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英语商务信函文体分析 　　摘要：随着全球经济的发展，各国之间的交流和往来也日益密切，世界逐渐成为密切联系的不可分割的一个整体。我国加入WTO之后，与国际间各方面的交流和合作也在加强，对英语的运用和英语人才的需要也进入到日常的工作和生活当中，尤其是在国际贸易往来方面。英语商务信函是国际交流当中相当常见的交流方式，正确规范地使用英语商务信函对加强国际间的交流，提高沟通效率，减少误会有非常重要的作用。除了对英语词汇和语法的熟练掌握，还需要了解国际商务礼仪习惯，保证内容简洁明了，思路清晰，用词谦逊，指代准确。 　　关键词：英语 商务信函 文体 　　中图分类号：H315.9 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2013）02-0032-02 　　近年来，随着我国经济的飞速发展，国际地位的持续提高，我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务信函不同于私人信函，是贸易往来当中必不可少的沟通方式，是传达信息的必要工具，用途和用词都与私人信函有很大的不同。尤其是在我国加入WTO以后，英语商务信函的重要作用就更加地突显出来了。在书写当中需要熟练掌握英语商务信函的书写规范，有助于帮助商家达成贸易，提高沟通效率。熟练地掌握英语词汇和语法，充分了解英语的语言习惯和特色，并且符合商务信函的礼仪，对于书写一封用词恰当，礼节到位的英语商务信函是非常必要的。商务信函是以达成商务合作为目标的，具有内容格式相对固定，表达简洁明了的特点。对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函属于正式的公文写作，首先应该符合商务英语写作的7大原则，即：简练、清楚、正确、完整、礼貌、具体、体谅。在写作文体的运用上，也应该符合商务英语的写作要求和习惯，主要为以下几个方面： 　　1 格式规范 　　商务信函作为公文写作中的一种，有着相对来说比较固定的文体格式，有着明显的公事公办的文体特色，一般要包括以下几部分的内容： 　　（一）信头（Letter Head）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传号码。 　　（二）写信日期（Date Line）：写信的年、月、日。 　　（三）封内地址（Inside Address）：收信人公司名称和地址，以及收信人的名字和职务。 　　（四）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。通常为“Dear Sir”或者是“Dear Madam”，又或者是使用对方的姓氏或是职位名称。 　　（五）正文（Body of the Letter）：英语商务信函一般采用的是开门见山的写作技巧，在正文的开头就清晰地表达出写信的目的和来由。如果是对对方来函的答复，一般会首先简单交代一下对方的来信时间和主要内容。从而节约读信者的阅读时间，提高沟通效率。然后对自己要传达的事宜进行简洁的说明，是正文的核心部分。为了读信者能够更加方便快捷地抓到核心内容，一般每一件事要分一个单独的段落来阐述。接着是需要对方给予答复的内容，或者是需要对方完成的事件的表达。如果有附件的话，也要告知对方，提醒对方查收。 　　（六）结尾敬语（Complimentary Close）：书信结束时的礼貌用语。是商务信函的礼貌性和完整性的保证。 　　（七）签名（Signature）：写信人的署名，包括姓名和职务等。 　　自此，才能算是一封格式完整的商务英语信函。 　　2 用词规范 　　由于商务信函区别于普通私人信函的特点，和其明显的商务特征，在用词的选择方面，也需要注意。商务英语词汇不仅具有日常英语词汇的一般特点，还具有自身专业性的特点。商务英语信函需要使用正式的，官方的书面词汇，尽量不使用非正式的口语词汇。词汇的正确选择是商务语言和交际能力的体现，是专业知识和英语的综合运用。例如：表达完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表达购买的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表达意向的时候，要使用“intent”，而非“want”等。 　　而且用词的选择上，要多用单词，减少短语的使用。商务信函的目的是传达商务信息，而不是对文章进行美化和抒情。因此要多使用简单易懂常见的词汇，而不是用复杂的高级的生僻的形容词汇，还要注意减少没必要的形容词和状语。对时间、数量和程度的说明要具体，尽量不使用也许、大概、可能等模糊的词汇，具体到数字和日期。意思表达不准确，不清楚的词汇尽量不要使用，以免造成歧义。 　　对专业词汇的使用要特别留意准确性。商务英语信函中对术语的使用频率很高，缩写也较多，熟练掌握这些词汇和缩写，也是商务英语信函能力的体现，避免因术语使用错误造成误会甚至损失。 　　3 注重礼貌 　　俗话说“礼多人不怪”，在日常生活中是如此，在商务往