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人事档案管理之浅见 　　【摘要】根据人事档案的定义、特点及作用，以及当前人事档案管理中存在的问题，规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是我们企、事业单位的人事档案管理的重点工作。 　　【关键词】人事档案概念特点作用存在问题改进措施 　　2011年应上级公司的要求我对本单位的所有干部的档案进行了一次全面的整理工作，在这次整理过程中，我不仅对现代劳动用工管理中的人事档案管理工作有了一定的认识、看法，同时针对我们在人事档案管理方面存在的一些问题也有了自己的改进建议。 　　一、人事档案的概念和特点： 　　我国对人事档案的定义是组织、人事部门或人力资源管理部门在人力资源管理活动中形成的，记录和反映人员社会经历和德才能绩的方面数据和信息的，以个人为单位集中起来的，具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。它具有集合性、认可性、专门性、真实性、机密性、现实性、动态性、权威性等属性。 　　我国人事档案的特点具体如下： 　　1、全面性：人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。 　　2、现实性：由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。 　　3、真实性：这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。 　　4、动态性：人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。 　　5、流动性：人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果 “有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。 　　6、机密性：人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。 　　二、人事档案管理的作用 　　由以上对人事档案的概念及特点的阐述，我们可以看出人事档案的管理在现代人力资源管理中具有不可或缺的作用。无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。而现代人力资源管理下人事档案作用应定位在信息记录功能和信用凭证功能。人事档案在人的一生中起着凭证、依据和参考的作用，它与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。 　　三、目前我们在档案管理工作上存在的问题 　　随着市场经济的建立和社会的发展，原有的企事业单位人事档案管理办法已经不能满足社会的发展和新型劳动力市场的需求。目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。 通过近半年干部人事档案的整理工作，总结我们在人事档案管理的现状及存在的问题表现如下： 　　1、人事档案内容失真。真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给档案的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如“建平、建红”等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实是求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而于自己关系不大的，则随意性较大。 　　2、人事档案材料不全。一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对档案的认识不够，他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案的人员并非专职