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对高等学校档案实体分类法实践反思与修订建议 　　摘要:在《高等学校档案实体分类法》修订之际,本文结合实践经验与教训,总结分析了“分类法”实施中的问题与对策,对进一步完善高校档案实体分类方法提出建议。 　　关键词:高校档案,实体分类,修订意见 　　 　　随着教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的发布,作为贯彻落实这一法规的配套措施,研究修订《高等学校档案实体分类法》(以下简称“分类法”)的问题愈加凸显出来。本文结合我校近20年来贯彻落实“分类法”的实践与体会,就如何进一步完善高校档案实体分类方法进行探讨。 　　 　　1　简要回顾 　　 　　现行的《高等学校档案实体分类法》是1993年11月16日由原国家教委教办文件发布的,自1994年1月1日起施行,而我校作为国家教委确定的首批试点单位之一,从1992年就开始了“分类法”的尝试,近20年来我校贯彻落实“分类法”经过了“初步试点-恪守敦行一逐步调整”的实践历程。 　　 　　1.1　初步试点(1992年～1994年) 　　1992年4月28日,国家教委办公厅“关于组织《高等学校档案实体分类法》试点的通知”(教厅档[1992]24号文件)下发后,我校即刻根据通知精神,积极开展试点工作。我们选取了1991年度档案作为试点对象,按照《分类法》试点稿,归类整理了1149卷。经过初步尝试,我们认为,新的分类办法总体而言类目体系比较清晰、周全,大多数归档文件材料可以“对号入座”,但也遇到一些问题:一是感觉一级类目“行政管理”的理论外延比较庞杂而实际内涵却相对贫乏(很多内容被其他大类下的综合类抽走了);二是科研、设备、基建等大类的二级类目因情况复杂很难统一模式;三是处理各级次类目之间交叉问题的合理分流与准确归属比较棘手。试点工作结束后,我们及时进行了总结,并将总结材料上报业务主管部门。 　　 　　1.2　恪守敦行(1995年～2000年) 　　国家教委办公厅“关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的通知”下发后,我们严格按照正式发布的分类办法,结合本校实际进一步规范档案实体分类方案。在保持党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会十大类和特殊载体“声像类”不变的基础上,又增加了“实物档案”和“名人档案”两大类。在二级类目中,除行政大类中的监察与审计、武装与保卫分别设置外,其他未变。教学类选用第一套方案,即按教学环节分类;科研、设备、基建、产品四大类的二级类目除11为综合外,其他均按随机项目分别设类。 　　 　　1.3　逐步调整(2001年至今) 　　随着时间的推移和档案工作的发展变化,我们在贯彻落实“分类法”的实践中遇到的老问题愈加突出,新问题不断涌现,迫使我们不得不从2001年开始,逐步对原定的档案实体分类方案进行适当调整。首先,对科研档案分类遇到的问题进行调整。科研档案起初是分年度按项目分别设置二级类目,比如2000-KY11(综合)、KY12(第一个项目)、KY13(第二个项目)……依此类推,项目越多,二级类目也就越多。由于我校是师范类院校,科研项目以基础理论研究为主,形成的科研项目档案材料较少,基本上是一项一卷,如果按项目断开设置二级类目,势必出现从“1”打头编排案卷序号较多而延续编号却很少,给档案管理和利用造成诸多不便。因此,我们改为按文科(社会科学)、理科(自然科学)分别设置两个二级类目,文、理科下按项目归档时间顺序各编一个大流水案卷序号。 　　其次,对基建档案分类遇到的问题进行调整。近年来,高校基建工程项目剧增,由于基建工程建设历时较长,在项目审批、招投标等管理环节,不同项目之间文件材料交叉重叠现象比较严重,因而基建项目材料按时成套归档相当困难。为此,我们除保持JJ11为基建综合(基建工作管理性文件入此)外,还特别设定JJ12为项目综合(项目交叉文件入此),凡是自然独立的基建项目档案从JJ13开始按项目断开分别编目。 　　最后,对教学档案分类遇到的问题进行调整。主要是针对数量愈来愈多的研究生学位档案和本科生学籍档案,在原有的二级类目下再按学历层次和性质设置三级类目。为维护研究生教学档案的成套性,我们突破原有教学档案的二级类目体系,以“人”为单位,将招生录取登记表、学籍卡、成绩单、课程培养计划、中期筛选考核表以及学位申请审批材料和毕业生登记表等各种应归档文件整合为一体并入“JX16”,按件整理,每人一盒。这样,既丰富了研究生教学档案的归档范围,又便于系统整理、保管和提供利用,工作效率提高了一倍多。 　　与此同时,处理各级次类目之间交叉文件的合理分流与准确归属一直比较棘手,这不仅是由于归档部门兼职档案员难以熟练把握,即使是档案馆的业务指导人员,也因个人理解上的差异而常常意见