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高职院校秘书写作范式教学中存在问题及对策 　　摘 要：《秘书写作》是高职院校文秘专业学生的一门重要的专业课程，本文分析了高职学生在秘书写作书面范式上所出现的问题，并针对存在的问题提出相应的解决对策。 　　关键词：秘书写作；范式；问题；对策 　　中图分类号：G71 文献标志码：A 文章编号：1003-949X（2013）-03-0063-1 　　秘书写作必须又快又好，快速高质量的完成领导交拟的写作任务，这也一定要求秘书写作的书面范式规范、整洁、漂亮，符合《国家行政机关公文处理办法》。秘书是文字处理的第一高手，这也必定要求秘书在写作时处理文字、文面、格式时不仅要速度快，更是重点要求其写作出的文章规范、整洁、漂亮。 　　《秘书写作》是高职院校文秘专业学生的一门重要的专业课程，是高职文秘专业开设的一门主干职业技能课程。学生在《秘书写作》学习过程中，其秘书写作的范式常常达不到理想的效果，出现这样那样的错误，不仅不符合秘书是文字处理第一高手的要求，更不符合秘书写作必须又快又好的现实需要。 　　本文将分析高职院校学生在秘书写作书面范式上所出现的问题，并针对存在的问题提出相应的解决对策。 　　一、学生写作中存在的范式问题 　　（一）18个格式要素实际运用不当的问题 　　国务院办公厅在2000年8月24日下发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中把公文分为眉首、主体、版记三个部分共18个格式要素。学生在秘书写作的实际运用中会出现如下错误的现象： 　　1. 全部使用18个格式要素的现象。有的学生在拟写一个具体的公文时，无论是否与行文的具体环境和文种的要求相关，把所有《办法》中所要求的有关于眉首、主体、版记的18个格式要素都写在这个公文中，这是不妥当的写作现象。例如：一般 “请示”文种需要“签发人”格式要素，而别的文种 一般不需要“签发人”格式要素；有时行文需要“抄送”格式要素，而有时行文就不需要“抄送”格式要素。这得视具体的行文事项和行文环境而定。 　　2. 遗漏必要的格式要素的现象。学生学习《秘书写作》这门课程，肯定地说很少有同学见习过秘书或文书的现实“办文”环境，因此，难免会有遗漏公文必要格式要素的现象出现。例如：有的学生在拟写上行文“请示”和下行文“通知”（上级单位对下级单位发文）的公文中，就会遗漏掉必定要有的“发文字号”这个格式要素。 　　3. 错用必要格式要素的现象。如果缺乏相应的工作经验出现错用必要格式要素的现象将是在所难免。例如：“发文字号”格式要素中最后一个字是使用“发”、还是“字”、还是“函”、亦或是“通”呢？这得需要视具体的行文文种和行文方向而定。 　　4. 相应格式要素所放位置不当的现象。学生在拟写公文时，凭想象而写作，也会出现相应格式要素放错位置的现象。例如：有的同学在写作时会把“附件”格式要素放在成文日期之后排列，有的同学甚至还把附件的具体内容写在正文当中，其实，正文当中只出现“附件”格式要素的附件名而已，附件的内容要另起一页再安排内容。 　　一般情况下公文眉首部分只须书写发文字号套用红头文件纸；主体部分书写标题、主送机关、正文、附件、成文日期；版记部分书写主题词、缮印部门及时间即可。 　　（二）层次序数及其符号选择不当的问题 　　高职学生在秘书写作时文章的层次序数及其符号选择有不当的现象，与《办法》中规范的标准有不相符的现象出现。《办法》中层次序数规定，第一层次为：一、；第二层次为：（一）；第三层次为：1.但必须在全角英文状态下书写1后面的点符号；第四层次为：（1）；如遇还有第五层次的情况可到文档“插入”栏寻找诸如①层次序号；如遇只有两个层次出现公文当中，一般使用第一层次序数和第三层次序数。在使用计算机拟写公文时，公文的层次序数切忌使用记忆状态下计算机自动跳出的层次序数，否则公文内容将不能被“选定”，不能调整版面、行距、字体等格式。一般情况下，公文的第一层次标题使用三号仿宋字加粗，如遇很多层次很多篇幅的公文，第一层次标题可使用三号黑体字加粗，第二层次标题使用三号仿宋字加粗。 　　（三）文中插入表格、制图等格式不当的问题 　　高职学生在秘书写作时文章当中插入表格、制图等有不当的现象，与规范、美观、整洁的审美要求有不相符的现象出现。拟写公文中，如果插入表格、制图等宽限边距应调整至与公文内容边距一样宽。表格中字体应小于公文正文字体，一般为四号字体。表格中如出现时间：如9：00-11：00，应在半角英文状态下书写。公文或表格中如出现很多阿拉伯数字的数据，用“Times New Roman”字体再进行 “选定”变换一次字体。 　　（四）其他格式化低级错误的现象 　　现代信息社会，他山之石可以攻玉，他人的文字内容亦可借鉴运用，特别是引用相关的政策文件等，下载复制粘贴内容难免。但确有学生只管下载复制粘贴相关内容，却不