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制约高校二级机构办公室管理能效因素及对策 　　摘要：高校二级部门办公室工作是否能高效、有序地开展是保障高校内部高效、有序运行的关键。随着我国高等教育的不断发展，部分高校的二级部门办公室却无法发挥其能效，出现了效率低下的现象。本文分析了影响其能效发挥的因素，并提出了有针对性的对策。 　　关键词：二级部门 办公室 能效 因素 对策 　　一、高校二级部门办公室在日常管理工作中的地位与作用 　　高校二级机构办公室是高校各二级单位从事日常事务管理的科室，是每个部门的“心脏”，是负责上传下达的枢纽，是沟通学校与部门的桥梁。在我国高等教育改革不断发展壮大的形势下，高校原有的传统管理模式发生了较大的变化，即管理权由集中逐渐下移到二级部门。这种情况下，作为二级部门的“心脏”，办公室的地位与作用就越来越重要。 　　（一）高校二级部门办公室在日常管理工作中的地位 　　1.高校二级部门办公室在部门的管理系统中居于中心地位。它在行政上受部门负责人的直接领导，在业务上受学校相关职能部门的指导。办公室按照部门负责人的意图和要求组织开展本部门的工作，帮助领导在教学工作、科研工作、社会服务等方面进行协调、管理。可以说，各二级部门能否高效、有序地运作是一所大学有序、高效运行的关键。 　　2.二级部门办公室居于部门管理系统的窗口地位。上级部门及其他同级单位的文件、通知会直接送达办公室，同时又要根据不同需要，整理、搜集本单位的相关材料，并按要求送达不同的部门。另外，还需要接待来人来电来访，并根据其内容解决不同的问题。 　　（二）高校二级部门办公室管理工作的重要作用 　　1.参谋、助手的作用。二级部门日常工作中所涉及的教学、科研和管理工作情况十分复杂，稍有不慎就会酿成重大事故，这就要求办公室工作人员不仅要熟悉党和国家的大政方针，更要对学校、部门的各项政策、制度烂熟于心，随时掌握部门教学、科研等方面的基本情况。这样，才能准确无误地掌握第一手资料，随时为部门领导及其他相关部门提供准确、详实的信息。 　　2.协调、沟通的作用。二级部门办公室是沟通学校与部门、部门与部门、部门与广大师生以及部门与学校外部一些机构之间的媒介，是负责管理本部门人事、行政、文字、信息及其他事务的中心。因此，办公室工作人员必须在沟通、协调上下功夫，协调对内、对外的关系，加强与师生间的沟通，解决工作中的矛盾、冲突，力求在部门内营造一个宽松、和谐的工作氛围。 　　3.检查、督促的作用。高校二级部门办公室是学校和部门决策制度执行的监督检查机构。学校在给各二级部门发出指令后，指令的执行和监督的任务就落在了二级部门办公室身上，要保障指令的顺利完成，在检查、督促学校指令的过程中就要严格以制度为准绳，以事实为依据，发现问题及时处理、纠正，以避免重大发生的问题。 　　4.前沿、窗口的作用。二级部门办公室是为教学和广大师生服务的前沿阵地和窗口。作为办公室工作人员，我们既要端正工作态度，明确自己的工作职责，又要增强服务意识，提高服务效率和质量，耐心、细致地为学校、教职工和广大学生提供细致、周到的服务，切实帮助他们解决在教学、科研以及学习生活中遇到的各种问题和困难，从而达到为教学、科研等工作服务的目的。 　　二、制约办公室管理能效的因素 　　虽然办公室在高校二级部门中的重要性日益凸显，但随着高校招生不断扩大，因二级部门办公室的职责职能有所增加，其在日常管理中的短板也开始暴露。若不能高效、有序地发挥其职能和作用，就会影响整个高校的管理与运行。 　　（一）二级部门办公室管理人员队伍建设存在问题 　　1.办公室管理人员水平参差不齐，编制配备不合理。首先，管理人员水平参差不齐。很多高校对办公室的工作人员没有严格的学历及职称要求，入职的门槛比较低，大多二级部门办公室的工作人员是直接留校的学生、引进人才的家属及其他一些转岗的人员。他们在教育程度、专业知识结构、能力结构的总体水平上层次不齐，工作经验和管理水平千差万别，工作责任心和工作态度亦有所差别，这些都是直接影响办公室工作高效有序开展的重要因素。其次，办公室管理人员编制配备不合理。在很多高校，二级部门的办公室工作人员从严格意义上来说一般只配备一名工作人员，一些机构比较小的部门根本就没有专职的办公室管理人员。而他们的工作范围对内要负责管理部门内部的人、财、物、文、研，对外涉及文件的起草和收发、资料的搜集整理、各种材料的上报、各种检查的准备。要一个人高效有序、面面俱到地完成以上的各项工作，基本上是不可能的。 　　2.业务能力不强，缺乏系统的专业知识培训。办公室管理是一门高深的学问，是一项专业性很强的工作。其工作人员需要接受专业的培训体系，掌握相关的技能才能具有从事该项工作的素质，以满足高等教育新形势的需要。但现在大部分的高校都没有对系统培训办公室工作