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加强高校基建档案管理思考 　　[摘要]主要阐述高校基建档案的特点和作用，以及当前高校基建档案管理过程中的存在的问题，并针对这些问题提出：建立健全收集归档制度、明确工作行为规范准则、明确归档责任、提高档案管理人员的素质、提高档案利用率等措施。 　　[关键词]基建档案　管理措施　高等院校 　　中图分类号：G47　文献标识码：A　文章编号：1671-7597(2009)0610187-02 　　 　　高校基建档案是基本建设工程项目从立项到竣工验收的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体资料的总和。它是高校中各种建筑物、构筑物以及地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修等活动的直接记录，是学校规划建设的第一手资料，是学校基本建设历史和现状的真实反映。自2000年来，我院先后完成了教学楼、图书馆、工业技术中心、学生食堂、学生公寓、家属区住宅楼等多个新建基本建设项目，对老教学楼进行改造，绿化校园，使我院面貌焕然一新。随着基建档案的增多，其利用价值和范围不断增加，如何科学管理好基建档案资料，充分发挥它的价值，成为摆在每个基建档案管理人员面前刻不容缓的问题。下面笔者主要从我校基建档案现状来论述高校档案管理中存在的问题及应对的措施。 　　 　　一、高校基建档案的特点和作用 　　 　　(一)基建档案具有形成周期长和涉及范围广的特点 　　一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，一般要经过几年时间，在此过程中形成的科技材料涉及审批、城建、勘察、设计、消防、施工、监理、安装等方面，是多个单位共同参与完成的，，施工过程形成的资料专业性强、审批、验收等程序所形成的文件种类复杂、信息量大。 　　 　　(二)基建档案具有非常重要的参考作用 　　基建档案是高校建设管理中的历史凭证，它对学校新建、扩建和改建工程及今后的发展具有非常重要的参考价值。通过对基建档案的利用，在各种生产实践和经济活动中都可以直接或间接地起到增值作用。在扩建、改建、维修工程项目上，由于基建档案资料齐全，在这些项目开工之前，可明查阅相关档案资料，使建设过程不走弯路，节省了人力、物力、财力，达到预期的效果。例如，我校决定在校内进行计算机联网，联网工程包括：布线、装机、调试及安装配套设备等。档案室向有关工程技术人员提供了大楼的结构平面图，既为工程的整体规划提供依据，也可在布线时准确计算线材的用量和免去人工测量的工序。为整个工程的顺利进行提供了有利的条件，而且使工程收到降低损耗、缩短工期和减轻劳动强度的效果。同时，完善的基建档案，是反映学校发展历史、编制学院年鉴、填报各种统计报表等工作的第一手资料。例如：我院五十五周年校庆，筹建校史馆，档案室为其提供全部资料，查阅了大量历史资料及照片，使校史馆为校园文化建设发挥了重大作用。 　　 　　二、当前高校基建档素管理中存在的问题 　　 　　(一)没有完善的基建档案收集、管理制度 　　资料的管理与应用不规范，缺乏指导和监督。建设单位、施工单位和监理在资料形成的过程中，缺少相关环节的联系，没有形成互动。就建设单位而言，从工程的立项开始到验收阶段所形成的全部资料都应当及时归档，但资料员与工程技术人员缺乏一定的沟通，工程技术人员往往不能按时把手里的资料交到档案员手里，档案员也只是被动的接受，至于哪些资料还未及时归、哪些资料还欠缺就不清楚。假设工程施工的过程出现与设计不符，最直接的资料就是“工作签证单”，如果在当时的资料中欠缺，那么就很难划分责任，容易出现扯皮的现象。 　　 　　(二)归档责任不明确 　　当建筑物主体形成后，其室外上下水、道路、绿化等工程往往由原施工单位一并承担。这样做首先是出于节约成本的考虑，若再选用新的施工单位，势必造成时间和人力物力的浪费。而且学院场地有限，这样做也能够最大程度减小对正常教学秩序的干扰。最后往往出现这样的问题，当建筑工程竣工验收交付使用后，由于当初只签订了主体的施工合同，竣工资料里并没有包含相关的室外工程部分。当这部分相关资料尤其是室外给排水管网等图纸缺失，为今后维修、改造带来不必要的麻烦。例如，有些建筑单位在施工时不慎把地下管道挖断的事时有发生，就是因为没有参考该工程相应的室外地下管网系统图纸。 　　 　　(三)基建档案资料整理不齐全、不完整 　　由于某些施工企业对资料整理缺乏重视，没有配各专职资料员，造成兼职资料员在整理资料时不能严格按照相关的规范要求执行，交来的资料不符合基建档案的有关标准，有的竣工图不全、有的资料目录与内容不符，甚至个别施工单位在工程竣工交付使用后，资料迟迟不能归档。严重影响了基建档案的完整性和及时性，对今后的档案利用形成障碍。 　　 　　(四)当前高校基建档案工作人员素质参差不齐 　　由于基建