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企业文书档案的收集整理工作要点分析 　　摘 要：文书档案是企业人事、运营等一系列活动的产物，对企业的实际工作有一定影响，也关乎企业的未来发展。基于此，笔者以当前企业文书档案收集整理工作的不足作为切入点，简述收集整理意识、方式方面的问题，再以此为基础，重点论述相关工作的要点和具体措施，并给出各要点和措施的具体内容，以期明晰实际问题、完善理论内容，为后续工作提供参考。 　　关键词：文书档案；收集整理意识；工作流程；企业 　　一、前言 　　当前信息时代下，各类数据信息被认为是推动企业发展的核心力量之一，这要求企业重视信息收集和分析工作，内部文书档案的收集管理也应在现有基础上引起更高程度的重视。总体来看，由于我国引入市场经济体制的时间尚短，各地企业的竞争意识略有不足，因此文书档案相关工作没有得到足够关注，管理手段、框架的问题则进一步恶化了实际情况，分析目前相关工作的不足、要点、措施有一定的实际意义。 　　二、当前企业文书档案收集整理工作的不足 　　（一）对文书档案进行收集整理的意识不足 　　自20世纪中后期以来，我国各地经济发展速度明显加快，企业数目持续增加，尤其是中小企业，这些企业提升了地区经济、整体经济的活力，但在管理方式方面存在一些不足。就文书档案收集整理而言，相当一部分中小企业对该工作不够重视，没有对文书档案的价值形成清醒的认识。针对河北地区的调查表明，超过54.7%的小企业没有完备的文书档案管理系统、超过22.3%的中型企业没有进行专门的文书档案管理，这对于中小企业的发展存在不利影响。 　　（二）对文书档案进行收集整理的方式不当 　　文书档案的收集整理，并不是文件的简单累积，应在科学的方式方法下具体进行，目前来看，相当一部分企业并未对文书档案进行科学管理，使实际工作流于形式，难以发挥作用。在此次调查中，调查人员发现约有41.1%的中小企业进行文书档案收集整理时不重视分类保存，导致调用、查看困难；有19.8%的中小企业存在文书档案破损、丢失问题，使实际工作的效果大打折扣。 　　（三）文书档案收集整理缺乏标准化框架 　　标准化框架对于实际工作有明显的指导价值，就文书档案收集整理工作而言，由于各类文书档案数目大、类别多，并且是持续产生的，不可能通过一次工作一劳永逸的解决，应以标准框架确定收集方式、整理方法、归类标准等，在实际工作中，有超过25.9%的企业文书档案管理缺乏标准框架，各类文件的处置带有明显的随意性，导致丢失、破损等问题。 　　三、企业文书档案收集整理工作的要点 　　（一）文书档案收集整理的完整度 　　文书档案往往涉及企业多项工作，包括人事工作、经营工作、生产工作、销售工作等，这意味着其类别多样、数目也可能较多，因此在进行收集整理时，为确保其能充分发挥价值、保证信息全面性，应注意文件收集整理的完整度。如某企业进行销售相关文件的收集，时间跨度应涵盖至少5年，各部门、门店、分公司的销售状况也应得到充分考虑，脱销、业务中断、固定客户等影响销售水平的情况也应加以注意，确保文书档案收集整理的完整度，使其发挥更大作用。 　　（二）文书档案收集整理的规范性 　　规范性的工作有利于提升效率，也便于进行追责、工作交接、管理。就文书档案收集整理而言，作为信息资源，文书档案的产生往往带有明显的规律性，如大部分企业会在每个月、每个季度进行一次总结，带有较高价值的文书档案也会在这一时间节点上形成。企业可以作出规定，要求每个月月底生成一次月度报告，涵盖本月的销售、人事、业务拓展等内容，并细化各个条目，要求给出对应内容，使整体工作规范化，能持续有效的进行。 　　（三）文书档案的分类与保存 　　对文书档案进行分类非常重要，可以使文件的查看、调取、管理更加有序，如人事档案和仓储档案，如果随意堆放，在查看时必然存在困扰，分类存储则能保证调取的方便性。文书档案的保存则直接体现了管理水平，应确保各类文件完整无缺，为后续工作提供支持。如纸质文件的保存要避免高湿度环境，还应注意虫、鼠破坏等。 　　四、完善企业文书档案收集整理工作的措施 　　（一）落实具体工作 　　为求改变企业不重视文书档案收集整理工作的情况，要求要扭转意识，而扭转意识的主要措施之一是将工作责任具体落实，实现“专事专管”，这一举措既有利于提升工作成效，也有利于?M行问题追责。具体而言，企业应选择具有文件管理经验或者文件管理相关专业的人员负责该项工作，并在具体工作开展前明确人员的权力和责任，确保档案管理与文书处理的水平，人事部门和管理部门则应抽调人员负责文书档案收集整理工作，在负责人的领导下成立办公室，建立层次化的工作体系，按规章制度进行归档整理，并将实际工作与考评体系挂钩，进一步强化人员对工作的清醒认识。 　　以层次化的体系为例，层次化体系是指在总负责人