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基于工作流招生管理信息系统研究与设计 　　[摘要]在网络化和电子化日益普及的新形势下，企业、学校或政府机关迫切希望把繁琐复杂的业务流程转化为计算机应用，来实现随时沟通、共享信息，以及解决传送报批过程中的效率低下问题。课题研究提出基于事务流程可配置、流程性的工作能够按系统定义自动进行流转的工作流理念，为学院招生管理工作量身定制适用于其自身工作、办公需要的应用系统。 　　[关键词]工作流　招生　管理系统 　　中图分类号：G43　文献标识码：A　文章编号：1671-7597(2009)0610052-01 　　 　　一、工作流的事务处理方式 　　 　　(一)什么叫工作流 　　工作流(Workflow)就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务话动或任务。一个工作流包括一组任务(或活动)及它们的相互顺序关系，还包括流程及任务(或活动)的启动和终止条件，以及对每个任务(或活动)的描述。 　　 　　 　　(二)工作流定义和调整，应用、过程、任务三要素机制 　　学院招生管理系统的工作流采用将每个办公事务审批流转应用定义相应的流转过程和使用的审批表单。流转过程是由多个流转任务按序排列组成的，每个任务定义相应的用户权限。流转过程可以通过过程的定义和此过程中包括的各个任务的定义来进行新建和修改，因此实现了新的事物处理程序的建立和事物的流转环节次序的调整。 　　 　　(三)学院招生管理系统实施工作流带来的好处 　　1．招生工作中要处理的事项会通过网络自动传递到每个工作人员的个人电脑上，工作人员可以在线处理招生事务。 　　2．工作人员只需将精力集中在处理自己关心的数据上，这样可以将复杂的招生管理工作简单化，提高招生管理工作效率。 　　3．随时得到历史数据。工作人员对个人以前的处理数据可以进行查询和相关操作，也可以在权限允许的范围内查询系统中所有的历史数据。 　　4．达到无纸化办公的目标。学院很早就进行了无纸化办公的倡议，但由于诸多原因，真正无纸化还是没有完全实现，本次设计的学院招生管理系统就可以实现完全的无纸化办公，所有工作人员的工作都可以实现信息化、数据化。 　　5．完全支持移动办公，使作业同步化。招生工作受不同的工作场地，工作时间等的限制，本系统可以不受这些限制的实现移动办公。 　　6．科学管理更进一层，办公效率明显提高。本系统的实现将招生管理工作条理化、结构化、程序化，这将使我院的招生工作效率更高。 　　7．我院招生的核心竞争力将有提升。科学的管理细想，信息化的管理手段相信能大大提高我院的招生管理工作在同行业的竞争能力。 　　通过流程自动化与数据库集成，以及各类表单统计查询功能，提高决策能力。 　　 　　(四)学院招生管理系统事物处理模型设计 　　学院招生管理系统在基于工作流的设计理念下采用N层体系结构进行设计，结构如图1。 　　 　　二、系统功能设计 　　 　　(一)学院招生管理系统首先是一个集成的通信协作平台，为了实现工作流事务管理支撑体系，必须有一些基本的IT基础设施支持，包括： 　　1．集成通信平台：建立招生机构范围内的电子邮件、短信服务、视频招生、即时消息系统等； 　　2．信息发布平台：为招生管理工作的信息发布、交流提供一个有效的场所，使学院招生的规章制度、新闻简报、业务交流、公告事项及时传播，使招生工作人员能及时感知招生发展动态； 　　3．管理沟通平台：为招生管理沟通提供个人与个人、个人与招生处、招生处与学院其他职能机构之间提供从即时同步沟通到事务协同等管理沟通渠道，并提供从电子网络沟通、语音、视频交流等多种媒介的正式和非正式的管理沟通： 　　4．信息集成平台：学院招生管理系统具备数据集成功能，能把学院原有的学生信息系统数据集成到招生系统工作流系统中，使工作人员能有效地获取处理信息，提高学院整体反应速度和协同工作能力。 　　 　　(二)学院招生管理系统是一个电子协同办公管理解决方案，主要内容包括： 　　1、个人事务管理。招生管理部门工作人员、系部招生工作人员和其他招生工作人员个人事物处理模块，包括个人账号管理、个人注册信息管理等。 　　2．公文管理。本模块包括学院发布的公告信息和招生就业处内部公告信息管理。 　　3．会议管理。这个模块主要是日常工作信息的管理。 　　4．学生档案信息管理。本模块主要包括在校学生的各项注册信息管理以及往届毕业生的信息管理，可以提供学生当前的工作状态以及在校的基本信息。 　　5．信息发布与管理。学院招生就业信息的发布和显示