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行政村档案规范化建设 制作人:上虞档案局 陈晓军 联系方式QQ:542697366 一、行政村档案分类方案 基建(1) 科技档案 (2) 会计档案(4) 村民档案(3) 特种载体档案(5) 文书档案 (1) 设备(2) 照片(1) 实物(3) 机读(2) ⅹ ⅹ村档案分类方案 二、归档范围 详见《浙江省行政村档案材料归档范围和保管期限表》 1、文书档案：重点收集本村形成的各种文件材料例如各种会议记录、村召开的各种会议和活动材料、涉及有关村民个人的有关文件材料、涉及本村有关人事、财产、行政区划变动文件材料等等；上级来文只收集政策性、需要执行的或与本村有关的文件材料归档。 2、科技档案：一般包括基建和设备档案。强调成套性和完整性。 3、村民档案：一户一档，主要收集与村民有关的个人材料。 4、会计档案：报表，账册和凭证。 5、特种载体档案：主要包括照片、实物、机读。 三、档案整理 文书档案 收集 鉴定 整理 编目 按照归档范围收集要归档的文件。注意不归档文件：1、一般性会议通知，2、重份文件，3、与本村无关的人事任免、先进表彰、职称评定等文件材料。 根据保管期限确定每份文件的保管期限：①凡反映本行政村主要职能活动和基本历史面貌具有长远利用价值的文件材料(永久) ②凡反映本行政村一般工作活动，较长时间内有查考利用价值文件材料(长期) ③凡反映本行政村在较短时间内有参考利用价值文件材料(短期) 把同一保管期限的文件材料按按照问题组成一卷或若干卷。 编制张页号 抄写卷内目录 去掉金属物 一线三孔装订 拟写案卷标题 张贴标签10.4cm 1 2008 1 编制案卷目录（案卷目录及存放地点索引表）按永久--长期--短期排列 三、档案整理 文书档案 卷内文件目录 顺 序 号 文 号 责任者 题 名 日 期 页 号 备注 案卷号 作 者 案 卷 名 称 起止日期 卷内 张数 保管 期限 存放地点 房号 箱号 案卷目录及其存放地点索引表 年 目录号： 三、档案整理 文书档案 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号 驿亭镇××村 文书档案 案卷标题（本卷文件的主要制发机关、内容、文种 ） 三、档案整理 科技档案 基建档案 设备档案 收集时间 竣工验收六个月后收集归档 随时归档 归档范围 按同一型号成套归档(购置(随机文件)、安装、调试运行、维修、管理) 按同一项目成套归档(立项、设计、施工、竣工) 案卷整理 (1)按同一型号、同一项目整理立卷，类级排列。(严禁按行政年度立卷归档) (2)编写张页号在页面的右下角，一卷一个流水号。(严禁一号数卷) (3)抄写卷内目录(科技档案卷内目录) (4)取掉金属物 (5)一线三孔装订 (6)期限划分确切 重要的永久 一般的长期 (常采用的期限是长期) (7)档号编制规范 ①封面档号：类与类之间用“• ”小黑点，类与卷之间用“-”横杠。 ②脊背档号：以划横杠加以区别 ③脊背标题书写规范(可用电脑打印 标题书写 编目 型号+ 名称 项目+ 名称 编制科技档案分类目录，登记入册 2 1 1 三、档案整理 科技档案 卷 内 目 录 序 号 文 件 编 号 责任者 文 件 材 料 题 名 日期 页次 备注 科学技术档案分类目录 档号 移 交 案 卷 名 称 形成 日期 张页 数 保管 期限 存放地点 单位 日期 房号 箱号 三、档案整理 村民档案 填写卷内目录及村民档案封面 按户收集（按户填写基本情况登记表） 装入卷盒（几户合卷，一般十户一卷） 录入电脑 村民档案实行动态管理，随时收集村民的相关资料放入相应的村民档案，并在目录中填写相应内容，录入电脑。 三、档案整理 村民档案 卷 内 目 录 序号 文件材料题名 制发单位 日期 页数 备注 镇 （乡） 村 村 民 档 案 户主名： 档 号： 保管期限 三、档案整理 会计档案 按行政年度按报表、账册、凭证进行收集 1、编张页号，凭证不编号； 2、填写会计档案卷内目录； 3、装订，报表、账册一线三孔； 4、拟写案卷标题； 5、编写档号（按保管期限） 收集 整理 编目 编制会计档案案卷目录 4 2008 1 三、档案整理 会计档案 卷 内 目 录 顺 序 号 单 位 会 计 科 目 日 期 起 止 张 号 备 注 年会计档案案卷目录 案卷号 案 卷 名 称 起止 日期 卷内 张数 保管期限 存放地点 房号 箱号 备考 三、档案整理 特种载体档案 收集 整理 编目 照片档案 实物档案 机