修订企业职工档案管理规定思考.docVIP

修订《企业职工档案管理规定》的思考 　　一、修订原因 　　 　　(一)《规定》与现在的经济社会环境不和谐 　　1992年原劳动部与国家档案局颁布了《企业职工档案管理工作规定》(以下简称《规定》)。该规定的实施对于加强企业职工档案管理，有效保护和利用档案发挥了积极作用。但是，《规定》带有很强的计划经济的色彩，随着经济的发展和社会的进步，某些条款与现在的经济社会环境明显不相适应，这是《规定》修改的直接原因。 　　 　　(二)职工档案的重要性使得《规定》必须及时修订 　　企业职工档案和职工个人劳动权益密切相关，是劳动关系运行中不可缺少的组成部分，特别是职工档案中的岗位技能考核、劳动合同、工资、社会保险等材料，对职工重新就业时的劳动权益有直接影响。因为没有企业职工档案致使公民办不了退休手续的例子并不鲜见，因档案记载不全或档案丢失引起的民事诉讼也不胜枚举。企业职工档案的重要性不容置疑，《规定》内容必须及时修订才能缓解社会矛盾、更好地保护劳动者的切身利益。 　　 　　二、修订内容 　　 　　(一)《规定》调整的对象需要进一步扩大 　　《规定》制定时公有制经济占绝对优势，所以它调整的对象是国有企业职工档案。目前非公企业如雨后春笋般出现，非公有制经济成为国民经济的重要组成部分。《规定》虽然名为企业职工档案，但实际调整对象只是国有企业职工档案，各种私营企业、乡镇企业、中外合资、独资等非公企业职工档案并不在调整范围，由《流动人员人事档案管理暂行规定》调整。这造成《规定》调整范围过小，规章名称与实际内容不符的局面。笔者认为应在总则里增加一条：“本《规定》适用于公有企业、非公企业职工档案”，扩大调整范围、使名实相符。 　　现在，我国人事档案实行高度分散的管理体制：干部档案按照1991年4月中央组织部、国家档案局发布《干部档案工作条例》执行，工人档案按照1992年劳动部、国家档案局发布《企业职工档案管理规定》执行，流动人员人事档案按照1996年中央组织部、人事部发布《流动人员人事档案管理暂行规定》执行。笔者认为，企业职工档案扩大适用范围并不与管理体制相冲突，《规定》中确定的内容与分类、收集保管与销毁、提供利用等要求都是普遍适用的，流动人员人事档案也不例外。 　　 　　(二)随着新型档案保存机构的出现，企业职工档案的归属流向需要明确 　　《规定》第五条提出，“职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理；实行档案综合管理的企业单位，档案综合管理部门应设专人管理职工档案。”在计划经济时期，档案一直是劳动者与企业具有劳动关系的重要标志。当时，档案关系随用工指标转入用人单位，档案与劳动关系不可分离。随着市场经济的逐步建立，职工由“单位人”逐步转变为“社会人”，一元化的管理方式受到挑战。 　　1995年1月1日《劳动法》实施以后，职工档案不再是确定劳动者与企业是否具有劳动关系的重要标志。档案与劳动关系分离的现象越来越普遍。随着人才流动的频繁，劳动保障行政部门设立的职业介绍服务中心等流动人才管理机构出现，这些新型机构保留有大量的流动就业人员的档案。随着企业退休人员逐步社会化管理，街道社会保障所这类退休人员社会化管理机构也留有大量退休人员档案。此外失业人员档案在街道社保所保管。 　　《规定》对新型人事档案保管机构不能视而不见。应该明确用人单位、劳动保障代理机构、街道社会保障事务所的各自职责范围，并明确归属流向。北京市的实际情况是有管理人事档案权限的单位管理本单位职工的人事档案，流动就业人员档案由各级劳动和社会保障部门设立的劳动保障代理机构保管。就业转失业人员档案和实行社会化管理的企业退休人员的档案由街道社会保障事务所管理。以宣武区为例，截止到2007年2月，区职业介绍中心有流动就业人员档案近六万卷，8个街道社保所共有失业人员档案三万卷，退休人员档案一万三千余卷。 　　 　　(三)明确有管理人事档案权的单位必须具备的条件 　　《规定》没有明确什么样的单位有管理人事档案权限，在计划经济时期约定俗成的条件是处级及以上、有人事权和有人事章的国有企业有管理企业职工档案的权限。在我国逐步步入市场经济的时期，上述条件并不适用。企业早不与行政级别挂钩；有的国有企业，档案人员素质和档案保管的设备实施等软硬件条件达不到保管要求；有的非公企业，无论从档案人员、物质条件都符合要求。笔者认为，应借鉴《大连市职工档案管理办法》的规定，对职工档案管理机构提出必备条件。例如规定职工档案管理机构必须取得独立法人资格；职工档案管理机构要有明确的领导分工负责，设有专(兼)职档案管理人员；建立、健全职工档案的归档、管理、利用、转递等有关管理制度并在实际工作中贯彻落实：要有符合条件的档案库房和装具等。 　　此外，档案局与劳动保障局要制定职工档案保管机构资格认