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对公文定稿隐性利用价值探讨 　　摘要：公文定稿作为归档文件的重要组成部分，在档案资源建设中占有举足轻重的地位，然而在公文制发工作完成后，其价值往往被人们所忽视。本文从公文定稿的公文制作价值、工作参考价值、法律证据价值、历史研究价值四个方面探讨公文定稿的隐性价值和在档案信息资源开发利用中的独特优势，以期引起文档工作者对公文定稿的重视。 　　关键词：公文定稿档案信息资源隐性价值 　　一直以来，由于我国关于文书档案管理的相关规定，明确要求公文定稿和对应的正本作为一件进行整理归档，因此，目前我国各级各类档案管理机构保存了大量不同时期形成的公文定稿，在档案资源建设中占有举足轻重的地位。然而，由于人们对公文定稿的价值缺乏必要的认知，其开发利用工作几乎一片空白，造成了人力、物力资源的极大浪费。另外，在新技术条件下，认为公文定稿没有实际效力，不需归档保存的呼声此起彼伏。那么公文定稿除了“作为缮印正本的依据”[1]外，还有哪些隐性利用价值有待挖掘呢？下面从四个方面进行分析探讨。 　　一、公文制作价值 　　定稿的公文制作价值包括三个层面的含义，一是首次复制公文正本；二是在公文执行或归档工作中根据需要重复复制公文正本；三是为正本缺失的历史档案仿制公文正本。首次复制公文正本属于公文定稿的原始使命，本文不再论述，下面具体分析一下公文定稿重复复制、仿制正本的价值。 　　（一）重复复制公文正本的价值 　　根据需要利用以前的底片冲洗照片是许多人都经历过的事情，事实上公文定稿相当于底片，而公文正本相当于冲洗出来的照片。对于首次缮印的公文正本不能满足工作需要或归档需要时，能否利用公文定稿再次复制公文正本呢？笔者认为是可以的，原因如下： 　　（1）依据公文定稿复制正本没有数量限制。现行的《党政机关公文处理工作条例》及以前的历次修改稿中都未规定依据公文定稿印制正本的数量和次数，印制份数由收文机关的数量和工作需要确定。 　　（2）依据公文定稿复制正本没有时效限制。实际工作中有的公文定稿签发后当天可以印发，有的数天甚至数周才进行印发，公文定稿签发后没有所谓的有效期，制发周期由公文的缓急程度和工作量来决定。 　　因此，依据公文定稿可以重复复制正本，以确保工作需要和归档文件的完整性，但公文定稿转换为正本应满足下列条件：公文制发机关的名称、发文字号、印章、签发人等没有发生变化，并履行一定的审批手续方可进行。 　　（二）仿制公文正本的价值 　　定稿具有仿制正本的价值，是针对库藏历史档案而言的。由于历史原因，一些库藏档案中仅保留了定稿，而没有与之对应的正本，且因公文制发机关名称、印章、领导人等要素发生了变化，无法履行正常的复制审批手续。这种情况下，可以依据公文定稿，并参照与之文号相连的公文，进行公文正本的仿制，再现公文正本的内容和格式。 　　综上，由于公文定稿与正本是不可逆的关系，根据公文定稿可以复制、仿制公文正本，而通过公文正本无法完全复原公文定稿的草拟、修改和审核等过程，这也是公文定稿的独特价值所在。 　　二、工作参考价值 　　（一）收文机关履职的依据 　　正式公文作为收文机关办事的依据是大家约定俗成的共识，而公文定稿作为收文机关办事的依据许多人并不认同，有人认为“定稿不作为受文机关办事的依据，它不具备实际效力”。[2]笔者认为，履职的依据包括公文、电话、传真、电子邮件、官方微博等多种方式。公文定稿经领导签发或会议讨论通过后，即具备了法定效力，作为收文机关办事的依据合情合理。为什么工作中很少用公文定稿作为履职的依据呢？原因是公文定稿是唯一的，不能将公文定稿原件发送到多个收文机关，而公文正本制发的数量可以根据工作需要确定。 　　随着技术进步，公文定稿多以电子版的方式存在，容易复制和传播，通过邮件、QQ、微信等方式发送到收文机关变得轻而易举。公文底稿作为收文机关办事的依据是对公文正本的有益补充，并具有以下优势： 　　1.提高工作效率。公文定稿签发生效后，尚需打印、校对、复核等环节，正本制发完成尚有一段时间，收文机关在收到正式公文之前，可以依据公文定稿的内容进行工作。实际工作中也经常采用传真、电子邮件等手段将已签发的公文定稿传递到收文机关，处理一些时效性较强的工作事项，以提高工作效率。 　　2.便于准确领会公文意图。参照公文定稿开展工作更有利于了解公文制发机关领导的真实意图，特别是具有较大修改的公文定稿，可以帮助我们了解和研究文件的修改、形成及内容的充实过程，从而有利于对文件的理解和贯彻执行。[3] 　　3.协助审核、校对公文内容。若在公文定稿使用中发现错误或瑕疵，及时反馈给经办人，经签发领导同意后，在正式公文制发前采取及时的补救措施，亡羊补牢犹未晚矣。 　　（二）辅助档案管理的作用 　　公文定稿在文书档案的整理工作中扮演着重要的角色。