国家图书馆举办业界培训信息传递途径探讨.docVIP

国家图书馆举办业界培训信息传递途径探讨 　　[摘要]回顾了2000-2008年期间国家图书馆举办业界培训发送信息的工作。介绍了邮政信函批量传递信息时显示的特征，分析了邮政信函传递培训信息的利弊。探讨了使用E-mail发送培训信息的优势和局限性，认为E-mail对传递培训信息具有积极的作用。 　　[关键词]图书馆；培训；信息 　　[中图分类号]G25　[文献标识码]A　[文章编号]1008-0821(2011)02-0148-04 　　 　　图书馆业务培训是一项长期工作，是图书馆人力资源建设的一部分，对象主要为在职的业内人员，培训目标是提高图书馆员业务水平，促进业内各项新修订标准的普及与应用。培训工作是图书馆事业发展的一个有机组成部分。 　　 　　1.　邮政信函传送培训信息 　　 　　国家图书馆常年面向业界举办图书馆业务培训班，培训项目是在向业界进行了相关需求调研基础上确定的。培训项目启动前，除了告知调研范围内有需求的单位及个人外，仍需告知我们认为有潜在培训需求的单位及个人，举办培训班的诸多前期准备工作中，培训信息对外传送的主要途径是邮政信函，同时也借助E-mail辅助发送培训信息。 　　 　　1.1　邮寄培训信函 　　举办业界培训班发布信息的渠道，主要是依靠邮政信函来传递。当一个新的培训项目确定后，我们会依据主题，查阅培训需求预约登记，向有培训需求的图书馆业务部门发送培训信息，同时向相关单位发送培训通知。通过邮局传递的信件视具体地区不同，信件在本市需要2天送达，边远地区约需12天才能收到，因此需要考虑到信件在途中所需时间，为收到信函的单位预留出恰当时间。外单位如果过早收到培训信函，有可能与其它信函混在一起存放，需要用时找不到了，实践中也多次发生这样的事情，有图书馆在举办培训前，来电告知需要重新邮寄培训通知，因为早前收到信函，时间还很充裕，就先存放起来了，过一段时间选派出参加培训的人员后，找不到培训通知了。反之信件收到晚了，则会使得欲派人外出交流学习的单位内部工作安排很仓促，有的单位甚至选定外出参加培训的人员后，因为培训日期临近，购不到火车票了，乘坐飞机又不符合国家的相关标准，因此错过了学习交流的机会。对此，多数单位负责人表示，希望能在培训举办前25～30天收到信息较为合适。 　　 　　1.2　信函传递信息的特征 　　对通过邮局传递平信邮件的利弊，笔者有如下8点体会。长处有4点：①符合培训行业规范化、标准化的通知模式，纸板的文本通知大多有主办单位的标志性抬头、同时落款有红色公章，是标准的公文版本格式。②是各单位图书馆行政管理体系认可的通知方式。便于各单位的各级领导审阅、批示、转发、落实。③是多数单位财务部门需要的凭证，盖有红色公章的培训邀请公函需要存档，也是报销相关费用的必要附件。④颇费时间和人力的发信工作流程可以外包给专业的邮政信函服务公司。此项业务的外包，缩短了前期准备工作时间，提高了工作效率。 　　同时我们也发现平信邮件的不足之处。归纳起来有以下4点：①培训前期的邮资投入，以一次批量发送5000封信来看，邮寄费用是一项较大的支出，如果是培训机构自己的人操作，前期还有比较大的人力投入，如印刷通知、加盖公章、向信内填装通知、胶水封装信封、手写或打印信封封面的收信单位地址、邮政编码、对本市及外地的信件进行分类、计数、打捆、转运等项工作。②信件被退回，但核验了标注的退信理由，有少数情况是不成立，如被告知收信单位邮编或地址有误，但经核实是正确的。再有一种情况就是，收信单位地址发生了变更，我们没有掌握此情况，在近一年的时间内，向该单位发送了多期培训信函，第二年，收到了邮局转来的全部退信，邮局内部工作效率的迟缓，导致主办机构浪费了人力和经费，耽误了尽快核查更正地址的时间。③部分有意向参加培训的单位，地区较偏远，邮政信函需要在许多环节周转，有超过10多天对方才收到信件的情况。这时我们需要借助电话、传真、电邮、网站的培训公告等方式，来补偿邮政信函的不足。④批量邮寄信件时，总有少数的单位没有收到信件，培训机构没有可以核查的手段及人力，而信件的去向也只能是下落不明了。平信需考虑成本因素，一个单位通常只发一封信，通知往往沉淀在某个环节，需要参加培训的人员经常无法获知培训信息。从以上4点可以看出，它对培训信息的顺利传递也有一定的制约作用。 　　 　　2.　E-mail传送培训信息 　　 　　随着图书馆事业的快速发展，培训工作的节奏也愈发加快，一些培训项目为保证高质量、较为严谨和充实的培训内容，需要花费较长的调研、论证、策划、筹备时间，这样到最终落实举办该培训项目，给中间的信息发送环节预留的时间就相对有限了。因此，需要培训主办方掌握更加快捷、实效性高的信息传送工具。 　　 　　2.1　E-mail与培训工