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对于办公室档案规范化管理探讨 　　摘要：对办公室档案管理规范化是提升其工作效率的主要途径。本文分析了在进行档案管理容易出现的问题与规范化档案管理的具体实施措施，仅供同行参考。 　　关键词：档案管理；规范化 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-00-01 　　前言 　　办公室档案的管理是直接影响企业机关单位的因素。要想提升工作效率，首先需要对办公室档案进行规范化管理，只有让档案工作有效的进行，才能为其他工作的开展打好良好的基础。这样才能让企业机关单位在发挥出自己的优势，走向发展之路。 　　一、进行档案管理容易出现的问题 　　首先，在档案管理中企业机关容易忽视档案管理的重要性，对相关管理制度持轻视的态度，相关制度得不到严格执行，形同虚设。再者就是进行档案管理的人员素质普遍较低，档案管理工作是人们眼中的一项轻松的工作，因而这个岗位的工作人员文化水平和专业水平都远远达不到其工作需要。大多数工作人员都是走后门或者是一些退休人员担任，这些人员的工作能力参差不齐，经常在工作中出现一些低级错误，从而使档案规范化管理工作的展开造成了很大的影响[1]。最后就是由于企业机关的一些领导层的对档案管理的轻视或者是企业机关的财力问题。很多办公室管理工作因缺少硬件设备开展显得很困难，办公室管理方法处在一个初级手工操作阶段，设备跟不上时代，就算有智能化管理，操作人员对系统的使用受到本身能力限制[1]。 　　二、进行规范管理的具体实施策略 　　1.建立完善的管理制度 　　制度是一个机关企业运转的最基本的条件。同样，这点也同样在档案管理工作中得到体现，制度既可以规范工作人员，也可以有效的提升工作人员在进行管理的效率。所以，面对当下办公室管理普遍出现的制度漏洞问题，当务之急应该结合相关企业机关的实际情况，制定相对完善的管理制度[2]。 　　一个完善的管理制度，首先需要完善的归档制度，档案是记载企业机关工作信息、过程的一个载体。相关工作人员在进行工作时需要及时对相关资料进行整合归类，并进行明确分类保管。拥有一个比较好的管理制度后，还需要建立一个相对严格的安全制度，保证档案工作安全有效，并结合相关领域的新技术，对档案进行信息化管理，以此保证其工作的安全性。最后，档案管理还需要一个销毁制度，档案都有一个保存期限，保存期限是对信息空间最大化利用的体现。当档案保存到期后，应该要有一个完善销毁制度需要严格的销毁流程，这样有利于档案管理工作的有效展开。需要建立完善的办公室档案管理制度，最主要需要企业机关的管理层认识到规范管理办公司档案的意义与重要性。办公室档案管理的效率将直接影响机关企业的运行。只有领导层认识到其工作的重要性，才会着手去完善一些相关的制度，使其工作走向规范化，从而提升整个企业机关的工作效率。 　　在拥有一个完善的管理制度后，企业机关应该严格执行这些制度。不能得到切实实施，制度也会行同虚设，不能起到其应有的作用。所以，在实施档案管理制度时，管理层应该加大制度的执行力度。 　　2.提高档案管理工作人员的素质 　　档案管理人员是档案规范化管理的具体实施人员，只有保证其相关专业知识过硬，才能使档案规范化管理得到具体的实施。提升其综合素质，才可以使档案管理工作效率得以提升。 　　在平常档案管理工作的空余时候，企业机关应该加强对相关人员的培训。现代科技飞速进步，技术的更新换代也越来越快，只有跟上时代的脚步，知识才不会被淘汰，从而避免增加工作的难度。在信息化的今天，档案管理已经基本智能化。在培训相关工作人员时，企业机关应该着重提升其工作专业能力与计算机的应用能力，加强实际操作。另外，企业应该加强档案管理人员的综合素质，信息管理工作是一项涉及企业机关安全性的工作，不仅需要工作人员有过硬的工作能力，更重要的是其要有一定的职业道德，以此来保证企业机关的安全运转。 　　3.档案管理设施应该跟上时代的脚步 　　档案管理的设备将会直接影响着档案管理的工作效率。无论任何一个企业机关单位，都需要认识到投资才会有回报，当下，信息管理数字化早已经是档案管理的主流模式，其不仅可以保证档案的安全性，也可以避免纸质档案的损耗，并且比原始管理方法更加有效方便。在开展档案管理工作时，应该跟上时代的潮流，积极引进最新的管理方法设备，并培养相关人员的操作能力，切实提高档案系统的应用能力，使工作人员理论与实际相结合，提升其工作效率，跟上时代的步伐。 　　档案管理工作会对整个企业机关各个单位工作都会有影响，企业机关必须认识到提高其运转效率的重要性，及时对其工作设备进行更新是很有必要的。档案管理的信息化的目的就是对信息的合理运用，把信息的作用最大化。智能化管理是当今社会发展要求，是顺应社会发展趋势。在有限的财力下，深入调查，审