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对8号令与河南省档案保管期限两分法思考 　　摘要：河南省档案保管期限“两分法”完全有别于“三分法”和通常说的“两分法”。“三分法”存在诸多缺陷。“河南两分法”有着诸多优势，最主要的是解决了档案重复问题。对优化馆藏、档案鉴定、进馆标准以及库房管理、提供利用等都有着重要的理论价值和实践意义。 　　关键词：保管期限；三分法；河南两分法；档案重复 　　 　　1　引言 　　 　　对于档案保管期限的划分，长期以来，河南省执行的是1985年由省档案局制发的《河南省文书档案保管期限表》(以下简称“河南两分法”)，实行的是“河南两分法”。而国家档案局1983年颁发、1987年修订的《文书档案保管期限表》(以下简称“87表”)则实行的是“三分法”。“河南两分法”有别于我国“三分法”与“两分法”之争中的“两分法”(将在下文详述)，据了解，在全国可能是独此一家。“河南两分法”与国家档案局的《文书档案保管期限表》在原则上是一致的，并没有相悖之处，有的只是河南地方的特点和优点。然而，“河南两分法”虽然实行了20多年了，却少有人对其特点和优点做进一步的研究探讨，尤其是随着时间的推移和档案信息化建设的发展， 　　“河南两分法”是否还具有原来的特点和优点，也无人研究探讨。随着国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称“8号令”)在河南省贯彻实施，新的问题又出现了。不仅有实行“三分法”的新课题，还有“河南两分法”与“三分法”的衔接以及“河南两分法”是否保留等问题，对此，笔者不揣陋识，谈些看法。 　　 　　2　“8号令”与“河南两分法” 　　 　　对于档案保管期限的划分，我国有“三分法”和“两分法”之争。所谓“三分法”，就是将档案保管期限分为永久、长期、短期，“8号令”虽然分为永久和定期两种，但又将定期分为30年和10年，实际还是“三分法”。“两分法”是将档案保管期限分为永久、定期或分为“进馆”和“不进馆”两部分。这里不管是“三分法”还是“两分法”都是针对所有档案来说的，也就是说不管是本单位形成的还是外单位的来文都有永久、长期、短期或永久、定期的。而“河南两分法”与上述的“两分法”含义完全不同，“河南两分法”的划分是在国家“三分法”的基础上，再按照本单位形成的和外单位的来文来分。“8号令”是同一全宗内每一级的档案文件划分为三种保管期限，而“河南两分法”是同一全宗内每一级的档案文件基本上划分为两种保管期限。具体说，本单位形成的重要的归永久，一般的归短期；对于上级来文，针对或与本单位有关的归永久，重要的归长期，一般的归短期；对下级来文，重要的归长期，一般的归短期。也就是说本单位的只有永久、短期两种，来文基本上是长期、短期两种。 　　 　　3 　　“8号令”“三分法”的缺陷 　　 　　虽然“8号令”要突出立档单位的主体地位，尽量解决文件材料重复归档和档案将来重复进馆的问题，但是“8号令”并没有解决。问题的关键在于，不论“三分法”还是“两分法”，其致命的弱点是不分本单位的文件和收文，一律按永、定(30年、10年)或永、长、短来分。其缺陷主要有以下几方面： 　　3.1　割裂了文件的有机联系，不便于系统利用 　　按照《机关档案工作业务建设规范》的要求：一个单位的档案全宗，要按不同的保管期限分别排列存放、分别编写目录。“三分法”的三个档次的划分必然将一个单位密不可分的档案分散在三种不同的保管期限中，既割裂了相关文件的有机联系，也不便于系统利用。不仅加重了档案室提供利用工作的负担，同时也加重了档案馆提供利用工作的负担。因为，按照《档案馆工作通则》规定：省辖市(州、盟)和县级档案馆同时接收长期保存的档案。而档案馆保管的永久档案和长期档案是在不同的库房中分别保管的，对同一机关单位的档案利用很不便利。 　　3.2　无法解决归档文件的大量重复 　　“8号令”要尽量解决文件材料重复归档和档案将来重复进馆的问题，但“8号令”并没有解决这个问题。从条款上说“8号令”在永久类中收到的文件材料，与“87表”都一样，都是2条，只是文字表述略有差异。看似不多，但仅“11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料”这一条，要顶本单位形成的文件材料好多条。因为前者是总体划分的，后者是细化的。条款少并不代表文件材料少，实际形成的档案并不少。据调查了解，在市、县级的许多机关单位形成的永久和长期的档案中，上级的来文占到一半以上，有些甚至占到三分之二以上。而且还有一个现象，也应该引起重视。就是上级的文件越是重要的，保管的重复率越高，但利用率越低。比如“8号令”，作为省、市档案局不仅要层层转发，还要层层作为永久档案来保存，但对它基本上不会去利用。因为有《问题解答》和其他单行本的存在，现在更有网络版的，查找很方便。造成大量重复的原因就是大量