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小型外贸公司定货管理系统构建与设计 　　摘要：针对义乌市场大部分中小外贸公司，对其定货业务管理进行了需求分析，对其业务流程进行了重构，运用SQL Server数据库技术和Visual Basic设计语言，构建并实现了适合实际需要的小型外贸公司定货系统管理软件。系统支持商品选择、商品报价、合同管理、收货管理、发货管理等主要业务功能。应用表明，所研发系统能有效提高外贸公司在订货环节的快速响应能力，并在一定程度上起到规范中小外贸公司业务流程的作用。 　　关键词：外贸公司；定货管理；业务流程重构；数据流程 　　中图分类号：TP311.5 文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-10-0-02 　　一、引言 　　目前适合大型外贸公司的外贸定货系统已经比较完善，达到较高的水平，对于产品信息的查询与维护、客户及供货商信息的查询与维护和系统的数据安全保护等功能的处理技术已经相当成熟，但针对于中小型外贸公司的同类产品比较缺乏，功能不够完善，而高速发展的信息化建设必然促使中小型外贸公司不断地提高其工作效率，因此开发出一套适合中小型外贸公司使用的定货系统具有重要的现实意义。 　　外贸公司定货系统软件我们运用MS SQL Server数据库技术和易操作的可视化编程工具Microsoft Visual Basic 6.0在Windows 2000平台上设计和开发。 　　本系统具体实现的功能包括客户在线选择商品、自动形成商品选择单和报价单、商品信息的查询与维护、公司信息的查询与维护、供货商信息的查询与维护、客户信息的查询与维护、合同信息的查询与维护、订单信息的查询与维护、系统的在线帮助等。 　　二、外贸公司定货业务流程重构 　　客户选择商品的三种方式。客户到外贸公司样品仓库实地看样，业务员同时记录客户选择的商品；客户通过电子方式列出欲购商品清单；客户提出所要购买商品的类别，具体商品由外贸公司推荐。其中实地看样定货及电子方式清单是最常见的定货方式，老客户一般使用电子清单定货方式。在这一环节中，将形成商品选择单，主要内容包括商品编号、名称、产地、包装形式、计量单位、数量/箱、箱数、总数量、备注等。 　　报价基本原则：外贸公司根据商品选择单向客户提供商品报价，报价遵循的基本原则是：以商品进价为基准，上浮一定比例，产生报价；不同商品报价时上浮比例不同；对不同地区客户报价时上浮比例不同；以同一客户前次成交价为参考价进行报价。其中以商品进价为基准进行报是最常使用的报价方式。在这一环节中，将形成商品报价单，其主要内容包括商品编号、名称、产地、包装形式、计量单位、单价、(RMB元)、数量/箱、箱数、总数量、金额(RMB元)、备注等。 　　与客户的商务谈判。商务谈判的主要内容是就其供货商品的数量、价格、供货时间、供货地点、包装、运输等进行协商，主要是确定商品的数量和价格。在这一环节将产生供货合同，供货合同包含的主要内容包括商品编号、货名、包装形式、计量单位、单价(RMB元)、数量/箱、总箱数、总数量、金额(RMB元)等 　　向供货商发出定单。在供货合同形成后，外贸公司就要确定供货商，急时组织货源。在这一环节中，外贸公司将供货合同分解为一个以上的定单，并向各个供货商发出定单。本环节涉及的事务包括选择供货商，并进行价格、供货时间、包装等的谈判。形成定单（采购单），其主要内容包括商品编号、货号、货名、包装形式、计量单位、单价(RMB元)、数量/箱、总箱数、总数量、金额(RMB元)、交货期限、交货地点、正唛内容、侧唛内容、内盒唛内容等。在以上定单样式中，商品编号为外贸公司对商品的统一编号，货号为供货方（生产厂家）对产品的统一编号。 　　三、系统功能设计 　　系统主要由以下8个功能模块组成，如图1所示。 　　基础数据。外贸公司对区域、国家和地区、省/州、城市的信息输入数据库，以便公司人员能进行了对客户按地区和国家进行分类。区域信息包括编号、简称、中文名称、英文名称、备注。国家和地区信息包括编号、简称、中文名称、英文名称、区域类别、所属区域、备注。城市信息包括编号、中文名称、区域、国家地区、省州、备注。基础数据的管理包括基础数据信息的添加、修改、删除等。 　　数据字典。外贸公司把商品类别、商品数量单位、部门职责、入库类别、出库类别、付款方式、仓储要求、客户类别归类数据字典输入数据库，方便以下信息管理时调用这些数据。商品类别包括编号、类别。商品数量单位包括编号，类别。部门职责包括编号、类别。入库类别包括编号、类别。出库类别包括编号、类别。付款方式包括编号、类别。仓储要求包括编号、类别。运输要求包括编号、类别。客户类别包括编号、类别。数据字典的管理包括数据字典信息的添加、修改、删除等。 　　公司基本信息。外贸公司将公司的基本信息、部门