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对我院离退休职工档案管理和服务思考 　　摘要：医院离退休职工工作是党干部工作的重要构成部分，它不属于中心工作却牵动中心工作，因此必须要做好医院离退休职工的管理服务工作。而医院离退休职工的档案管理作为管理工作中的重要一环，对整个离退休职工的管理工作有着重要影响，所以做好医院离退休职工的档案管理与服务，是为服务离退休职工的工作奠定坚实基础。 　　关键词：离退休职工；档案管理；服务 　　我院是由三家三甲医院组合而成，离退休人员达1000余人，几乎占在职工的50%，如何做好离退休人员工作，充分利用好他们原有档案和服务档案的建立显得尤为重要。我院离退休人员的档案分别存放在两个院部，这对离退休人员档案的整体管理以及查阅带来诸多不便，为此有必要积极探讨有效的管理方式，解决管理与查阅过程中的不便。 　　1 医院离退休职工档案管理与服务的意义 　　1.1医院是知识分子密集的地方，特别是离退休职工中有很多高级专业技术人员，我们医院离退休职工中高级专业技术人员占整个退休人员的20%，医院是他们作用以及经验发挥的平台，做好医院离退休职工档案管理与服务工作，提升档案查阅效率，及时了解医院离退休职工各方面的情况，便于更好地发挥老同志的技术优势。 　　1.2我院启动的《重庆市中医院百年星火传承集》的编撰工作，档案资料在这项工作中占有重要地位，可以给编撰工作提供理论支撑。 　　1.3对离退休工作办公室的人员来说，做好档案的管理与服务，全面掌握离退休职工的基本情况，能有的放矢地做好服务工作，提升工作的质量与效率。 　　1.4退休人员独生子女证丢失申领补助费，提供独生子女审批表复印件；房屋过户时，退休人员亲属关系证明；退休人员工龄工资、高级职称、劳模等相关待遇的调整；退休人员子女入党时，提供政审情况等等都需通过查阅档案资料来提供。 　　2 离退休人员档案管理现状 　　相较于在职职工的档案而言，离退休人员的档案管理相对薄弱，主要表现在： 　　2.1离退休职工档案放置分散，不便于管理和查阅利用。现离退休职工档案存放于两个院部，给管理和老同志查阅档案带来不便。 　　2.2档案文件材料有缺失情况 档案文件材料有缺失主要是指职工的档案缺乏完整性，主要是一些职工档案里没有职称评审表、学历登记表、调整工资等相关文件材料，对职工档案的查阅、管理以及利用等造成了影响，自然管理起来也有诸多不便。 　　2.3档案管理者身兼数职，专业素质有待提高 由于我院离退休人员的档案是分管在两个院部的，所以档案管理人员也是分设的，而且都是兼职档案管理者，专业能力、专业知识、管理理念都需加强。 　　2.4档案资料填写缺乏规范性 一方面是组织说明与鉴定缺乏规范性，职工在填写个人履历表时未严格按要求认真详细地填定，导致一些人员的填写未能达到要求，导致职工档案的参考价值或是实用价值不高。另一方面是职工自己填写缺乏规范性，①姓名前后缺乏一致性，一些职工填表时很随意，只认为音相同就可以了；②参加工作时间不够清楚，一些职工在填表时对参加工作时间很模糊；③出生日期前后缺乏一致性，鉴于一些职工曾有入伍的经历，在填写年龄的时候就故意填大或是填小几岁，使得档案资料失去了真实性。 　　2.5离退休职工的档案均按传统的手工整理方法归档，无法满足信息化管理的要求。 　　3 离退休人员档案管理与服务的思考 　　3.1完善规章制度，规范档案管理 因为我院离退休职工的档案管理分布在两个院部，所以有必要制定统一完善的规章制度，约束两院部的档案管理。制定完善的《离退休人员档案查阅制度》、《离退休人员档案转入与转出登记制度》、《离退休人员档案收集整理制度》、《离退休人员档案鉴定制度》、《离退休人员档案保密制度》、《离退休人员档案销毁制度》等[1]，确保两院部档案工作都严格依照制度开展。此外，医院可以成立专门的监督小组，监督档案管理工作各个环节是否严格依制度办事，从制度上确保离退休人员档案的真实性与安全性，使档案管理工作更加规范。 　　3.2多项措施并举，保障档案管理 ①落实宣传，强化档案意识。医院可以借助拉横幅、办板报等方式落实档案工作的宣传，同时从正面和反面展开宣传，促使医院所有职工都树立较强的档案意识。②加大资源投入力度，购买需要的档案管理软件与设备，保障档案管理的基础设施与设备。③强化档案材料归档质量。这就需要医院制定统一规范的表格，在职工填写表格时要仔细说明并指导，对于姓名、出生日期等要重点指导，职工填写完成后医院要仔细审核，对填写不规范或不真实的要及时责令其重新填写。鉴定审核过关后要加盖医院的公章，档案的形成时间等都要明确标注，确保档案质量。④认真清理医院离退休人员的档案，从鉴别到分类到整理到归档，每个环节都必须要确保规范、真实和完整，将有问题的做好登记。⑤通过查阅文书档案、实地调查取证等