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基于文件管理电子邮件分级存储与归档 　　摘要：基于文件生命周期理论，文章提出了电子邮件分级存储与归档中确保电子邮件的可用性、可控性、机密性、完整性和真实性等目标，并确定了电子邮件分级存储与归档方式，提出合理的分级存储与归档方案。 　　关键词：文件生命周期电子邮件分级存储归档 　　随着互联网与通讯技术的发展，电子邮件作为政府、企业与外界的主要沟通桥梁，已经成为政府部门之间、企业与客户（供应商）之间保持互动的重要工具。在办公自动化系统中，电子邮件是其最基本的功能。政府、企事业单位通过电子邮件迅速便捷地起草、发送、浏览、分类各类文件、信函等，实现其在政府、企事业单位各部门及个人之间快速的传递。目前，电子邮件的应用已确立一种协同工作的机制，更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理对象，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。 　　1 传统存储与归档的分级方式及其弊端 　　传统的存储与归档的分级主要是从数据的访问率的角度来考虑的，根据数据的重要程度、可用性、访问频率和存储成本等技术指标对数据实施差异化管理，把数据存放在相应的存储设备上，一般分为在线存储、近线存储和离线存储三级存储方式。如郑州大学白广思的《信息资源分级存储实现信息生命周期管理》、广东交通职业技术学院周淦淼等人的《分级存储管理在电子邮件系统中的研究与应用》和安徽省经济信息中心缪辉宇的《分级存储技术在数字媒体资源管理中的应用》等都提出了数据三级存储方式的观点。这三级存储的最大优点就是提高整体系统性能，把不经常使用的数据转移到下级存储设备上，需要时刻保持在线的数据就少，这样就减少了系统资源的占用，自然也就提高了整体系统性能。但是，这种传统的存储与归档分级方式有着一定的弊端，主要表现在以下几个方面。 　　1.1电子邮件数据存储的成本较高 　　在线存储多采用高速磁盘阵列等存储设备及高端存储系统和技术如：SAN、点对点直连技术、S2A等。这些高端存储系统具有一些“高端”属性，高容量、高性能、高可用性、冗余性等。在电子邮件数据收集的过程中，需要一定的自动化软件作支撑，WindowsLiveMailDesktop、KooMail、IncrediMail、Foxmail、Mozilla Thunderbird、Outlook Express和MailWasher等，这些都需要增加投资，提高电子邮件存储的成本。 　　1.2分级过分依赖于访问率高低 　　把访问量不大的电子邮件数据转移到存储性能稍低的磁盘（如IDE或SATA接口磁盘）或光盘存储设备上，其目的是减轻电子邮件数据存储的压力。但这样做并不合理，因为根据档案的保管期限划分标准并不是以“利用的频率”作为唯一标准。决定档案保管期限的因素：一是档案价值的大小，或者说档案重要程度的高低；二是档案价值发生作用的时间范围。同时，在较短时间内对工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保存，而在较长时间内对工作具有查考利用价值的档案，则列为长期以上保存。因此，电子邮件数据访问量并不能成为存储与归档分级的唯一标准。 　　1.3相关信息具有后验性的特点① 　　对于电子邮件管理系统，并不能从接受电子邮件数据始端就能判断电子邮件访问率的高低，仅仅依靠经验判断将电子邮件数据存储在某一层次的存储设备上并不科学。而且，短期内访问率高的电子邮件数据并不代表它的使用价值就大。 　　1.4不同厂商的数据访问难以自动迁移 　　目前尽管有许多厂商都推出了相应产品支持电子邮件数据自动迁移，但从技术角度来看，对于同一厂商的存储产品实现电子邮件数据间的自动迁移并不困难，而不同厂商之间的存储产品实现电子邮件数据自动迁移就有一定的局限性，这要考虑到数据迁移频度对电子邮件系统运行的稳定是否有影响。 　　2 电子邮件分级存储与归档的保障目标 　　1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。引入“文件生命周期”概念的目的是强调文件运动的一种时间跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保存的整体运动过程。电子邮件作为电子文件的重要组成部分，文件生命周期理论同样适用于电子邮件的存储与归档。 　　2.1确保电子邮件的可用性 　　电子邮件的可用性是指电子邮件的数据与电子邮件系统在任何情况下都能够在满足基本需求的前提下被使用的特性。这一特性反映在物理安全、运行安全层面上，确保信息网络与重要电子邮件系统的正常运行，包括保障电子邮件的正常传递，保证电子邮件系统正常提供服务等，反映出电子邮件系统的可用性的基本属性。保证合法用户对电子邮件的使用不会被不正当地拒绝。 　　2.2确保电