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基于数字环境的民生档案共享探析 　　摘 要：随着改革开放的深入发展，民生档案的需求日益增加，如何实现档案资源的集约化管理、便利性使用，成为当今档案人必须面对的重大课题。本文以档案资源“共建共享”为出发点，从必要性、亟需解决的问题和构建模式方面，对“共建共享系统”进行了探讨。 　　关键字：民生档案；档案资源；数字化；信息共享 　　民生档案从字面上来理解就是指机关团体、社会组织和个人形成的与社会大众利益直接相关的一类专门档案，是对民生问题的原始记录和真实反映。从外延上看，民生档案是指教育、就业、分配、社会保障、医疗卫生、城建环保、公共管理等民生领域中形成的各类涉民档案。基于上述分析，我们将民生档案内涵描述为：社会组织与个人在民生建设的过程中所形成反映民生相关状况的档案，具体包括社会层面上的民生档案与个人层面上的民生档案，两类民生档案共同构成民生档案体系。 　　民生档案是承载过去、传递信息、服务大众的民生资源。在民生档案日益被重视、政府部门主动提供服务功能的今天，中国各个政府机关部门都在寻求实现资源整合最优化、服务效能最大化的突破，如何适合和最大程度地利用数字环境所带来的积极变化，进而来推动民生档案的进一步发展，成为摆在档案工作者面前的一个重大课题。 　　1 打破信息藩篱，满足民生需求 　　（一）民生档案查档需求日益迫切。随着改革开放持续深入和经济社会不断发展，民生工作已经越来越多渗透到社会生活的各个方面，对于推动经济社会发展、促进精神文明建设和民主建设起着越来越重要的作用。民生档案正是档案部门在回应党和政府贯彻落实科学发展、全面构建和谐社会的背景下应运而生的。尤其是近几年，国家各项惠民政策的出台，客观上推动民生档案的需求日益增加。因此，民生档案如何收集好、整理好、保管好、利用好，来为民生工作服务，成为摆在每一位档案工作者面前的真实难题。 　　（二）档案资源条块分割。各系统、各专业档案馆之间的条块分割和档案保密工作的限制，造成找到所需档案往往要经过很多手续，跑好多地方，经过了很多麻烦后，有的人甚至还找不到自己所需的东西，这样既费时又费力。因此，整合好档案信息资源就变得十分重要，只有有序的档案信息资源才能为人们所利用，整合并建立起公众档案信息应用系统，能有效地缓解这一实际问题。 　　（三）档案数字化建设发展迅速。为便于档案的查找利用，各级国家综合档案馆每年都在档案数字化建设方面，投入一定的经费，经过多年发展，各级国家综合档案馆数字化建设成果日益显著，甚至有的档案馆实现馆藏档案90%以上的数字化，为档案的在线共享利用提供了数据资源支撑。 　　（四）档案信息化建设发展。自 2002 年《全国档案信息化建设实施纲要》正式发布，我国的档案信息化建设进入了系统阶段，如今档案信息化建设已经取得了很大的成绩，档案信息基础设施正飞速发展，据不完全统计，全国各级各类档案馆、档案室计算机已发展到约 35000 台，网络服务器 2000 多台，截至 2006 年底，国家综合档案馆网站建立的比例已达 57.5%，高校档案网站的建立的比例更是达到了66.3%。由此可见我国档案网站体系已初见规模，档案系统的局域网网络体系建设已基本完成，档案系统的广域网网络体系上站点已达 2000 多个，这为档案信息资源的整合与共享提供了较好的基础。 　　2 以问题为导向，以“三个建设”为抓手，推动档案信息共享 　　（一）加强标准化建设。档案数字化建设标准包括《各级国家档案馆接收电子档案管理办法》、《档案数字化工作规范》、《档案信息交换与共享管理办法》、《数字档案馆建设规范》等，特别在“十五”和“十一五”期间制定了大量标准。总体来讲，档案数字化工作的相关标准的确不少，内容涉及纸质档案数字化的格式、机读目录的格式、档案管理系统的功能及数字档案馆的建设规范等。然而，档案数字化工作的相关标准大多为推荐标准，各档案部门既可以采用也可以不采用，尤其是级别低一些的档案部门，限于人员知识的有限，根本就不知道还有相关标准，实际工作中各行其是。档案数字化工作的相关标准数量很多，但都没有强制约束力，很多档案部门都另辟捷径，采用自已的标准和要求，如此一来，在大统一的情况下，小差异又很多，这些差异在全社会档案信息资源建设过程又成为不可逾越的障碍，使档案信息资源整合的难度大大上升，进而影响到档案信息资源的社会共享。 　　鉴于此，加强标准化建设，坚持规范性原则，统一规范，具体工作上应续编、修订现有的标准，完善档案信息化方面的标准体系，并抓好标准的实施。尤其是加强强制标准建设的力度，是现阶段档案信息资源建设与整合时期需要解决的首要任务之一。 　　（二）强化档案数据库建设。档案数字化工作虽然很早就有一些尝试，但前些年没有广泛开展，全面、深入的档案数字化工作是近几年才逐步实施。馆藏数量