外来文件管理作业指导书2.4.doc

文件编号：技术开发部 W 002 重庆长安金陵汽车零部件有限公司质量管理文件 版本：2.4（第4次修改） 外来技术文件管理作业指导书 受控状态： 发放编号： 2007年1月22日发布 2007年1月22日实施 重庆长安金陵汽车零部件有限公司质量管理文件 版本：2.4（第4次修改） 外来技术文件管理作业指导书 目的: 使外来技术文件在本公司内受控。 2．范围: 限于本公司收到的在技术开发部资料室保管存档的外来技术文件。 3．职责: 外来技术文件的管理由技术开发部科研管理室负责。 4．定义: 外来文件指国家标准、行业标准、企业标准、法律法规、技术书籍、外来技术图纸、顾客提供的图纸、资料、技术要求、更改通知等文件。 5. 工作程序: 5.1 技术标准的管理 5.1.1 国家标准、行业标准、企业标准及顾客提供的有关标准由技术开发部科研管理室归口管理。 5.1.2 技术标准实行受控管理、借阅制度。 5.1.3 接受新版本标准时，资料员应先填写《外来技术文件登记表》，注明版本状态，予以登记，同时收回被替代的旧标准，并填写《技术文件发放/回收记录》，注明“作废”、“保留”或“销毁”。 5.2 顾客提供的文件的管理 5.2.1 顾客提供的图纸、资料、技术要求及更改通知等由技术开发部产品/工艺设计所在2个工作日内组织评审、分发和实施后，将技术资料原件交资料员，资料员填写《外来技术文件登记表》归档，记录技术资料收到日期。 5.2.2 在对顾客的图纸、资料完成更改后，相关部门工程师在3个工作日内按《技术文件管理作业指导书》的要求对更改内容执行技术文件更改程序并归档。 5.2.3 发放顾客图纸、资料时，资料员应加盖“外来文件受控”章并填写发放日期和发放人，在《技术文件发放/回收记录》上登记。 5.2.4 需对顾客提供的技术文件进行转化设计时，应在文件上加盖“参考”章及“外来文件受控”章，并填写发放日期和发放人后再做转化设计。转化设计时，客户有要求的，按客户要求执行；客户无要求的，按《技术文件管理作业指导书》要求执行。 5.2.5 顾客更改通知由更改执行单位记录该更改在生产过程中的实施日期，并通知品质管理部。品质管理部记录更改实施后的检验结果，并在7个工作日内将检验报告单交技术开发部科研管理室资料员处归档。 5.3 外来技术图纸、资料的管理 5.3.1 由相关技术人员严格按技术协议要求对外协厂家所提供的技术资料（其中应含有一套签字手续完善的纸制资料及其电子版本）进行检查、验收，做到资料完整、齐全、数量相符。 5.3.2 将原件（有电子档的含电子档）及资料明细移交资料室归档，并办理移交手续。 5.3.3 归档及发放的外来技术图纸、资料由相关技术人员确认后，加盖“外来资料确认章” ，成册资料在首页及侧面盖章，未成册资料则应逐页加盖，并由移交人、室主任（或项目负责人）及主管领导签字确认后方可归档、发放。 5.3.4 对归档的图纸、技术资料，资料员应加盖“外来文件受控”章，成册资料在首页及侧面盖章，未成册资料则应逐页加盖，并填写发放日期和发放人，并填写《外来技术文件登记表》；需下发的资料应严格按《技术文件管理作业指导书》要求对资料进行复制、发放、管理。 5.3.5 对外来技术图纸的更改按《技术文件管理作业指导书》中相关要求执行。 5.4 技术书籍的管理 5.4.1 技术人员外出考察、培训购买的技术资料、书籍，必须交技术开发部科研管理室保存。 5.4.2 资料员接收到技术书籍后统一管理，并在《外来文件登记表》中登记。 5.5 外来技术资料的借阅按《技术文件管理作业指导书》要求执行。 5.6 外来技术文件的检查 为保证外来技术文件的现行有效，资料员每月要对外来技术文件进行一次检查，并将检查结果记录在《文件资料定期检查表》上。本单位技术组长、室主任监督检查。 外来技术文件由技术开发部、品质管理部对其使用、管理情况每季度进行一次检查，并将检查结果记录在《文件资料定期检查表》上。 所有带有版本控制的外来技术文件更改应在《技术文件更改记录表》中予以登记管理。外来技术文件的接收日期为接收版本的有效日期。 6. 相关文件： 技术文件管理作业指导书 文件发放/回收记录 文件资料定期检查表 外来技术文件登记表 更改许可书发放记录（外来） 本作业指导书由品质管理部提出； 本作业指导书由技术开发部部编制； 本作业指导书起草人：王帆 本作业指导书审核人：何华云 本作业指导书批准人：秦雁