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新常态下医院合同档案建立与管理 　　摘 要：伴随着新医改的实施，医院的经营管理发生了相应变化，而合同档案管理成为一项工作重点，能指引医院发展，促进医疗服务水平的提升。本文首先分析了医院合同档案的特征，然后阐述了合同档案的建立和管理措施，以供参考。 　　?P键词：新常态；医院；合同档案；管理措施 　　合同档案是企事业单位在经济活动中，和组织、法人、自然人签订的协议，双方的权利义务终止后，及时进行归档保存。医院在日常运行管理中，会产生大量的合同档案，对于医院健康发展具有重要作用，是解决医患纠纷、保障合法权益、减轻经济损失的依据。以下针对合同档案的建立和管理进行探讨。 　　1 医院合同档案的特征 　　1.1 凭证性 　　我国《合同法》明确指出[1]，合同档案具有凭证性，医院和另一方签订合同之后，就会对双方产生法律约束力。合同的履行、变更，权利义务的转让，以及合同终止、违约处罚等，均应该以合同档案为依据。一旦违反档案中的规则，当事人就要承担相应的法律后果。 　　1.2 多样性 　　医院经济活动频繁，因此合同种类多样，以业务职责来划分，包括药品采购合同、医疗耗材合同、办公用品采购合同、基建工程合同、物业管理合同、食品采购合同等。伴随着人事制度改革的进展，医务人员的身份也发生了变化，合同类型多元化，例如长期聘用合同、临时用工合同、派遣人员合同等。针对不同的合同档案，需要采用不同的管理措施，增加了管理难度。 　　1.3 规范性 　　医院合同档案建立之后，就会产生法律效力，因此合同本身应该满足法律法规的要求。就目前而言，国家对于合同的建立提出了明确规定，不符合规定的合同属于无效合同，也就不具备法律效力。以第11条为例，书面形式指的是合同书、信件、数据电文等，以有形表现所载内容的形式。因此，医院合同档案的建立，应该满足规范要求。 　　2 新常态下医院合同档案的建立 　　2.1 档案分类 　　从医院合同档案的类型上划分，主要包括基建工程合同、药品耗材购买合同、服务合作项目合同、人事管理合同等。对于这些不同类型的合同，要分别进行编号，依据事业档案分类标准要求，应该遵循以下原则[2]：一是方便管理和检索利用，为档案的查询使用提供有利条件；二是符合事业档案规律，在同一层次的类别中，只能采用一个标准；三是一致性和同一性，分类要具有逻辑，例如工程、借贷、设备协议、招工聘任等，应该单独立项。 　　2.2 档案收集 　　档案收集是合同档案建立的关键环节，因为档案和一般公文不同，不仅周期长、而且流程多。对于管理部门来说，档案收集过程中，中途截留档案分散保管，会影响档案资料的完整性。此外，审批签署也具有难度，因为不同档案的性质、类别不同，办理时需要经过不同的部门，承办一致性、连续性不达标。首先在合同印制环节，进行建档编号，利用医院OA办公自动化系统进行合同管理。其次在传递单审批期间，重点关注总金额、合同状态和内容、有效期等，填写时保证合同格式的统一性，为审批工作创造有利条件。最后审批、打印合同文本，一般数量为6份，交给双方当事人并签字确认。在报送档案管理部门时，要填写《合同档案登记表》，建立档案起草文本，并根据项目变化对合同进行修订补充，能真实反映出合同的履行情况[3]。 　　2.3 统一编号 　　盖章是合同档案收集建立中的关键环节，编号登记时，经办部门传递员要填写审批单，交给领导审批，根据审批单的办结情况，用印时统一编码。具体编码形式，应该根据医院的习惯分类设置，例如：处室或部门名称代码―保管期限―签订日期―主题―合同序号。第一，处室或部门名称代码，选用前两个字的首字母大写，相同时则选用前三个字的首字母大写，如后勤处为HQ，基建处为JJ；第二，保管期限按照国家规范执行，其中长期为CQ，短期为DQ；第三，签订日期采用“×年×月×日”的形式，如2017年10月1日记第四，主题词一般采用两字、三字短语；第五，合同序号为三位阿拉伯数字，如001。 　　3 医院合同档案的管理问题和改进措施 　　调查发现，目前医院合同档案管理工作中，存在的问题如下：一是档案收集不完整，出现档案失散、忽略小型项目、归档不到位等现象。二是管理工作具有随意性，没有严格按照制度规范执行，影响合同档案质量。三是管理人员职责不清，以兼职人员为例，自身业务技能水平差；而专职人员只懂档案不懂业务，管理效率低下。针对以上问题，相关改进措施如下： 　　3.1 完善管理制度 　　合同档案管理是医院管理的重要内容，能促进科研技术交流活动的开展，也是获得经济利益的有效手段，因此医务人员要加强重视程度、创新管理理念。一方面，以《合同法》为依据，加强合同档案管理的内控工作，明确管理部门和个人的职责，保证签订流程的规范化，能维护医院的合法权益，制定完善的管理