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建设数字化档案管理系统实践和体会
建设数字化档案管理系统实践和体会
摘要:本文以燕山石化建设数字化档案管理系统的实践为基础,介绍了燕山石化档案工作实现跨越式发展的两个基础,即专业化重组与数字化档案管理系统的建设,同时也展望了未来的发展趋势――知识管理,希望能为档案同仁提供借鉴。
关键词:专业化重组 数字化 档案管理系统 知识管理
一、专业化重组,为档案工作跨越式发展提供机制保障
作为一个国有特大型企业,燕山石化公司自1971年成立之初就建立了档案管理机构,到2009年之前,公司下属21个主要生产单位和大部分二级单位均设置有档案资料管理部门。为了适应企业发展变革的需要,2009年2月25日,燕山石化公司进行专业化重组,与其他专业管理单位一起,档案管理中心应运而生,原属公司机关和二级单位的165人按从事的专业被统一划转,负责公司档案、计算机信息和图书报刊资料管理。2009年10月1日,档案管理中心进驻投用档案馆,对馆内建筑面积的使用进行了详细的功能划分,并以档案馆为核心,利用资金、人员队伍和技术优势,从档案、图书和计算机信息三个方面的资源建设投入力量。
因此,燕山石化档案馆是集档案安全保管、档案图书资源开发利用及计算机信息资源服务为一体的现代化档案馆。如果说专业化重组为档案事业发展扫清了体制上的阻碍,那么档案馆的建成和投用为档案工作的跨越式发展搭建了平台。
二、系统整合,为档案工作跨越式发展搭建系统平台
数字化档案管理系统不是一个单独的系统管理软件,从功能上实际上体现了燕山石化公司建设知识资源管理系统的指导思想:对档案、图书资源进行统一数字化管理,以重要纸质档案数字化为基础,汇集企业业务系统归档数据,形成企业知识资源平台,实现档案、图书管理流程规范化、信息化,提高档案、图书管理工作的效率,提升档案、图书的服务利用水平,为领导、专家、专业技术人员等用户提供个性化服务。深入挖掘、整合档案和图书中的知识资源,达到知识化管理水平。
目前投入使用的该系统已经实现对燕山石化公司档案、图书资源进行初步整合的目标, 其主要功能有:
1.企业知识资源的统一管理利用:利用知识资源采集平台汇集企业知识资源,利用知识资源管理平台对档案、图书资源进行统一的管理,知识资源利用平台实现用户对档案、图书资源的统一检索和利用。
2.资源管理视图:资源管理视图是将数字档案馆里全部的电子原文采用类似于WINDOWS资源管理器分层显示的方式来展现。该平台使档案管理员就像管理纸质档案一样,脱离应用软件与数据库仍然可以管理电子档案原文。
3.库房视图:将实体档案存放的物理位置以视图方式显示,档案管理员还可利用库房视图功能查看每卷档案的案卷目录和卷内目录。
4.目录自动化导入:实现WORD、EXCEL格式电子目录自动解读导入系统功能,节省了大量人力。
5.自动组卷及报表批量打印:系统可以将业务流程中可能进行的下一步工作提示给用户,比如用户进行数据录入工作后,可以利用自动组卷及报表批量打印功能直接进行数据的批量整编、自动或手动组卷、报表批量打印等功能,而不需再进入其他管理模块进行操作。
6.电子凭证中心:业务人员从业务链条的任意节点开始检索,都可以查询到每笔业务的电子凭证原文。
7.设备资产知识库:管理人员利用设备资产知识库可以对设备采购、分配、使用、运营维护、维修直至报废进行全生命周期的管理。设备资产知识库中的资源包括:设备设计与建设文档,设备维修维护文档,设备营运与变更文档,技术标准规范、相关产品质量标准、专利、操作规程文档,参考文献、技术参考、攻关研发参考文档等,其中设备设计与建设文档来源于基建档案,维修维护文档一部分来源于企业ERP归档数据,参考资料、技术规范标准专利等来源于数字图书资源。
该系统针对燕山石化公司的实际情况,完全围绕人的使用,并以“是否方便”为标准,真正体现“以人为本”的设计思想。在设计之初就已经充分考虑到了本系统的管理者、使用者、其他应用系统的归档需要,以及使用者的不同层次需要。作为企业知识资源管理平台,该系统用模块化设计来实现资源库、元数据库、实体资源、数字资源等管理与维护各项功能。作为企业知识资源收集平台,该系统首先设计了纸质档案数字化加工和批量挂接、ERP系统数据在线归档、OA系统文件自动归档、移动载体档案自动归档、多媒体档案归档等,确保燕山石化公司现有的信息资源能够方便快速获得。该系统要求在燕山石化在用和开发的各个系统中预留档案归档接口,形成系统实时信息与档案互动。比如正在开发的“3D”工厂项目,系统用“3D”模拟出工厂装置实际操作情景,当操作者指向某一装置或设备时,系统不仅可以自动出现各种运行参数,同时可把装置或设备在数字化档案系统中的图纸和相关
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