政府信息公开背景下档案管理制度构建.docVIP

政府信息公开背景下档案管理制度构建 　　2007年4月24日，《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《政府信息公开条例》）正式发布，并将于2008年5月1日起正式施行。《政府信息公开条例》以政府信息公开是政府机关的义务为基础，从公开主体、公开范围、公开方式等方面对我国政府信息公开行为做出了明确的制度安排。尤为引人注目的是，《政府信息公开条例》明确提出要构建我国政府信息公开工作的业务配套制度、工作考核制度、社会评议制度和责任追究制度等。这实际上是打开了政府信息资源管理的末端环节，它必然会产生一系列的“倒逼”效应，促使政府机关及有关管理部门完善整个政府信息资源管理制度。政府机关档案室及公共档案馆是政府信息资源聚集的部门，同时也是政府信息公开查阅点，它们具体承担着政府信息资源管理与开放服务的任务，因此，如何根据《政府信息公开条例》的要求系统构建起与政府信息公开要求相配套的档案管理制度就成为一个紧迫的课题。 　　笔者认为，政府机关档案室及各级公共档案馆（政府信息公共查阅点）应根据《政府信息公开条例》的要求，以档案管理配套制度建设为重点，实现机关档案室和公共档案馆内向型管理制度向开放型管理制度建设的转变，从而保证机关档案室和公共档案馆政府信息公共查阅点的功能实现。 　　笔者认为，在政府机关档案室和各级公共档案馆的档案管理配套制度建设中，与政府信息公开趋势相呼应的制度建设内容主要集中在如下方面。 　　 　　一、建立政府档案信息资源分级分类管理制度 　　 　　政府档案信息资源分类是指把具有某种共同属性或特征的档案信息归并在一起，通过其类别属性或特征对档案信息进行区别，并有针对性地采取不同管理业务规范。对政府信息和现行文件进行分类的标准可以是多重的。如从政府信息的涉及部门（如政府机关、第三部门、事业单位、具有公共服务性质的企业等）、政府档案信息的属性（内部共享的政府信息、公益性政府信息、商业性政府信息）、加工处理状态（原始数据、初步处理数据、精细加工数据、增值数据）以及按政府档案信息用户进行的分级分类等进行划分。一般来看，政府档案信息的基本大类可以分为保密信息、公共信息（或公益信息）和增值信息等几类；从基本分级看，政府档案信息可以分为三级：社会公开类、依法专用类和部门共享类。在分级分类基础上，各级政府机关档案室和公共档案馆应根据《政府信息公开条例》在公开范围上的总体要求，分别确立不同的政府档案信息管理与开放重点，并围绕这些重点内容组织日常业务管理工作，以确保《政府信息公开条例》提出的不同层级人民政府及其部门政府信息公开的重点任务能得以顺利完成。 　　 　　二、建立政府档案信息资源公开目录与指南的发布和更新制度 　　 　　《政府信息公开条例》第19条明确要求，行政机关应当编制、公布政府信息公开指南和政府信息公开目录，并及时更新。政府信息公开指南应当包括政府信息的分类、编排体系、获取方式，政府信息公开工作机构的名称、办公地址、办公时间、联系电话、传真号码、电子邮箱等内容；政府信息公开目录应当包括政府信息的索引、名称、内容概述、生成时期等内容。从政府信息公开指南与目录的构成内容看，各级档案业务机构应重点介入的工作是政府信息公开目录的编制与更新。政府机关档案室和公共档案馆在参与或独立完成政府信息公开目录的编制过程中，应就编制与更新周期、公开内容与范围审查、公开目录发布审核程序、公开目录编制的岗位责任等建立相关制度，从而推进档案管理部门实现由现行公务目录向开放目录编制工作的转变，并确保开放目录的编制质量。 　　 　　三、完善政府信息公共查阅点的信息管理制度 　　 　　《政府信息公开条例》第16条规定，各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点。上述规定明确了国家档案馆在政府信息公开中的地位。与此相对应，考虑到当前行政机关内部机构设置的现状和业务工作的天然联系，机关档案室也应是政府机关信息公共查阅室的首选地点。由于机关档案室和公共档案馆正从收藏和管理政府信息中的非现行文件向多类型的政府信息收藏和管理发生着转变，服务范围也从局部与有限服务向全方位的开放服务转变，这都要求机关档案室和公共档案馆的管理制度应做出新调整。 　　从公共档案馆管理制度的调整看，它不仅要完善其自身的信息公开制度（公共档案馆也是政府信息公开的义务主体之一），而且还应形成其作为政府信息公共查阅点的科学管理制度：在权限归属上，公共档案馆应明确其政府信息查阅的内部业务部门，并对其日常政府信息管理行为提出明确规范，特别是具体制订被动申请开放的受理程序规范和申请转递制度；在政府信息集中时间上，应要求有关义务主体按照《政府信息公开条例》的要求，在政府信息形成、发布或更新的同时及时抄送公共档案馆，