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信息时代文件管理的保密工作 　　【摘 要】信息时代的显著特征是信息资源的极大丰富，计算机的广泛应用和互联网技术的出现，使得信息的收集和传递更加便捷。如何在确保安全保密的前提下最大限度发挥文件作为信息属性的固有价值，是当前文件管理人员需要认真研究的课题。本文从加强文件管理人员的业务能力培训、树立全员安全保密意识、健全保密制度，增加硬件建设投入等方面，探讨在新形势下做好文件保密工作的具体策略，希望能给同行提供一些参考和借鉴。 　　【关键词】信息时代；文件；保密 　　随着计算机的广泛应用和互联网技术的迅速发展，信息的传播更加方便、快捷。每天都会有大量的信息涌现。信息时代，对文件管理的保密工作提出了新的挑战。笔者结合多年的文件管理工作实践，提出从以下几个方面入手，做好文件管理的保密工作。 　　1 加强文件管理人员业务培训，适应信息时代文件管理工作的新要求 　　信息时代一个显著的特征是借助计算机技术和互联网联结，打开了传统模式中的地域和时空限制，文件管理人员可以随时随地收集、整理文件资料，用户也可以随时随地通过互联网查阅相关文件资料。这些必然对文件管理人员提出了更高的要求。文件管理人员一方面要转变观念，从传统的纸质媒介的管理向着在传功模式的基础上兼具电子文件的管理的双套模式转变。纸质文件需要实现数字化、信息化。计算机技能培训对文件管理人员成为当务之急。首先是要掌握文件扫描、图像处理、文字编辑等基本技能，以及电子邮件的收发与整理；其次是结合档案专业知识，对文件进行编目，以利于查阅检索；第三，学会在计算机上调阅文件，以便提供更加方便快捷的服务。由于文件涉及到单位和国家的机密，在纸质文件和电子信息处理和利用的过程中，文件泄密是所有工作人员始终必须高度警惕的事情。纸质文件的签收、发放、回收等可以通过文件管理人员严格按照相关制度进行操作。电子文件的保密很大程度上需要技术防范。对电子文件也必须根据密级设定查阅人员的权限和保密期限。因此，电子文件加密技术以及权限设定也是文件管理的一项基本技能。所有这些技能都需要经过系统培训，反复模拟操作。 　　文件管理的信息化是时代发展的必然趋势，工作人员的电子信息管理技能直接决定了单位信息化的程度。为了更好地帮助档案管理人员熟悉文件信息化的特点、适应信息化的工作环境，本单位要定期组织人员去信息化程度较高的外单位参观，直观地体验信息化管理工作的魅力，吸取宝贵的管理经验。文件管理在社会快速发展的大环境中，也必须加快发展的步伐，每一位文件管理者都需要加强自身管理知识的进修，提高自身的业务管理能力和综合素质，满足信息化时代的要求。 　　2 普及保密知识，树立全员保密意识 　　文件可以分为内部文件和外来文件。内部文件又可分为工作文件和管理文件。外来文件一般是上级主管部门签发的文件和其他单位交流文件。所有的文件都是对单位发展有着重要价值的资料，?挝坏脑惫ざ家?高度重视文件的保密工作，珍惜单位发展的成果，尤其是涉及到本单位的机密，如管理文件、科研专利、人事编制等，都不得随意对外透露。文件管理人员是所有档案的直接接触者，在保密方面肩负着神圣的使命。首先要加强自身道德品质的修炼，培养自己的良好的职业操守，做到工作之外的时间和场所对文件内容守口如瓶。每天上班首先要检查办公室门锁、窗有无异常，文件柜内是否整齐有序。下班前需要对当天调阅的文件进行认真核对和整理，确保文件完好无损。另外，文件管理人员需要提高网络安全意识，对电脑加强对电子档案调阅的监督和管理，电脑连接上互联网后，信息交流更加方便，但同时也会有大量的病毒侵入，每天需要对电脑进行杀毒，防止木马程序“盗窃”账号密码和资料。网络用户身份验证的方式需定期更新，杜绝用户密码被盗用的现象发生。文件加密密码也要定期修改，从技术上防范黑客攻击。 　　文件是用来指导工作的，利用率非常高。基本上每个人都会使用到与自己工作内容相关的文件。因此，保密工作并不只是某几个文件管理人员的职责。文件管理人员不仅是单位档案保密工作的具体执行者，还承担着整个单位保密工作的协调和统领工作。文件保密，人人有责。树立全员保密意识是确保文件安全的关键。管理人员需要建立与文件保密有关的规章制度，编发国家保密法的有关条款，并组织全员学习。单位定期举行保密知识竞赛、辩论等等活动，普及保密法规。贯彻“档案保密，人人有责”的理念，动员单位所有的人都参与到保密工作中来，成为保密工作的践行者。以学校为例，文件管理人员结合保密法规和单位的具体现状，制定出具有本单位特色的保密制度，报请学校领导审批并执行。保密制度不仅要有具体的办法和措施，还要有明确的奖励和惩罚条款。学校领导要带头遵守和执行保密制度，加强对关系到学校发展大计的核心文件的保管，并将最重要的文件及时交给档案部门存档管理。各二级单位设专人负责文件的收发、整理和