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对通信光缆建设项目档案准确性问题探讨 　　摘 要：准确性是项目档案质量的灵魂，对项目日后的维护、管理、改建、扩建等工作具有决定性影响。文章结合中国联通河南省分公司通信光缆建设项目档案管理及验收工作实践，对项目档案准确性的衡量标准、判别方法、保障措施进行分析探讨，以丰富项目档案管理经验，进而提升管理效率和效果。 　　关键词：项目档案；准确性；标准；方法；措施 　　由于通信光缆线路多属于隐蔽工程，受不可抗力、人为因素破坏后，抢修工作对通信光缆建设项目档案（以下简称“项目档案”）的依赖性很大，项目档案的准确性对其抢修效果往往具有决定性影响。项目档案准确性有无衡量标准？如何判别项目档案准确性？怎样在项目档案形成时保障其准确性？笔者结合项目档案管理及验收工作实践，进行分析探讨。 　　1 衡量标准 　　1.1 依据性。依据性是项目档案准确性的前提，项目建设的酝酿、决策、立项、可研等过程都不是随心所欲的，而是一个有理有据、环环相扣、严谨细致的过程，每一个建设阶段或专业都应有相应的批复文件、会议纪要、合同、协议等作为建设依据，以确保建设过程的合法性、合理性。因此，项目档案也必须真实反映这一客观过程，准确体现事物的来龙去脉，以避免项目成为无源之水、无本之木。 　　1.2 完整性。完整性是项目档案准确性的保障，不完整的项目档案准确性便无从谈起。只有从立项到竣工投产各阶段，从线路、设备、工艺各专业都形成完整的项目档案，并满足以下三个条件方能称得上完整：一是归档文件应办理完毕，各项内容填写完整，不缺项漏项；二是载体形态完整，在确保纸质档案完整的基础上，查看照片、录音带、录像带、光盘等各种载体形态的档案资料，与纸质档案对应的电子文档，以及与项目有关的实物档案等是否完整；三是法定手续完备，项目档案的完整性不能忽视其印章、签字等法律手续，责任人的全称或通用简称、签字日期及签署意见不能随意省略，应清楚、规范、完整。 　　1.3 一致性。一致性是项目档案准确性的核心，只有整套项目档案反映的内容与线路、配套设备、建筑物、构筑物、隐蔽工程等竣工时的实际概貌一致，并随改、扩建活动及时准确地进行相应变更和补充，与实物保持持续一致性，方能体现项目档案的准确性。具体来讲，项目档案的一致性体现在以下几个方面： 　　1.3.1 设计文件与建设目标的一致性。建设目标反映项目建设单位的业务需求、投资额度、建设规模、预期效益等，设计文件应与建设目标保持一致，在设计说明、概预算、施工图等方面不应与建设目标出现较大偏差，除非建设目标发生变化，也不宜进行过多设计变更。 　　1.3.2 招标文件与建设合同的一致性。投标单位只有对招标文件的全部内容进行点对点应答，并符合招标文件的要求，否则就不可能中标。因此，招标文件作为签订建设合同的重要依据，其内容应与建设合同的内容保持一致，除非根据《合同法》第七十七条双方协商一致可以变更合同外，不能出现背离招标文件实质性内容的合同。 　　1.3.3 竣工文件与工程概貌的一致性。只有竣工文件与工程概貌保持完全一致，才能作为工程管理、维护、改扩建的依据，否则“如果图物不一，建筑物管理和维修就会瞎子摸鱼、到处碰壁、处处开挖，造成极大浪费，甚至造成断水、断电、断气和安全事故，造成重大损失”。[1]这种一致性体现在：①光缆、通信设备等的数量与设计文件标注的数量相一致；②设备的规格、型号、供应商、产地、批次与实际相符；③光缆、设备等的布放位置，相互间的方位关系与实际一致，做到图物相符；④各种主材、辅材的品种、质量、理化性能与效用同竣工文件一致，否则会造成实际使用寿命与设计寿命不符。 　　1.3.4 财务决算与概预算的一致性。概预算是依据建设目标对投资额度的估算，在实际执行过程中可能存在一定的偏差，但误差率应控制在一定的范围内，不能有计划外支出、变相支出等不合理支出，投资额度调整应进行严格的审批，保持工程竣工决算与概预算基本一致。 　　2 判别方法 　　2.1 日期校验法。日期校验法是根据《企业内部控制基本规范》的要求，通过查看项目档案的成文日期，判断项目档案准确性的方法。其一是通过项目档案的成文日期判断建设过程是否违背正常建设流程，比如开工日期早于施工合同签订日期，试运行日期早于完工日期等，上述成文日期的相互矛盾，说明建设流程的相互颠倒和混乱，必将为项目档案的准确性埋下隐患。其二是通过项目档案的成文日期判断项目建设与档案编制工作是否同步进行，如果项目档案形成日期晚于对应的建设进度，说明项目档案的编制存在事后补缺的嫌疑，特别对于隐蔽工程来说，事后编制的项目档案的准确性将令人难以信服。 　　2.2 按图索骥法。按图索骥法是指根据项目档案记录的某项内容判断与之相关联的其他内容是否完整、准确的方法。如根据设计变更通知单，去查看设计变更的依据及审