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企业档案利用的效益分析 　　摘 要：众所周知，企业档案记录着企业经营发展、职工个人信息等，对企业经营发展具有重要作用。尤其是现代激烈的市场竞争中，企业想要实现长久发展，立于不败之地，其合理的企业决策是必不可少的。而企业决策需要依靠案较多信息资源，进而涉及到企业档案的应用，确保正确决策实现经济效益最大化。对此，笔者根据实践研究，就企业档案利用的效益进行简要分析。 　　关键词：企业档案；利用效益；研究分析 　　中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）18-0237-01 　　企业档案的利用是客观的分析企业经营状态、经济效益等，便于企业信息资源的研发和使用，确保档案利用的合理性。此外，企业档案的有效利用也能够节省较多管理成本，对工作质量与效率的提升具有重要作用，使得企业在竞争中提升综合实力，实现长存。 　　1 企业档案利用效益分析 　　1.1 企业档案利用 　　企业档案作为档案经营管理的重要组成部分，对企业经营发展具有重要作用。所以，还需要企业给予高度重视，科学合理利用档案，正视企业档案功能，挖掘企业档案价值，这对企业企业法管理档案的经济效益和社会效益提升具有重要作用[1]。同时，也能够帮助企业在激烈的竞争中实现长存。 　　企业档案利用是使用者借助计算机管理系统搜集所需档案。通过企业档案信息达到利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得到实现的过程。档案利用是多种要素的有效融合。 　　1.2 企业档案利用效益 　　第一，档案信息利用效益内涵。立足于经济学角度分析，效益是经济活动的最后标准，是投入和产生的比较。档案利用效益作为档案利用结果的要素之一，在一定程度上能够真实的展现企业对档案部门的投入与企业信息要求的满足度。企业档案部门投入越大，其产出也就越大，效益自然将得到提升。档案利用效益分为正效益、负效益。如果投入高出产出后，档案利用效益则是负数，也就是负效益。但一般情况下，人们所说的档案利用效益多为正效益。 　　第二，企业档案利用效益特点。首先，多功能性。多功能表示一个档案具有多种作用影响。企业通过产品档案能够不断的延伸产品属性为新产品的研发提供借鉴。此外，也能够融入到市场中展开技术转让与投入。企业档案记录着企业一切经营活动信息，是企业资源的重要部分[2]。不过，档案管理部门并不能够直接的创造价值，需要借助档案资料信息实现价值创造。因此，其效益有一定的间接性。多数企业档案归档主要为便于后续参考应用。所以，基于此点看档案利用效益具有延伸性。档案利用效益的长期性是档案的利用可以在较长时间中得到收益，效益作用和使用年限的转变延续方式共存。档案储存价值的长效性也是档案利用效益长期性的前提。 　　2 企业档案信息利用效益机理 　　2.1 档案利用效益因素 　　第一，企业档案利用投入。想要做好档案利用与作用的发挥，还需要企业档案在使用中有一定的投入。做好预算档案使用投入，这对企业档案效益的提升具有重要作用。企业档案利用投入也是档案生产和使用阶段的资金投入，例如：档案生成费用、管理费用等。笔者认为：企业档案利用管理费用投入包含人力、软硬件投入。企业档案利用系统要求确保科学合理，硬件和软件作为企业档案利用的重要支撑，是搭建企业档案利用的垫脚石。不过，其人员投入也是不可或缺的。第二，企业档案利用产出。针对企业档案产出，其直接产出为档案，随后是档案对企业效益的作用[3]。企业档案资源对经济效益与社会效益具有较大影响。企业档案资源为部门所用，部门的效益产生也涵盖着档案利用的产出，其效益为企业档案部门提供档案信息的使用而完成的。 　　2.2 档案利用特征 　　第一，成本投入少。企业档案能够重复使用，其使用无需任何费用投入。由其投入也仅是在打印、邮寄上的较少支出。档案的重复使用也不能对原档案造成损失，具有保值效果，其作用价值度在使用中得以展现。例如：水利工程中的设计方案、地质勘查数据记录等档案信息可以应用在铁路工程中。其使用无需较多人力、物力、财力投入，只要将档案信息打印即可。 　　第二，无局限性与共享性。企业档案利用可以划分为当前利用与历史利用阶段。当前利用企业档案应用较多，并被广泛应用在生产经营管理中。历史利用阶段主要应用在素材分析为企业管理提供参考[4]。其利用时间没有限制，使用次数也没有限制。其共享性特点主要为信息资源实现了连接，应用范围更广、让企业档案资源实现了共享。 　　2.3 档案利用效益体现 　　第一，社会效益体现。社会效益主要为管理、文化、军事、生产等创造出的劳动成果为社会所共享，促进社会进步、推动社会经济发展。档案利用的社会效益也体现在社会效益出发衡量档案使用工作效率和收益。第二，经济效益主要是劳动消耗和成果的比较。企业档案能够推动企业经济效益的提升，