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WORD中邮件合并功能深入探讨 　　摘要： 以着为代课老师减轻工作负担，提高工作效率，改进工作方法为出发点，并以制作并填写班级所有学生期末成绩单为例，详细介绍WORD软件中“邮件合并”这项高级技术的基本功能和特殊功能的具体应用。 　　关键词： 邮件合并；主文档；数据源；域 　　中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2011）0920170－01 　　 　　一些表格、信件或信封都有一定的特征，那就是在表格、信件或信封中主要内容基本相同，只有某些数据有所不同，对这类问题的处理，其实WORD文字处理软件就为我们提供了一项极好的功能――“邮件合并”功能。 　　1 什么是邮件合并 　　在日常办公事务中，许多邮件除了对收信人的公司、地址、姓名及称谓等不同外，其他内容基本上相同。Word能够自动地按给出的一批收信人的信息，生成一批相应的邮件，这便是邮件合并的功能。 　　2 邮件合并的操作步骤 　　邮件合并的操作步骤完成邮件合并需要步骤如下： 　　1）准备数据源。我们这里准备的是数据源是Excel工作表、Access文件、MS SQL Server数据库等等。也就是说只要能够被SQL语句操作控制的数据我们这里够可以可作为数据源。因为邮件合并说白了就是一个数据查询和显示的工作。这里，我以Excel为例。2）准备模板。模板文件就是即将输出的界面模板，这里我以Word文档为例。3）邮件合并。打开模板文件template.doc，从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”“显示邮件合并工具栏”，完毕之后工具栏上会多出一栏，就是邮件合并工具栏，如图，红色矩形框中的就是邮件合并工具栏。4）完成合并。到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档”（适用于只有几十上百条记录）来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机”（适用于成百上千条记录），并不生成Doc文档，而是直接打印出来。 　　3 邮件合并应用举例说明步骤 　　3.1 邮件合并基本功能应用 　　作为代课老师，每学期期末考试后都要填写学生的成绩单，放假后要邮寄给家长。时间一般只有3-5天，学号、姓名、成绩都不能出错，所以令很多代课老师伤脑筋，我们为何不利用邮件合并功能来解决问题呢。下面就以我院代课老师填写学生期末成绩单为例，介绍邮件合并功能的操作步骤。 　　1）建立数据源。如今在学校中使用计算机工作的教师非常之多，教师们大多已习惯将学生的各科成绩输入电脑中，然后进行汇总。高校中的网上教务平台应用也非常普及，学生的期末成绩由各科教师自行录入到校园网上教务系统，因此数据源文件都是现成的，班主任或辅导员无需自己录入成绩数据了，只要将数据源文件复制到自己的电脑中，数据源便创建完成。如果你的不具备上述条件，那就只能自行录入数据了。现以建立我院班级学生期末成绩数据源为例介绍具体操作方法：① 找到校园网网上教务系统平台入口，输入用户名和密码进行访问，② 在教务系统中查询指定班级的单科成绩，比如07级会计1班的《财务会计》的成绩，依次查询到各科学生成绩，然后将数据导出并汇总在EXCEL工作表中，保存文件名为“07级会计1班期末成绩.XLS”。这样我们的数据源文件就准备好。 　　2）如何创建主文档。使用WORD2003来创建“08级计算机应用2班期末成绩单.DOC”主文档 　　3）将数据源合并到主文档。① 首先开启WORD软件，找到“08级计算机应用2班期末成绩单.DOC”主文档，然后单击（工具）菜单栏中的（信函与邮件）选项，打开（邮件合并）的窗口，然后在WORD窗口右侧任务窗格中选择文档类型中选择（信函）。② 接着单击（下一步），在选择开始文档中的（想要如何设置函数），选择（使用当前文档）。③ 然后单击（下一步），在选取收件人中选择收件人为（现有列表），再单击（浏览）打开我们创建的数据源文件“08级计算机应用2班期末成绩.XLS”。④ 接着单击（下一步）到撰写信函中单击（其他项目），在相应的位置分别插入合并域。⑤ 最好单击（下一步）预览信函，此时看到的是第一位学生的成绩，通过翻页还可以查看到班级中其他学生的成绩单。 　　4）完成合并。单击（下一步）完成合并。选择将合并结果保存到WORD文档中，合并完成后班上每位学生的成绩单中的各项成绩及相关内容全部自动填写完成，利用邮件合并的基本功能，班主任或辅导员可以轻松地完成填写成绩的工作。 　　5）如何填写评语。对于评语，是不会现成的数据源的，只能由班主任自行填写，这里也提供一种快捷的方法，在合并后的WORD文档中执行“插入/自动图文集/自动图文集”命令，会自动弹出对话框。我们可以在文本框中输入常用的评语类词汇等，如“学习认真，积极向