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二级学院办公室主任工作的思考 　　摘要：我校是全国示范高职院校，学校由于发展需要，整合原有系部成立二级学院，将责、权、利的重心进一步下移。作为二级学院的核心部门―学院办公室，将担负更多的工作任务。作为学院办公室的主导者办公室主任，所面临的工作环境更加错综复杂。如何行之有效的开展工作？首先应明确自身的定位，不断加强自身学习，做好工作计划，改进工作方法，提高工作效率。 　　关键词：二级学院 办公室主任 工作方法 　　学院办公室是一个综合管理、服务部门。对内联系学校各部门、兄弟学院、教师、学生，对外联系学生家长、行业企业、社会职能部门，是二级学院开展各项工作的枢纽，也是二级学院全面快速发展的重要保障。而办公室主任作为办公室工作的主导者，是办公室工作的核心人物，对办公室工作的优劣起到了关键作用。如何开展办公室工作，充分发挥办公室的作用，将从以下几个方面做起。 　　一、办公室主任必须明确自己定位 　　办公室主任的职责大致包括协调、管理、参谋、服务等方面的职责。 　　（一）办公室主任要注意协调好各方的关系 　　作为办公室主任，在工作时经常会接到校内各职能部门工作任务。办公室主任接到工作任务时要先熟知，并及时与分管领导进行沟通，不能超越权限自行处理或按照以往经验直接处理。 　　作为办公室主任，如有教师或学生反映学院或自身的问题困难，要耐心倾听，充分了解反映者的真实情况，并根据事情的轻重缓急及时正确处理，如需请示或汇报应及时向上反映。同样的事情有时会因为学校政策的变化，人员的变化等出现不同的处理结果。如果缺乏沟通，很有可能会做无用功或起到反作用。 　　作为办公室主任，工作中难免面对学生家长、社会外界的人员，要时刻谨记办公室代表着学院的形象。在处理问题时坦然应对、不卑不亢，遇到重大事情或不能解决的问题，及时向上级领导请示汇报。 　　办公室主任应明确自身的定位，保持清醒的头脑。注意协调各方的关系，力争组织的信任、群众的理解与支持。 　　（二）办公室主任的主要工作是管理协调 　　学院办公室工作细致繁杂，接电话、传送文件、出通知写材料、迎来送往，临时性、突发性、应急性的工作任务很多。作为办公室主任，面对繁杂的事务，有时需要同时处理几件事情，如果每件事情都亲力亲为，想把每件事情都做好，往往会出现“大事没做成，小事没做好”。19世纪末20世纪初意大利经济学家帕累托提出“二八原则”：任何一组事物中，最重要的只占其中约20%，其余的80%虽然是多数，但是却是次要的。这说明在分析问题和思考工作的过程中要把握重点工作。接到任务一定要先思考：哪些工作是重点工作？那些工作是紧急工作？那些工作要自己去做？那些工作可以安排他人完成？ 　　要善于发挥办公室其他成员的作用和特长，把工作分解给其他人共同去完成。当然，布置任务要落实到具体的个人，明确工作的目标和方向、预期达到的效果。当工作任务完成的时候，要检验任务完成的质量。做好了每件事情的分工和协调，工作效率会大大提高。 　　（三）办公室主任要发挥决策参谋、服务保障作用 　　办公室主任要时刻注意维护领导的威信，支持领导的工作。对于学院的具体工作，如果需要领导来决策，在领导没决策之前，办公室主任要主动围绕决策提供有价值的意见和建议，协助并请示领导决策，做好领导的参谋。领导一旦决策了，在具体操作过程中，办公室主任在自己的职责范围内，要积极开动脑筋，创造性地开展工作，尽可能把工作按领导决策的要求做到实处，不需要每走一步都要向领导反复请示。当然，如果是重要工作，领导本人亲自指挥落实，办公室主任则要提供服务与保障。 　　二、办公室主任要不断加强自身学习 　　作为办公室主任，必须认真学习党和国家的高职教育方针政策。了解高职教育发展的状况、目标和阶段性任务，不断学习高职教育理论，掌握高职教育的基本规律，总结办公室工作的规律特点，增强办公室工作的预见性和主动性，努力提高业务能力。 　　作为办公室主任，必须熟悉学院的发展目标和工作计划，了解学院已有专业的情况特点，掌握各个专业的基本常识：人才培养方案、课程设置、师资队伍状况、实验实训条件等。对学院教师的专业特长和做事习惯、学院学生的思想发展轨迹和身心成长规律有一定的了解，有针对性的、创造性地开展工作。 　　作为办公室主任，必须具备一定的业务能力，如文字写作能力，会议、活动组织策划能力等，并不断加以提高。学习学校、学院的各项规定政策，掌握学院各阶段的工作规律，及时准确地完成学院工作计划、报告、总结所需的资料、数据等。 　　作为办公室主任，要学习掌握学校、学院的财务管理报销制度，及时向学校审批、报销、结算学院日常工作产生的费用并做好收支记录留档备查，当好学院财务工作的“大管家”。 　　作为办公室主任，还要较为系统地学习管理科学知识，掌握目标管理、计划与控