项目部会议管理办法(修订1次).docVIP

- PAGE 1 -中多铝业有限公司项目部文件文件编号ZD-XM-003共4页修订状态A/1标题会议管理实施细则受控状态发放号01总则为规范项目部会议的组织管理，明确会议召开的性质和目的，提高会议召开的质量和效率，确保项目工程顺利进行，结合本项目部特点，特制定本实施细则。会议类型项目部会议类型主要包括：月度总结计划会议；生产调度会；其他各类专题会议：技术、安全交底会议、专项工作整治会议；经验交流会议、专题培训、文件传达学习。会议规则总结计划会议月度总结计划会议 会议目的为总结一个月的生产完成情况，部署下一个月生产计划。会议必须有明确的会议时间，主持人，参会人员；对进度、质量、安全存在的问题分析，对下一步工作的影响，下一步的解决方案和措施，明确到责任人；工程部为会议承办部门，负责会议筹备工作，准备会议资料和会议记录；生产调度会每日定时召开，由项目生产副经理主持，小结一天的工作进度计划完成情况、没有完成的工作原因及第二天的资源调配和计划，内容只涉及施工生产，时间原则上不超过30分钟。 其他各类专题会议根据需要和相关的制度要求，确定召开专题会议；主持人由专题的内容而定；专题会议要主题明确，有具体的落实措施和会议目标； 专题业务部门为承办部门，做好会议组织和记录工作。会议组织和管理 各类会议的责任人（部门）必须按照会议召集和主持人要求，充分做好会议筹备工作，保证会议时间和会议质量。会议筹备工作包括：会议议题、会议议程和时间安排，会议地点，会议规模、用餐与食宿安排，会场布置等的落实，以及会议通知发送、报到安排、会议讨论安排、会议记录和其他会议文件的落实等。 除临时决定召开的会议可采用电话或口头通知方式外，会议需以书面形式（包括办公内部网传阅、电子邮件传送和手机短信等方式）会议召开前3日内通知参会单位和参会人员。会议通知的发送要求：会议通知由承办部门拟稿，送项目部行政办公室审核后，报项目部分管领导审批后发送。会议通知应明确会议的内容、时间、地点、组织者、参会人员、议题、议程、会议联系人、注意事项以及报名时间要求等内容。一般会议在项目部会议室召开，行政办公室要根据会议的性质和要求，布置好会议室，做好会务前的接待准备工作。特殊会议根据项目领导的指示办理。会议通知实行专人跟踪制度。会议通知印发后，承办部门应指定专人跟踪、落实参会人员。需提前发送资料的会议，承办部门（人员）应落实将会议资料提前发送给参会人员。承办部门要做好会议记录和会议签到准备工作。对于会议上解决问题形成的决议和措施，责任部门要跟进问题是否得到解决，否则再向主管报告。会议档案管理会议中形成的会议纪要，由行政办公室统一印发，作为会议档案，会议档案包括会议文件、会议纪要、会议签到表，会议档案统一由行政办公室负责归档、保存，并于会议结束内3日内上传至OA、传阅。会议要求严格遵守会议纪律。会前应将手机调为振机或关机状态，会上不做与会议无关的事情，以免影响会议召开质量；因事未能参加会议的，应事先讲明或安排其他人员参加会议，不得无故缺席。注重会议效率，提高会议质量加强会议材料把关，要做到内容简单明了，重点突出，承办部门要提前做好会议资料准备的要求提纲或格式，有明确的完成时间要求。加强会前工作准备。承办部门应就会议事项议题充分做好调研和意见征集工作，做好与有关领导、部门的协调、沟通，提出切实可行的方案或意见。会议发言要紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题。 附则 凡代表项目部参加各施工段和专业队会议的，需要代表项目部发表意见或表态的，与会人员会前应征求项目部分管领导或主要领导意见。会后并及时向项目部分管领导或主要领导汇报，并将会议材料交行政办公室保存归档。 凡代表项目部参加上级或业主、监理等公司以外单位召开的会议，需要代表项目部发表意见或表态的，与会人员会前应将会议议题和会议材料（如有）等与相关部门、有关领导讨论，形成一致的意见或建议，在会上表决或表态。会后，参会人员应将会议情况、表决或表态情况等及时向项目部有关领导汇报，并将会议材料交行政办公室保存归档。 本实施细则自发布之日起实施，由项目部解释。