浅谈科研院所办公室人员自身能力提高.docVIP

浅谈科研院所办公室人员自身能力提高 　　摘 要：办公室人员能力的高低，直接影响着办公室各项工作顺利开展的程度。本文阐述了科研院所办公室人员应具备的基本能力，并对办公室人员自身能力提高的途径等进行了探讨。 　　关键词：科研院所办公室 自身能力 提高 　　中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2014）04（a）-0157-02 　　办公室是一个单位承上启下、协调左右的综合办事机构。科研院所的办公室工作也可以概括为“办文、办会、办事”三大部分。要想做好科研院所办公室的各项工作，办公室人员除了应具备较高的思想政治素质、职业道德素养外，对其自身能力的要求也是全方位的。 　　1 科研院所办公室人员应具备的基本能力 　　能力是人们完成某种活动所必备的个性心理特征，活动参与者的能力直接影响着活动的效率。办公室人员能力的高低，直接影响着办公室各项工作顺利开展的程度。科研院所办公室人员应具备以下六项基本能力。 　　1.1 口头表达能力 　　办公室人员虽然很少去做报告，但只要上班就会“不停地说话”。办公室是一个单位的窗口，每天接待单位内外各种人士要说话；接打电话要说话；上传下达要说话；汇报反馈情况要说话。说话机会如此之多，要求办公室人员必须要有较强的口头表达能力，讲究说话艺术。一要口齿清晰，语速适中，并注意说话的语气态度；二要有条不紊，所讲的内容要清楚明白；三要注意分寸，注重说话场合，有的话能说，有的话不能说。 　　1.2 文字综合能力 　　“写作”是办公室人员的基本功之一。办公室人员需要经常撰写各种文稿，如：领导讲话稿、新闻报道稿、日常公文、调研报告、工作总结等等，这就要求办公室人员不仅应具备一定的写作能力和技巧，还应熟知各类相关应用文体的写作，对公文的特定格式要求更应熟练掌握。此外，在如今信息量如此巨大的时代，还要有能力从大量的信息资料中总结提炼出需要的素材，凝练出领导需要的文稿。这是一项文字综合能力。 　　1.3 协调办事能力 　　“能办事”是对办公室人员的另一基本要求。办公室人员需要协调处理好各种关系，才能顺利办好各类事项，切实做好“三服务”工作。 　　1.3.1 与领导关系的协调 　　科研院所的领导多是双肩挑，既要做好行政管理，又要搞好专业领域的业务，繁忙的程度可想而知。办公室人员工作在领导身边，更多地是为其行政管理工作提供服务。要熟悉和了解领导的性格、习惯、工作方法；要体谅领导工作的辛苦；要自觉地站在领导的立场去思考和处理问题；还要按照领导的授权范围去办事，不能超越或违背领导的意图。 　　1.3.2 与其他职能部门之间的协调 　　科研院所的主要职能部门是科研处、开发处等部门，日常办公室人员应配合这些管理部门做好单位的各项工作，并及时向领导汇报各部门的意见和反馈情况，履行好办公室综合协调部门的职责。 　　1.3.3 与职工群众关系的协调 　　科研院所中大部分职工是具有较高知识水平的专家教授，如何与这种高层次的人群打交道，为他们做好服务工作，使之能将更多的精力投入到单位、国家的科研任务中去，需要办公室人员为之努力。科研院所中还有科研辅助人员、后勤保障人员，有的院所还肩负着培养研究生的教学任务，各种不同的人群，需要办公室人员具有较高的协调沟通能力，才能切实架好领导与群众之间的这座桥梁。 　　1.4 熟练使用现代信息技术的能力 　　现在的办公室，提倡“无纸化”办公，计算机、多功能一体机等现代办公设备的使用，互联网络、电子邮件等的应用，大大提高了办公效率。办公软件的灵活运用，如Word、Excel的应用，PPT的制作，PhotoShop的使用等，以及通过互联网快速搜寻所需信息的能力，这些都是现代办公室人员必须掌握的本领。只有熟练使用这些现代化武器，才能更好地开展日常工作。 　　1.5 团队合作能力 　　办公室的工作既有分工，也有合作。一个人只管把自己分工的工作做好，不参与、不帮助其他同志，是行不通的；一个人能力再强，也不可能面面俱到，也会需要其他人的支持。办公室好比一台大型机器，每一位办公室人员就如同机器上的一个零部件，要做好自己分工的工作，保证“部件”的正常运转；同时，各个部件要按照规定的程序协同运转，才能保证办公室这台机器的正常运行。团队合作能力是办公室人员必须具备的能力之一。 　　1.6 学习创新能力 　　美国硅谷曾有句口号―― 学习是工作的一部分。在如今的信息时代，办公室人员除了业余学习外，应把学习当作工作的有机组成部分。学习，不是一味地吸收，还要充分地思考。思维能力是创新能力的核心。思维创新，就是运用自己的思想材料，去发展和创造新事物的思想方式，发现或提出新观点、新思路和新办法[1]。学习创新能力是新时期对办公室人员新的能力要求。 　　2 科研院所办公室人员应重视自身能力的提高 　　科研院所的办公室不同