泛在环境下电子档案管理模式研究.docVIP

泛在环境下电子档案管理模式研究 　　 【摘要】 企业信息化的迅速发展使档案资源逐渐呈现出“泛在”特点。本文结合工作实际，从文件生命周期理论入手，阐述了“泛在知识环境”下档案的管理现状，重点研究了企业电子档案管理的难点和重点，并就如何加强信息资源管理环境下文件材料的有效控制提出了可行性建议和措施。 　　 【关键词】 泛在知识环境 信息资源管理 电子档案管理 　　 随着网络技术的深入应用以及信息技术的飞速发展，电子档案正在以前所未有的态势融入到企业生产生活的各个方面，对企业档案管理带来了深远影响。新技术、新理念的不断涌现，将企业信息环境的发展指向了“泛在知识环境”，这是“一种普遍的、无所不在的、全面的数字环境，能够整合相关的人与信息，形成交互的、功能完备的知识社区”。身处“泛在知识环境”之中，档案管理人员应以数字化技术为基础，在系统、规范的管理框架下，加强各种载体形态的电子档案管理。 　　 一、企业电子档案管理的现状 　　 1、被纳入企业知识管理范畴 　　 在经济发展的当今阶段，自然资源的优势已不再成为经济增长的关键，知识资源因能促使有限的资源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸显，企业由信息管理向知识管理进行突破。知识管理就是帮助员工对拥有的知识进行反思，调整和发展企业内部结构，提高员工进行知识交流的技巧，增加获得知识的来源，最终促进知识交流并产生最大的效益。电子文件作为企业重要的信息数据，是企业进行知识管理的重要内容。如何组织开发利用好这种特殊的资源，成为企业发展的现实需要。 　　 2、电子数据管理不够规范 　　 档案、资料和数据是企业知识管理的重要组成部分，体量、载体、介质的多样化为档案收集带来了新的课题。国家《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011―2015）》和《关于组织开展电子政务内网“业务信息和电子文件交换系统”试点示范工作的通知》，对我市电子文件管理的原则、内容和任务要求进行了进一步明确和部署。但是电子档案的科学化、规范化、安全化仍然较低，成为传统档案管理中的难点对象，重视纸质档案实体、忽视电子档案管理的现象较为普遍，企业信息系统中的重要信息和数据，缺少可借鉴的档案管理规范和标准，元数据不够统一，管控效率较低。 　　 二、当前企业信息化环境下电子档案工作现状分析 　　 由于电子文件对计算机设备的依赖性、内容与结构和存储载体的可分离性、电子文件自身的不稳定性以及认识不足，使目前信息化环境下的电子文件归档收集工作尚显薄弱。 　　 1、信息壁垒加大电子档案收集难度 　　 随着信息技术的高速发展，企业步入信息资源管理时代，各业务领域普遍开发应用了信息系统。由于各系统的开发环境不同，各专业之间、部门之间存在着信息壁垒，加之档案人员与业务人员沟通渠道有限，档案人员很难及时进行收集和归档指导，使企业电子信息很难实现有效聚合和共享，文件、数据的利用率较低。 　　 2、管理粗放加大电子档案规范管理难度 　　 目前，企业各级人员普遍未充分认识电子文件的意义、功用和重要性，未对电子文件进行收集、整理、鉴定和归档;有的未采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法修改和损害;有的电子文件处于自生自灭状态;有的只用计算机起草和打印文件，打印出纸质文件后，作为草稿性的电子文件很多未被保存，或因存储载体用于存储其他信息而被删除;有的对电子文件不分价值进行全部保存;有的仅保存在硬盘里，电子文件数量庞大，增加了管理和使用的时间和精力，需要对电子文件进行收集、管理和归档等相关控制。 　　 3、电子设备的更迭对档案征集提出考验 　　 科技的进步使计算机系统加快升级更新，老版本的电子文件无法在新的软硬件环境中直接使用，不仅增加了电子文件有效利用的难度，也给电子档案的收集管理带来了极大的考验。 　　 三、电子档案收集模式构建策略 　　 “泛在知识环境”下的电子档案管理模式，应按照全程管理、规范管理和安全保密、便于利用为建设原则，采取电子文件前端控制、全程管理等方法，加强通用业务电子文件和专业工作电子文件的管控，厘清现行文件和非现行文件之间的管理要求，形成文件生成、办理、交换、归档、保存等各个环节的规范管理，构建高标准、高质量、高效率的电子文件管理体系和工作机制。 　　 1、建立健全管理体系，提供坚强的组织保障 　　 企业应高度重视电子文件管理工作，明确各职能部门的管理职责和归档任务。办公室负责电子文件的归档管理，科技信息管理部门负责系统运行维护，各个业务部门负责具体实施。根据各业务信息系统电子文件的运行流向和档案管理需求，建立以文件形成部门为核心的业务系统、以档案管理部门为重点的电子文件管理系统的电子档案保管利用系统，形成电子文件管理层、维护层和业务层共同协作的工作格局。 　　 2、