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对民国档案数字化前整理工作几点思考 　　摘要：本文就民国档案数字化前整理工作，提出不仅要注意解决标准化、整理编目有机结合、业务外包、文件级著录试点等问题，还应遵循实事求是、尊重原基础、就卷整卷等原则，采取“大部分不动，小部分加工，避免打乱重整”的方针，针对不同的全宗档案采取不同的整理方法。 　　关键词：民国档案档案数字化数字化前整理 　　中国第二历史档案馆（以下简称二史馆）正在开展的民国档案数字化项目始于2013年，目标是在五年内完成档案数字化前整理6000万页、数字化加工5000万页的工作。这一庞大系统的档案数字化工程，包括数字化前整理、扫描、缩微、质检、验收等十余个环节。数字化前整理工作是民国档案数字化工程的基础环节，是指以全宗或专题为单元，依据档案整理的基本原则、程序和方法，对已经过初步整理的民国档案进行系统编目，按照卷内文件的历史联系进行秩序排列，并通过编写页码加以固定，以实现档案实体有序化，方便档案数字化加工的过程。[1]本文在对民国档案数字化前整理工作的必要性进行分析的基础上，系统阐述了民国档案数字化前整理工作中应该注意的问题及遵守的原则、方针和方法，以利于民国档案数字化转型工作的更好开展。 　　一、民国档案数字化前整理工作的必要性 　　（一）“两步走”方针奠定了民国档案数字化前整理工作的基础并取得一定成效 　　1950～1960年，二史馆主要创建者王可风等人，针对“档案山”“档案海”和“玉石俱存”“玉石不分”的现实性，与国家社会主义改造和建设对民国档案需要的迫切性，明确提出档案整理“两步走”的方针，即先按全宗进行初步整理，条件具备后再进行第二步“科学化、系统化”的细整。1978年改革开放以后，二史馆尝试按照“科学化、系统化”的要求，并结合馆藏档案实际，采取了切实可行、灵活多变的整理工作模式，先后对国民政府教育部、经济部、北洋政府审计院等全宗档案进行整理。1995年，共计完成档案整理918个全宗，形成档案189万个卷宗。[2]从20世纪90年代中期开始，在以往档案整理的基础上，二史馆陆续启动了“2188袋零散档案”整理工作以及邮电、银行、烟草和财政等档案的数字化前整理工作。2012年底，已完成数字化前整理1800万余页。可以说，“两步走”的档案整理方针，不仅为二史馆民国档案数字化前整理工作奠定了坚实基础，而且丰富了馆藏民国档案的目录数据库，基本满足了社会各界对民国档案信息资源的有效利用。 　　（二）对二史馆向数字化档案馆转型具有重要意义 　　随着传统档案馆向数字化档案馆的逐步转型，二史馆也在积极推进民国档案数字化工程。在推进数字化的过程中，二史馆的档案整理工作存在一定问题，主要体现在初整阶段。例如，“一卷多宗”“厚卷”“杂卷”问题亟待解决；馆藏档案近九成卷内文件次序没有固定、未编页码；部分案卷标题与内容不一致；邮票、商标、书稿、字画、照片、实物等特殊档案未作标识等，这些问题制约着档案数字化加工，进而影响到二史馆向数字化档案馆的顺利转型。对于上述问题，究其原因在于：一是既有民国时期各中央机关整理档案时的遗留问题，又有新中国成立后二史馆在不同时期整理档案带来的问题。二是技术上的缺位制约着民国档案的整理工作，使民国档案资源在相当长的时期内处于封闭状态。三是20世纪90年代档案整理理论不断出现，使档案整理工作处于探索阶段。因此，做好当前的民国档案数字化前整理工作，对二史馆向数字化档案馆成功转型具有重要的现实意义。 　　二、民国档案数字化前整理工作应解决的问题 　　（一）数字化前整理工作必须标准化 　　《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。”二史馆的民国档案数字化前整理工作，也同样需要标准化。在民国档案数字化前整理的实践中，二史馆需着重解决以下问题：一是不断认识和了解民国档案的特性和规律。在每一个全宗档案整理结束时，都需要编写整理说明，详细记录档案数字化前整理方法及解决档案整理中所遇到的问题，以期为编制《馆藏全宗级目录》及修订《中国第二历史档案馆指南》积累资料。二是建立工作制度和完善业务标准。例如，总结制定《民国档案数字化前整理规则》、《案卷标题问题及处理办法》、《案卷审查要求》、《馆藏档案卷内文件编制页号实施细则》等业务标准和规范。 　　（二）整理编目有机结合 　　民国档案数字化前整理工作还需要将整理编目有机结合，进而借助大数据技术，建立馆藏目录数据库，以便开放利用。该数据库应具有：（1）馆藏各类目录数据的高度整合。集全宗、案卷、文件等信息于一体，实现一站式档案信息检索，是档案调出、归位等实体管理的依据。（2）设有包括档案全文信息检索在内的众多检索入口。利用者可以通过某个检索入口进行初级检索，也可以运用灵活的方式进行提问式等高级检索。