无忧会议管理第一期.pptxVIP

52431开会前的准备工作 当今会议面面观会议中的沟通与反馈技巧 会议效率不高的原因及解决方案 成功会议的五种策略 C107896主持人与参会者的守则与责任 主持人的会议管理技巧 如何对待会议中意外情况 会议记录 会后跟进 CHot Tip人类社会存在，会议就存在！会议的主要目的就是解决问题，如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 一、当今会议面面观一、会议的意义二、会议的目的三、会议成本的计算 会议的意义 会议是一个集思广益的渠道；会议显示组织或部门的存在；会议是重要的群体沟通方式；会议的目的 达成协议、解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 会议成本的计算 会议的时间成本；直接的会议成本；效率损失的费用；二、会议效率不高的原因及解决方案 一、会议效率不高的原因二、高效效益的八大特征三、会议规范与礼仪会议效率不高的原因 会议的三种致命伤：主持人的技能；会议的准备工作不充分；会后跟踪工作不够；高效会议的八大特征 三、开会前的准备工作 一、如何判断是否需要开会二、会议准备的作用和方法三、会议准备的内容四、主持人如何做会前准备如何判断是否需要开会 不需要开会的情况；一定要开会的情况；会议准备的作用和方法 会议准备的内容 序号内 容序号内 容1了解会议的目的2是否一定要开会3确定会议的形式4安排会议的议程5决定会议的时间6确定会议的主持人7决定会议的地点8研究会场如何布置9确定出席人数10安排出席者座位11是否准备会议名签12是否安排交通工具13是否安排参会者住宿14是否发出了会议通知15确定视听教材16确定辅助教材17准备会场周边位置图18是否要求参会者准备资料19确定自己人的相关资料20是否安排会后娱乐项目并做好事先通知主持人如何做会前准备 五、成功会议的五种策略 一、如何做开场白二、如何分配发言时间三、如何掌握议事进度四、如何达成会议决策五、如何圆满结束会议如何做开场白 如何达成会议决议 五、会议中的沟通与反馈技巧 一、会议中的沟通技巧沟通漏斗 沟通金三角 有效沟通原则 造成沟通困难的因素 如何建立信任 2种效果较好的建设性反馈 六、主持人的会议管理技巧 一、倾听的技巧二、实际的说话技巧三、情景模拟 倾听的技巧 倾听的礼节 倾听首先是一种管理技巧，这种技巧能够通过/Docs/Books/index.html学习和锻炼得到提高。其次倾听是一种忘我的方式，让自我与他人在同一种话语背景中融合。 倾听的具体方法 倾听的误区 八、主持人与参会者的守则与责任 一、主持人的守则与责任二、参会者的守则与责任三、主持人和参会者怎样达成协议 主持人的守则与责任 具体的守则与责任 主持人作为矛盾调停者的失败表现 参会者的守则与责任 参会者10大守则 参会者的责任 时间参会者的责任开会前根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点做好在会议中尽量表达的心理准备开会中倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后会议达成了什么结果还有哪些事情未完成分配给自己的任务如何完成主持人和参会者怎样达成协议 九、会议记录 一、记录者功能和胜任条件二、对会议记录的10大建议三、团队会议的误区 会议礼仪不迟到、不早退，有事尽早请假，及时了解会议内容并落实工作；领导讲话时保持安静，认真做好记录，有问题待语毕提出；进门要敲门请示，声音以室内人听见为适度，关门声音要轻；会议期间有领导光临，要起立迎接，面带笑容，主动问候；会议期间手机调整成震动或静音模式，不能中途打接电话，有急事发短信解决。 记录者功能和胜任条件 谁能胜任会议记录者 对会议记录的10大建议 重要的会议应该进行录音，从而使整理会议记录时有依据。除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。因花费时间记下的详细发言内容，可能毫无用武之地。大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由参会者轮流担任。会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。会议记录者的责任更全面：要及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚。适时做总结，协助讨论进行。向参会者确认各议案的排序是否无误。会议记录内容全面而准确：讨论过程中所达成的各种共识。有哪些证据支持议案的通过，及反对意见如何。分派工作的详细情形及完成日期。会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。会议记录应有组织地整理：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单列在会议记录起头处。使用列点或简短的一段文字，说出会议达成了什么一致。工作分派情形及完成日期记录无误。通过此决议的评估标准（如有必要）。会议记录者应与主席共同修正会议记