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关于加强高校档案管理探讨 　　【摘 要】档案管理是指广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。其作为高校管理工作的基础性工作，是高校管理工作的重要组成部分。本文结合高校档案管理现状，在分析高校管理存在的问题的基础上，提出了加强新建本科院校档案管理的有效对策，以期能提高档案的管理水平。 　　【关键词】高校档案管理 存在问题 解决对策 　　一、档案管理在高校管理中的重要性 　　高校在教学、科研、管理过程中形成的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是记录和反映高校整体工作全貌的载体。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，作为记录和承载学校历史沿革的档案管理工作，是整个学校发展过程中不可忽视的重要成员。特别是随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化，高校在整个国民经济发展中所占地位日渐提高，作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平，才更有利于促进学校的健康快速发展，提高和扩大高校的知名度。 　　二、高校档案管理的基本任务 　　1. 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。 　　2. 制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督，指导和检查执行情况。 　　3. 负责接收、管理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有养料。 　　4. 开展档案的开放或利用工作。 　　5. 负责编辑档案，参考资料，编制检索工具，积极开展档案信息资源 　　6. 参加档案信息工作的整体化建设，积极开发档案信息资源。 　　7. 参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流 　　8. 负责对全校档案工作人员的业务培训，开展档案宣传工作和利用者教育活动，开展档案学术研究和交流活动。 　　三、高校档案管理现状及存在的问题 　　（一）档案管理模式陈旧。时下，社会发展早已步入信息化时代，但对于大部分高校档案管理来说，仍然延续着传统的手工检索、人工管理模式，档案从收集到整理、立卷、归档大部分需要通过手工操作来完成，即使配备了计算机，也是简单地进行输入输出，没有建立现代化的计算机管理信息系统，造成档案管理人员的工作量大、工作效率低、准确性差，影响档案价值的充分发挥。 　　（二）档案服务功能单一。目前，档案利用主要是为各级领导决策、机关各部门工作参考服务，功能相对单一，在服务于教学、育人、管理等方面的作用未能充分发挥，与师生直接关联不大，因而档案室在师生员工心目中的地位不高，成为“被人们遗忘的角落”。 　　（三）学生档案内容偏少。由于对学生在校期间档案收集制度不完善、工作不规范以及重视不够等因素，造成学生档案内容单一，不能科学、全面地真实反映学生在校期间的学习、生活轨迹，参考价值不高、针对性不强。 　　（四）档案人员素质偏低。由于许多高校对档案管理工作重视程度不够，在档案人员的配备上较为随意，没有经过档案专业的系统学习和培训，专业水平不高、信息网络技术缺乏，对档案的管理仅停留在整理归档层次，难以从事信息编研等创新性工作，更难有对档案管理水平的创新。 　　四、加强高校档案管理工作的措施 　　（一）改变传统的档案管理理念，用观念创新。助推档案管理观念创新是推进高校档案管理工作的前提，重点要树立三种观念。一是“以人为本”的档案工作观念。一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的档案工作理念。坚持高校档案建设与院系、职能部门二级档案建设的全面发展，并通过宣传，使全体师生员工增强档案意识。三是协调发展的档案工作观念，加快高校档案工作发展步伐，促进档案工作与高校各项工作全面协调发展，更好地为学校发展服务。 　　（二）加强档案管理创新体系建设。1.模式的创新。高校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的一个科室，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，一些高校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在高校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进高校档案管理变革具有重要意义。高校档案工作的主体地位形成之后，就要注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围