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浅析国网公司实行会计档案电子化管理可行性 　　【摘要】随着国网公司信息化水平和精细化管理程度的日益提升，大量的会计凭证、财务报表、账簿等会计资料以电子形式产生和传递，并最终以电子形式形成会计档案，对管理上提出新的挑战。国网公司在会计档案电子化方面积极探索，将使公司未来的会计档案管理工作在效率、规范、环保、信息共享方面有更多可以想象的提升空间。 　　【关键词】会计档案 电子化 国网公司 　　一、概念与背景 　　会计档案是企业最重要的资料之一。与传统会计档案相比，电子化会计档案的形成、保存、使用等都要依赖于信息化建设，会计档案电子化是指将传统的纸质会计档案，转变为在计算机等介质上进行存储和应用的记录着企业经济业务活动的电子资料，包括电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文档及其他资料等。 　　会计档案管理工作主要包括以下几个部分： 　　（1）会计档案的前期收集整理工作； 　　（2）后期归档保存工作； 　　（3）会计档案的应用管理工作：主要是用于预算、决策和分析等方面需求，管理好借阅、授权、跟踪、检索、共享等环节； 　　（4）会计档案安全管理工作：档案数据的保密、查询控制、病毒防护以及辅助安全管理等。 　　经过财务信息化工作的持续开展，会计凭证、账簿、会计报表在国网公司已逐步走上电子化的道路，对会计档案保存形式及管理方式的信息化变革的需求就自然地成为了下一个信息化目标。近两年来财政部也在积极推进会计档案电子化管理的试点工作以及对《会计档案管理办法》的修订工作，一系列有关会计档案电子化管理的标准和规范也将陆续出台，这为国网公司开展会计档案电子化工作提供了依据和保障；与此同时，国内的一些央企和国企，也在这一信息化领域做了积极探索和实践，为国网公司开展会计档案电子化工作提供了可资借鉴的经验。 　　会计档案电子化是会计原始凭证电子化的必然结果，是会计档案保存形式及管理方式变革的必然趋势。会计档案实现电子化后，不仅可以解决会计档案纸质化现状所存在的种种问题，同时也使得财会人员从重复性高且繁杂的会计核算事务中解脱出来，弱化劳动强度，保证工作质量，同时还可以在信息共享方面有更进一步的想像和作为。 　　二、目前档案管理工作存在的问题 　　随着近年来国网公司精益化管理水平不断提升，会计档案管理工作取得了较大成效，使得档案作为查证、史料的作用发挥得更加显著。但随着会计工作信息化程度加深，国网公司目前会计档案管理方式的局限性也越来越明显，除了存在资源消耗大、管理难度大等问题，与公司会计信息化程度也日趋不匹配。为适应国网财务管理制度改革与财务信息化发展的变化趋势，对会计档案管理方式进行更充分得电子化改造正在被提上议程。国网公司财务部经过分析和总结，认为目前档案管理工作存在着几个方面的问题： 　　第一，会计档案查阅不便。会计凭证、账簿打印造成纸张浪费、耗时且利用率不高，查看不方便，而先进的ERP系统拥有多维度的查询、搜索、调阅功能，早已取代翻账本查凭证的落后方式，传统的会计档案管理方式制约了信息化的发展。 　　第二，会计电子化不彻底。国网公司目前的会计档案管理过程为：获得原始凭证、记账、账簿、报表和归档，其中记账、账簿和报表这些环节都实现了电子化，原始凭证和会计档案管理这两个环节还处于半纸质化半电子化的状态，部分未实施原始凭证电子化的省市单位或直属单位仍然在以纸质化的形式将原始凭证在记账凭证后面。 　　第三，会计工作效率受制于未信息化环节，审批流程要线上线下走两遍。国网大多数单位都已使用员工报销系统，但由于审批过程不能脱离纸质文档，造成线下纸质走一遍签字，线上再走一遍电子审批，不仅没有提高工作效率，还造成了资源浪费。 　　第四，已有政策难落实。国网总部前后历时两年完成的《国网原始凭证管理办法》，下发后应用情况不明，政策制定的执行情况及对企业财务情况的贴切程度难以判断。 　　因此，根据国家电网公司“三集五大”的工作部署及财务信息化建设的总体目标，为进一步加强信息化对会计基础工作的支撑作用，同时也为了响应国家财政部的号召，国家电网公司提出了“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入信息存储系统，实施电子化管理”的工作思路，积极推进原始凭证电子化管理系统的建设与应用，以逐步实现规范化操作、无纸化办公，自动化处理，智能化分析等先进的财务管理模式，全面提高基础会计工作及财务管理工作的效率与效能。 　　三、会计档案电子化的好处 　　一是简化了和规范了会计档案建立和归档的流程。当前国网公司的ERP等各类会计系统均具有对凭证或报表等会计资料进行汇总、查询和导出的功能，同时也已实现了通过扫描仪等影像采集设备对大多数纸质原始凭证进行电子化采集技术的应用。与传统的实体会计档案管理方式相比，大量以往需要手工编制或