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基于职能文件分类研究 　　文件作为机构业务活动过程中形成的重要记录,既是业务活动开展的证据,又是机构信息资源的重要组成部分。文件的有序管理和高效利用关乎业务活动的持续运作及信息资产的持续增值。随着信息技术的发展以及机构运营环境的复杂化,机构内信息孤岛以及文件管理流程不畅等问题日益突出。 　　从国际文件管理的理论和实践来看,基于职能的文件分类被普遍认为是应对这些问题的突破口之一。基于职能的文件分类是指将机构的职能活动作为文件分类的首要和根本依据。作为文件管理领域影响最大的国际标准,ISO15489《信息与文献 文件管理》代表着当前文件管理领域的最佳实践,实际上采用的就是基于职能的文件分类。它把分类视为文件管理的智能控制工具,将职能活动分析作为分类的前提,提倡在分类的基础上制定文件处置依据、文件保管与利用方案等,从而为文件全程管理提供一致性框架。 　　 　　一、基于职能的文件分类出现的背景 　　 　　无论国内还是国外,职能分类法都是早已有之。然而,它在主要以机构或问题为依据的传统文件分类法中,只是一个“配角”,并没有引起足够的重视,也没有专门的实施方法。直至20世纪90年代后期,西方档案界才将职能作为文件分类的首要和根本依据,并为基于职能的文件分类建立详细的方法体系。 　　1、对文件认识的转变 　　上世纪90年代起,北美档案学者主张对来源概念赋予新的理解,认为“来源”不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等,即文件的职能和业务活动来源①。这种理念被称为“新来源观”,又称“职能来源”。职能来源在世界范围内得到了广泛的认可,对文件、档案管理领域产生了巨大的影响。档案界对文件的理解开始发生深刻的转变,从对文件内容的关注转向对文件背后职能活动的关注;认识到文件不仅是一种信息,更是机构业务活动的证据;文件管理是业务驱动而不是文件自身驱动的,文件管理的目的是为了促进业务发展。 　　这种认识上的转变为基于职能的文件分类理念的形成提供了理论上的动力和依据。只有维护文件之间的职能联系,才能最大限度地维护文件对机构业务活动的记录性,实现文件管理对业务活动的支持,并留存机构职能活动的鲜活记忆。 　　2、传统文件分类法面临困境 　　传统文件分类法主要是年度分类法、问题分类法以及机构分类法,实践中常常采用的是将年度与问题,或者年度与机构进行组合的复式分类法②,问题或机构分类法是其核心。 　　然而,实际上,无论是国内还是国外档案界都未能对什么是“问题(subject)”进行明确界定。“问题”既可以指主题、职能,也可以指事件、事物,而这些很少和机构的实际业务活动相关。③ “问题”内涵过于模糊,导致在分类的过程中难以把握,在实践中造成很多混乱和不便。 　　另外,现行机构的组织结构调整已成为常态,将不稳定的机构作为文件分类的首要依据,将导致分类体系的频繁变动,从而造成文件管理的混乱。随着机构业务活动的复杂化,文件往往是跨部门形成。电子文件的普遍应用使得问题变得更加复杂,一份电子文件可能由分散在多个系统中的多个数字对象动态组成,只有将其按照职能来源组织在一起,才能保证文件被充分理解并被系统及时捕获。 　　对文件认识的转变以及传统分类法所遭遇的困境,使得人们把目光转向文件背后的业务活动。尽管机构内的部门会经常调整,但法律或社会赋予其的职能以及对其职能的要求却是相对稳定的。将文件按照职能活动进行分类可以最大限度地保证分类方案的稳定性,从而保证文件管理的连续性和一致性。 　　 　　二、如何建立基于职能的文件分类 　　 　　ISO15489从文件管理控制的角度对分类进行了说明,虽然提到“分类结果可以用于制定文件分类方案和词典、题名及标引规则”,④但并没有明确、完整地阐释如何制定基于职能的文件分类。作为文件管理领域的佼佼者,澳大利亚和加拿大在这方面已经有了较为成熟、具有一定代表性的实践。其中,澳大利亚国家档案馆(NAA)于2001年制定了《设计与实施文件管理系统手册:业务信息管理方法》(DIRKS: A Strategic Approach to Managing Business Information)⑤,它详细阐述并扩展了ISO15489中提到的设计方法论,提出了建立基于职能的文件分类的步骤,并提供了相关的产品和工具。为了支持加拿大联邦政府机构按照职能整理文件,加拿大图书与档案馆(LAC)于2006年制定了构建基于职能的文件分类体系的设计方法论,这个方法论被称为业务活动结构分类体系(Business Activity Structure Classification System ,简称BASCS)⑥。本文基于对ISO15489以及澳大利亚DIRKS、加拿大BASCS的研究和认识,主要分两步来阐