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上海石化人事档案合并管理后优势、问题与思考 　　摘要：人事档案是对企业员工个人经历、活动、表现等多方面情况的记载，是历史、全面地了解识别员工和正确选用人才的基础。2011年，上海石化实行了档案合并管理，逐步改变以往各单位档案分散管理的情况。随着这一措施的实施，上海石化的人事档案管理工作也有所改变，体现了新的优势，也出现了新的问题。 　　关键词：上海石化 人事档案 合并管理 优势 问题 思考 　　人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，是选拔人才的重要工具。2011年，上海石化实行了档案集中管理，将以往分散在各基层单位的各类档案集中起来进行统一收集、存贮和管理。随着这一措施的实施，上海石化的人事档案管理工作也有所改变，从以往各单位、部门档案分散管理、各自为政的情况，变为由公司档案科统一存放，统一管理，从而体现了新的优势，也出现了新的问题。 　　一、人事档案合并管理后的优势 　　1.改进设施、整编文卷，提高了人事档案的保存管理水平 　　不断改善档案的储藏环境和保管条件是档案管理工作的基本任务。在实施合并管理之前，上海石化的人事档案实行各单位分别管理，由于各基层单位的大小和人员多少不同，档案存储条件也各有差异。同时，档案的编号方式也不尽相同，有笔画顺序、工号顺序、即使同样使用四角号码，编号的方式也不统一。 　　实施档案集中管理以后，上海石化高度重视档案管理工作，加强档案工作的基础设施建设。档案馆积极筹措，利用现有资源，辟出专门的地方改建成坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。同时，在库房内设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温“六防”，做到库房、阅档室、办公室“三室分开”。库房建成后将严格按照《干部档案工作条例》的规定，制定统一的档案库房管理制度，并对现有卷宗进行统一编号和装订，改变以往文卷编号、规格不统一等现象，统一使用相同的四角号码编号方式，方便档案的排挡和查找，使档案的保管更加制度化、规范化和标准化，从而将进一步提高上海石化的人事档案保存管理的水平。 　　2.统一储存、集中管理，提供更好的查档阅档服务 　　上海石化是一个大型的综合化工企业，包含很多基层单位和各类部门，建成发展至今，各个单位少则几年多则有着近几十年的历史。这期间各单位变化都很大，人事变动也很多，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大，在管理和使用方面都很不便。在实施档案合并以前，各单位的档案分散在各单位处，如果要查阅一份工作变动较多的人员的档案，往往需要联系和奔波好几家单位，过程相对繁复，造成了诸多不便。 　　实施档案集中管理以后，上海石化各单位、部门的人事档案，以及档案流向账册都将统一集中归属上海石化档案馆管理，并将建立统一的档案目录数据库。档案的集中大大的简化了人员和档案流向查找的步骤，改变了以往需要联系和查找多个单位的情况，使人事档案的查找和使用更加简洁便利。 　　二、人事档案合并管理后出现的问题 　　1.档案材料收集难度加大 　　上海石化实行人事档案集中管理后，将统一将各单位、部门的档案集中至新的档案库房保管，并安排专职人员进行管理。这一措施实施后，拉大了各基层单位和部门与档案保管部门的空间距离，加之上海石化是大型化工企业，占地面积相对较大，对人员进出的管理也很严格，大大加大了人事档案材料的收集工作的难度。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升、薪酬变动等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行统一标准整理装订。同时，专职的档案管理人员也将管理大部分其他单位的人事档案，和各单位的人事、干部部门相关人员需要一个熟悉和磨合的过程，这对于及时掌握各单位人事档案材料的变动信息，也造成很多不便。 　　2.增加了基层单位查阅和利用人事档案的难度 　　人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。在财产公证、证明亲属关系、反映个人历史情况、政治审查、人才选拔等方面人事档案的利用率是相当高的。然而，上海石化实施档案统一管理后，尤其是新的档案库房落成、档案材料搬迁以后，就改变了以往各基层单位“档案紧随单位”的情况。由于使用部门和存储部门的空间距离加大，路程较远、出入不便，给企业内部查阅和使用人事档案造成了一定的不便。以某单位职工