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人事档案管理中存在的问题与解决方案 　　摘要：人事档案工作作为国家政治经济工作的一部分，也必须不断创新，与时俱进。创新人事档案管理工作，找出目前人事档案管理工作中不适应社会发展的问题，通过进一步完善法律、法规，发挥人的主观能动性，在实践工作中大胆探索，不断改进人事档案管理工作，使之在我国经济建设中发挥应有的作用。 　　关键词：人事档案 法律法规 人 机制 方法 　　 　　人事档案管理工作是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发利用的重要依据，对个人成长起着重要作用。认识人事档案管理的作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于人力资源开发利用，促进经济社会的健康发展具有重要的积极意义。 　　 　　一、查找问题 　　随着人事档案神秘性被打破，一些问题逐渐暴露出来。人事档案归档范围不适应新要求，归档材料重结论轻事实仍然严重，人事电子档案严重滞后，档案管理工作重管轻用，档案管理工作人员缺少工作激情，人事档案安全管理形势堪忧等等。这些问题的存在，严重制约了人事档案管理工作的健康发展。 　　1.归档问题 　　（1）法律、法规规定的归档范围太过狭窄。一是现行的“归档规定”中的“具体要求”缺失较多，如非上级党政机关、非人民团体、非干部所在单位（比如国际组织、个体国民、外单位）予以表彰的先进事迹并未指明是否归档。二是收集归档的材料不全面，不准确，不能全面反映个人的经历和德才，如：“义务献血纪录、慈善行为纪录、自愿者行动纪录、助人为乐行为纪录、扶贫济困纪录、NGO贡献纪录以及反映个人业务能力、技术专长、业余爱好等的材料，这些大部分均构不成本单位认可”的先进事迹，是否列入归档范围尚无明确规定。三是个人音像、图片材料也未指明是否归档。 　　（2）归档材料重结论、轻事实倾向严重。由于个人档案材料是由本单位档案管理人员收集制作，且大部分事件、事迹、表现等材料均由本单位领导下结论，因此个人档案的客观性、公正性不可避免地会大打折扣。比如：职业微创新在发达国家非常受重视，往往作为相关人员晋升、加薪的重要依据（丰田公司、微软公司便是如此），而我们国家只对获得国家发明专利或被有关部门评奖的创新发明、科研成果鉴定材料进行归档，而生产实践中的微创新却多被领导疏虞。领导没有给出结论的自然也不可能归入个人档案。另外一种情况，由于我们国家的体制原因，很多非职业创造发明同样得不到单位认可，对于这类材料显然也不可能被真实记入档案。即使有些事实清楚的事迹，被重视的往往只是推荐、审批表，而事迹材料的收集整理却空洞乏味，套话连篇，无法全面公正地反映真实情况。 　　2.人事档案数字化程度不高 　　很多单位只是将个人基本情况、档案目录及本单位制作的材料输入计算机，对单位以外收集来的材料，如：文字材料复印件等，由于输入工作量较大，通常不被录入计算机；另一种情况，由于纸质档案容积有限，按《干部人事档案材料收集归档》规定，评定专业技术职务（职称）时干部本人写的论文、技术报告、技术设计图纸、毕业设计、答辩记录、入学通知书、创造发明说明书、科研成果文件材料、著作、译著和获奖论文等内容均不归入本人档案，因此，自然也不能归入个人电子档案。 　　21世纪一十年代是由互联网向计算机转化的时代，很多人事记录材料、各类鉴定材料都是以音像、图片（比如：重要现场报告、重要学术演讲、舍生救人、抢险救灾、处置群体性突发事件、现场采访、技能竞赛等）的形式存在的，这些音像、图片资料往往比文字资料更能生动、形象、准确地反映个人的实际情况，但由于这类材料是否归入个人档案，《干部人事档案材料收集归档规定》并未明确规定。因此，这类材料通常不能归入个人电子档案。 　　3.档案管理工作重管理，轻利用 　　 根据《中华人民共和国档案法》之规定：“地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”；《干部档案工作条例》第八条规定，干部档案管理部门有十项职责。很多档案管理人员将大量的时间和精力用于档案的接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等整理以及防火、防蛀、防霉变等等仓库保管工作，却没有认真思考如此辛苦地做这些枯燥乏味的工作是为了什么。就像人们常说的“抄抄写写、守好摊子而已，不丢不泄、查阅外调工具”，故而也就没有几个管理者对人事档案材料进行认真细致地分析研究，建立人事记录及人才技能库，也就无法充分掌握所管范围内的人才信息，不能为人事档案的开发利用提供专业支持。 　　4.提高人事档案管理员胜任力缺乏新动力 　　 据2003年统计，各级国家综合档案馆共有工作人员23086人，其中具有副高级以上职称的有1798人，占全部人员的8%；