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电子文件管理模式研究 　　随著信息技术的飞速发展，电子文件应运而生。电子文件与纸质文件的不同特点，导致了管理上的一系列变化。各国档案工作者在研究电子文件管理方法的同时，也在积极探索电子文件的管理模式。 　　1 电子文件管理模式的理论基础 　　1.1 文件连续体理论 　　文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充，是文件生命周期理论运用于电子文件管理实践的一次新的理论抽象。它拓宽了文件和档案的管理思路，即一体化管理思想。文件连续体理论提供的一体化思想强调共性而不是差异，强调质量而不是数量，强调积极主动和连贯性的思考而非消极被动和无法比较的思考，强调全局观念决策而非局部利益决策，强调实施一体化控制而不是搞分裂，强调统筹兼顾解决问题而不是各行其是，强调通过合作使用户满意。 　　1.2 文件管理流程重组理论 　　文件管理流程重组是冯惠玲提出“业务流程重组”后由周毅明确提出的。周毅认为，传统管理环节上的“分工”在一定程度上也肢解了文件运动的联系性和连续性，自动化环境下文件管理的最大特征是以数码化的信息作为处理对象，对其控制与组织管理的方法将不再以流程分工作为基础，传统文件管理的各业务流程之间的界限将变得模糊。文件管理流程重组是指为了在衡量文件管理绩效的关键指标上取得显著改善，从根本上重新思考、彻底改造文件管理的业务流程。笔者认为，文件管理流程重组是在信息技术发展的背景下提出的，是对传统管理流程的重新思考。但我们也应客观地看待传统管理流程的积极影响，不能激进地否定传统管理流程，不能急于“彻底的改变”。 　　1.3 前端控制理论 　　电子文件的产生、电子文件作为档案的诸多特点以及电子文件管理对于后续档案管理的影响等因素，要求档案工作者对文件管理工作提前介入，以保证文件管理的质量，并使文件管理阶段的成果为后续档案管理所利用，这就是档案的前端控制。但也有学者提出了用源头控制代替前端控制，认为有必要跳出档案工作相对狭隘的范围，转入电子政务领域，以更大的视角，把文件与档案管理纳入电子政务的政务信息管理进行问题分析与问题解决，从文件生成的源头就对政务信息管理流程进行优化重组，用顶层设计与源头控制代替前端控制。 　　2 机构内部电子文件管理模式 　　2.1 “双套制”管理模式 　　现在很多机构将业务活动中产生的大量纸质文件和电子文件同时归档保存，形成不同载体类型的档案，即双套制。相对于传统档案来说，电子档案存在固有的缺陷。但是，随着计算机技术的发展，电子文件的数量明显增加，同时，社会对档案信息的需求量、系统性、时效性等要求也进一步提高，传统的档案管理方法和管理手段无法满足社会需求的增长，因此，采取“双套制”管理模式是必然选择。从目前情况来看，唯有实行“双套制”归档，才能既满足凭证性需求，又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求。可见，双套制的存在有一定的必然性和合理性，但并不是说双套制就只有优点而无缺点。某种意义上，“双套制”并未带来人们所企盼的现代化的便捷和高效，如果处理不当，不仅未能实现工作效率的“提速”，反倒增加了更多的负担。笔者认为，在实际工作中应注意科学界定双套制管理的文档范围，不能以偏概全，造成不必要的浪费，影响工作的效率和效益。 　　2.2 文档一体化管理模式 　　所谓文档一体化管理，就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发，统筹规划，科学管理，实现文件管理部门由文件形成、收发、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理。但电子文件的产生，使这种分界线越来越模糊了。实施档案一体化管理，档案工作者必须参与到文件的形成管理中来，文件形成者及管理人员也要了解档案管理的内涵、过程及开发利用的基本规律，统一制度、统一格式、统一管理。建立文档一体化的计算机网络系统，开发一体化管理软件，确定综合管理标准，贯彻实施标准化工作。 　　3 档案馆与数字档案馆电子文件管理模式 　　3.1 集中式管理模式 　　集中式管理模式就是各个机构的失去现行使用价值的电子文件由档案馆对其进行集中统一的管理模式。其优点在于：由于档案馆具有较好的技术条件和高素质的业务人员，一方面可以保证电子文件实体得到妥善保管，尤其是对具有永久保存价值的电子文件实现长期有效的管理，从而实现档案保存社会记忆、维持历史原貌的职责；另一方面，可以有效地防止档案被删改和随意销毁，以保证电子文件的真实性和可靠性。集中式管理模式有利于电子文件管理规则和标准的统一，有利于对电子文件的保管，有利于效益先行，有利于档案的开放利用。 　　3.2 分散式管理模式 　　分散式管理模式就是各个机构的失去现行使用价值的电子文件由各机构