3-固定资产管理流程——主要风险关键控制文档.doc

3-固定资产管理流程——主要风险关键控制文档 流程节点 工作内容 主要风险 关键控制 控制措施 责任人 实施证据 2 审核《合肥研究院采购/外包申请单》 采购理由不充分； 与预算规定不符； 属于政府采购的未上报政府采购预算。 采购事项真实、必要，且与预算书等规定的内容相符合，上报政府采购预算。 了解科研任务、对照《项目任务书》、预算文件以及调整报告等判断其真实性和必要性； 未上报政府采购预算不予审核。 资产管理部门 《合肥研究院采购/外包申请单》审核记录 4 确定供应商 公开招标程序不规范；2、非公开招标采购方式采购的，未按规定的程序执行； 3、50万元以上的进口产品及120万元以上的采用非公开招标方式未向财政部办理报批手续； 4、其他方式确定的供应商未进行任何的询价和谈判等。 供应商的确定必须符合相应的采购程序或依据 1、加强对使用部门人员和业务管理人员的采购政策培训，严格执行采购管理规定；2、财务资产处、监察审计等相关管理部门对采购过程进行监督。 经办人员、相关管理人员 询价、招标、审批等过程记录 签订合同 存在对采购人的不合理条款； 技术指标、履行期限、付款方式等主要条款规定不明确具体； 签订手续不完备，缺乏法律约束力。 合同签订手续齐全，内容明确规范，符合国家相关的法律法规规定。 严格履行相应的合同审查手续。 经办人员、相关管理人员 合同审批单 5 设备验收及入库 验收过程流于形式，采购的货物与实物不符 采购合同内容与到货的实物现场开箱要相符 1、进行实物验收，核对采购的货物申请、合同等与实验一致； 2、组织相关专业人员对技术指标等进行测试、核对 资产部门主管人员及相关专业人员 《中科院合肥物质科学研究院采购/外包进货检验、复核记录单》、《器材购进/安装验收单》、《合肥物质科学研究院设备、材料直发单》或《入库单》记录 8 财务审核 手续、资料不全； 虚假发票； 未按合同要求付款。 资料审查，发票查验，按合同规定付款条件付款 转账结算或信用卡结算； 认证对照合同付款条款； 网上查询发票真伪； 加强财务复核，确保手续资料齐全。 经办人员、财务人员 报销单、各类票据 10 日常使用维护、定期盘点 账实不符，维护监管不到位。 账账相符、账实相符、状态完好 1、财务与资产部门每月对账一次； 2、每年只少要进行实物盘点一次； 3、资产管理部门不定期进行现场检查。 资产部门主管人员、财务记帐人员及资产使用人 《固定资产盘点表》、《固定资产盘盈盘亏表》、检查表等 14 资产处置审核 处置理由不充分，报废实物已不存在。 处置理由要充分、符合国家固定资产管理的相关规定，账实相符。 资产部门核对处置实物清单； 组织专家等进行实物鉴定。 资产部门主管人员和使用部门负责人 处置申请报告、鉴定意见及明细清单等 15 资产处置报批 未按规定履行报批程序。 严格按照资产处置审批权限进行报批。 1、除房屋建筑物、土地外，单价200万元以下、批量800万元以下资产处置的由研究院审批； 2、房屋建筑物及单价200-800万元的资产处置由中科院审批； 3、土地、单价或批量800万元（含）以上的资产处置由院报财政部审批。 资产部门主管人员 处置申请报告、批复等 16 资产核销 资产处置收入上缴 收入未入账上缴。 处置收入及时入账 收入及时交到财务或存入银行账户； 及时上缴国库。 资产部门主管人员和财务部门负责人 收入凭证、银行结算单等