作文件，商品说明书保修卡。 备注：各类通知、申请、决定需要根据主送及抄送对象确定公开对象，并非完全公开； 各类会议纪要需根据参会人员确定公开对象，并非完全公开； （5）以上文件的机密级别及公开范围仅限于公司内部，如对公司外部（即社会任何单位机构或个人），所有文件及资料未经公司同意不得进行对外泄露，全体员工有义务对所有文件资料进行保密。 3、归档保存的标准 （1）部门应把保存的文件装文件夹，或者装订成册，再装入文件盒进行保存，文件中的内容应建立表格存入文件夹第一页中便于查阅，归档内容包括：文件名称、存档人、日期、份数，均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正本与副本，分类一起保存不得分开。 （3）文件应分类编号进行保存。编号应标明入档年份、类别、序号。 4、文件借阅流程 借阅文件需按正常流程办理借阅手续，在规定的范围内借阅。不得在文件上涂改、撕毁，并应及时归还。 因工作需要，借阅人事档案及公司文件需经行政部负责人同意方可查阅，不能带出行政部办公室进行查阅，如需摘抄、复印，应经行政部负责人同意。 因工作需要，查询财务文件一律不准外借。内部借阅应经财务负责人同意，外单位因特殊需要，借阅有关财务文件时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅财务文件时不得将文件带出公司；如需摘抄、复印，应经财务部负责人同意方可办理。 任何文件的借阅需要在文件借阅本签字登记、时间、借阅部门、借阅内容、借阅人签字。 5、文件资料整理、入库标准及保管年限 （1）按照以上四大类对所有文件资料进行分类整理，进行封存及入库（第一责任人：内勤；第二责任人：部门负责人）。 （2）行政部定期结合财务部对各部门重要数据资料进行检查，包括电子档及文字档。 （3）各部门每年年底对本部门所管理的资料进行入库封存，并登记文件资料的生成日期及入库日期，并按照年限进行摆放。 6、各类文件销毁标准 （1）公司下发的各种文件资料保存一年后销毁。 （2）厂家的相关文件（商务政策、技术报告、促销说明等）要分年度进行保管，其它保存两年后销毁。 （3）财务按照相关的法律法规和当地的财务规定执行。 备注：所有资料文件的销毁均要通过公司同意后，统一安排销毁处理，不得私自处理。 文书保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定外，依照下列流程办理，文件可分为永久保存、三年、一年、无年限保存。 Ⅰ 永久保存：包括企业章程、股东名册、组织规章、政府机关核对签属文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、财务报表、重要合同、公司证件、地税和国税报表、审计报告、重要文件电子文件、被录用人员在职提交的文件。 Ⅱ 三年保存：客户意见卡、施工单电子版、厂家的相关文件（商务政策、技术报告、促销说明等）要分年度进行保存。 Ⅲ 一