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对新时期高校基层学院办公室工作思考 　　摘要随着高等学校办学规模的扩大、办学层次的提升、办学水平的提高和内部管理体制的不断深化,高校基层学院办公室所承担的任务也随院系职能的延伸而不断变化。只有与时俱进、开拓创新,并针对实际工作中存在的问题,在工作职能、工作思路、管理制度和手段等方面创造性地开展工作,才能使高校基层学院办公室进一步发挥承上启下、协调左右、联系内外的作用,充分体现其在高等学校管理系统中的重要地位和“窗口”职能。 　　关键词高校 办公室工作 思考 　　中图分类号:G647文献标识码:A 　　 　　随着我国高等教育事业的快速发展和高教体制改革的不断深化,高校办学规模不断扩大、办学层次稳步提升,高校的院系规模也在不断扩大。不断提高办学水平、走内涵发展之路、办人民满意的教育成为高校发展的主要方向。高校基层学院办公室在高校基层组织体系中占有重要位置,作为学校基层学院的综合办事与服务机构,具有承上启下、协调左右、沟通内外的职能,是展示学校管理水平和精神风貌的重要窗口。如何紧紧围绕学校的中心工作,促进院系工作更好更快地发展,是摆在高校基层学院办公室面前的主要任务。高校基层学院办公室应该在新形势下,努力为本学院的教学科研服务,为培养和造就众多的四个现代化所需要的人才服务,不断加强和改进基层学院各项工作,为提升高校教育教学水平、人才培养质量和管理层次发挥作用。 　　1 高校基层院系办公室工作的特点 　　1.1 上传下达,协调督办 　　高校基层学院办公室作为一个综合部门,承担着办理、沟通、协调、联系等诸多事务。对学院领导所交办的事项,办公室要及时落实到有关部门及经办人,并将办理结果向学院领导汇报;对学院内部的各类请示报告及信访件,办公室要及时提交有关领导,根据领导批示交相关部门办理,并回复处理结果;办公室要定期汇总领导批示文件的办理情况,督办未完成事项;办公室要配合学院领导,协调好基层学院内部各部门的工作,及时化解各种矛盾,确保学院内部的教学及管理工作正常有序运转。 　　1.2 服务领导、服务部门、服务院系 　　高校基层学院办公室的工作千头万绪,一言以蔽之,就是服务。办公室要为学院领导服务,当好领导的参谋,完成领导交办的各项工作;要为学院内各个职能部门服务,使各部门安于工作,做到各司其职,各负其责,忙而不乱,和而不散;要为学院内的师生服务,让老师教书育人,使学生学有所成。总而言之,办公室要做好学院工作的办事员、信访员。 　　1.3 参与决策,强化管理 　　高校基层学院办公室既要不折不扣地执行上级政策、规章、文件和重要会议精神,又要认真领会和贯彻基层学院领导的指示精神,根据学院工作实际和新时期对高等教育的要求,按照学院领导的布置,参与学院对重大事项的决策,适时制订学院的中长期规划,为领导决策提供参考。同时,基层学院办公室作为中枢管理部门,要根据学校要求不断修订学院的规章制度,推进管理的制度化、规范化和程序化,提高学院整体管理水平,不断更新管理理念、塑造学院整体形象、营造优秀的校园文化氛围。 　　1.4 注重时效、提高效率 　　高校基层学院办公室的工作牵扯到学院工作的方方面面,它是代表学院领导行使学院的行政管理权的。由此,学院系公室的工作必须讲究高效、快捷、及时、准确。无论是基层学院办公室主任、副主任,还是办公室的工作人员,无论干什么事,都应注重提高工作效率,学院办公室就像一个球队的中锋,只有及时快捷将球传递给其他队员,才能克敌制胜。特别是在当今高度信息化时代,基层学院办公室工作时效性就显得更为突出。 　　1.5 公关窗口的示范作用 　　同其他单位办公室一样,高校基层学院办公室有着“窗口”、“关口”之称。基层学院办公室要把好机要关,对经办的文件、经管的印鉴,应注意做好保密工作,对代表学院领导承办的信访、接待、服务、内外联系应注意学院的整体形象,加强精神文明建设。基层学院办公室在处理大量文件信函、接待各方面的来访上访及对内对外的联系中充分体现着它的公关作用。基层学院办公室在处理事务过程中公关能力的高低直接影响着学校办公室的工作效率。 　　1.6 办文办事规范条理 　　日常办文办事是办公室的基础工作和基本工作职能。不论是领导交办的事项,还是下级部门上报请示的事项,都需抓紧时间,高效、圆满、妥善地办理好,让领导放心,让部门满意。同时,办公室工作需要实行规范化和科学化管理。对带有规律性和程序性的经常性工作和周期性工作,需事先做好计划安排;对突发性和临时性工作,要注意平时积累,善于捕捉信息,并通过制定印信管理、会议管理、公文处理、公务用车等制度,使杂事、琐事条理化、规范化。 　　2 加强改进高校基层院系办公室工作的思考 　　要加强和改进高校基层学院办公室工作,实现管理上水平、服务上档次、业务上台阶、工作有突