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企业档案信息化探究 　　摘要：本文主要围绕企业档案信息化进行研究，通过展示企业档案信息化资源建设的成果形式，明确企业档案信息化建设的原则，进而确定了企业档案信息化资源建设的主要措施，最终引出对档案信息化建设的几点思考。 　　关键词：档案；信息化；资源建设 　　当前，信息化已经成为社会发展的必然选择，是继工业化之后生产力发展的一个全新阶段，它对经济社会的发展及至整个人类文明产生着巨大影响，在档案工作中，“信息化”的作用也越来越凸显，特别是在信息化最活跃的企业，“档案信息化”更成为摆在企业档案部门面前的一个重要课题。 　　一、研究背景 　　企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化调研现状分析表明，企业信息化的加速发展，必然要求企业档案信息化。近年来，广东省企业信息化和电子商务发展较快，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划信息化，将信息技术应用到了研制和生成的全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。 　　从长远来看，信息时代下的档案工作如果不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。 　　二、企业档案信息化资源建设的成果形式 　　根据目前企业档案信息资源的主要内容，企业档案信息化资源建设首先应形成以下成果形式： 　　（一）馆（室）藏档案目录（包括文件级和案卷级）数据库； 　　（二）数字化档案数据库； 　　（三）照片档案数据库； 　　（四）多媒体档案数据库； 　　（五）本企业的发明、专利档案数据库； 　　（六）本企业的资产、资质证照数据库； 　　（七）根据企业生产、经营、管理需要构建的专题知识库。 　　上述数据库、知识库，都属于对象数据库，是针对企业档案资源来建立的，是企业档案部门的主要管理对象，也是企业档案部门提供服务的资本和财富，因而是企业档案信息化资源建设的核心内容。 　　三、企业档案信息化建设的原则 　　企业档案信息化建设应坚持以下原则： 　　（一）整体规划，同步建设 　　企业要将信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。 　　（二）善用技术，注重管理 　　企业档案信息化必须坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。 　　（三）资源为本，服务为上 　　档案资源建设是企业档案信息化建设的基础和核心，应该以“集成管理”为理念，以电子文件归档管理为首要任务和重点，以数字档案馆系统信息化建设为基础，以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设，必须坚持服务为上的原则，开拓服务领域，创新服务机制，提高服务本领。 　　四、企业档案信息化资源建设的主要措施 　　企业档案的来源和存在形式不同，在进行企业档案信息化资源建设时，也应采取不同的措施和方法： 　　（一）电子文件的归档与管理 　　1.明确电子文件管理系统的功能要求。电子文件的真实性、完整性、可靠性等属性最终还是要依靠电子文件管理软件来实现。电子文件管理软件的设计应遵循顶层设计的理念，应具备比较完善的功能要求规范。 　　2.实行电子文件与纸质文件并存管理。电子文件作为一个新生事物，代表了一种方向和趋势，但是由于技术问题及电子文件本身的特性，目前电子文件的法律凭证性还未得到认可、安全及长期保存问题还没有得到根本性解决，在今后相当一个时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。 　　（二）数字档案馆系统信息化建设 　　数字档案馆系统项目，是应国家档案管理工作要求和适应公司十二五信息规划的形势下提出的。“十二五”时期，既是企业发展的战略机遇期，更是企业档案事业发展的黄金发展期。 　　数字档案馆系统信息化建设的总体目标定位为“一个平台、两个窗口、三个体系、四个中心”。 　　一个平台：一个档案管理信息化平台。 　　两个窗口：企业档案展示窗口、企业全员服务窗口。 　　三个核心体系：档案资源体系、档案利用体系、档案安全保管体系。 　　四个中心：档案资源管控中心、档案信息利用中心、档案安全保管中心、档案业务协作中心。 　　（三）网络信息资源的采集 　　?W上信息都是已经数字化的信息，而且包含着丰富的