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浅析档案管理安全保密及信息化档案管理 　　[摘 要]众所周知，我国人口数量排名世界第一，随着国民经济的飞速发展，信息化时代悄然降临，档案管理工作面临着严峻考验。就我国目前档案管理工作开展情况来看，还有很大的进步空间。只有对档案管理工作给予足够重视，采取有效的管理手段，才能为社会与经济的发展添加不懈动力。现代化档案管理方式复杂多样化，档案安全管理工作的难度系数也就此上升。在新时期中，对传统档案管理方式进行革新刻不容缓。 　　[关键词]档案管理；安全保密；信息化 　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）01-0336-01 　　一、加强档案管理的安全保密及信息化管理的重要性 　　档案管理主要是利用计算机网络系统，将一些重要的档案信息资源进行归纳，然后通过相应的检索程序，实现资料的查找，对工作进行有效化处理。档案信息管理系统采用档案管理、档案采集和档案处理为一体的处理方式，实现档案的信息化、标准化处理。随着办公系统自动化的普及，档案管理的信息化是时代发展的必然趋势。[1]但是，现阶段的我国在档案信息系统管理中还存在一些问题，例如，合肥某公司为了适应整体办公自动化的需要，引进档案管理信息系统，在初期这项系统取得较好的效果，提升了档案收集和调取的速度，但是随着时间的推移，该系统使用中出现档案信息泄露的情况，同时出现了不同程度的外泄，为了解决这一问题，信息技术部的人员对于整个公司的计算机进行限网处理，造成公司员工其他系统在使用中存在问题。将一些情况反映给公司信息技术人员，他们并没有提供更好的解决措施，造成员工使用电脑的不便。因此，在进行档案管理的过程中应该加强对档案安全的控制，提升信息化管理水平。 　　二、档案信息化面临的安全保密的风险问题 　　1.馆藏档案数字化是开发和提供档案利用的主要手段，数字化加工可能引起档案原件磨损、档案丢失、档案信息泄密、以及因参数设置或操作工序等问题引起从模拟到数字转换过程中档案信息的不完整、不准确、不标准等风险； 　　2.数字档案信息依附的软硬件网络环境存在先天不足和技术方面的风险。网络、计算机、服务器、存储设备、系统软件和档案管理信息系统是数字化档案信息赖以生存的IT基础环境，也是引发档案信息安全问题的风险基地。 　　3.档案信息化应用系统的专业技术性和知识综合性，以及以指数方式快速增长的电子文件的存储与保管，要求对档案信息实施科学组织、合理存储、有效管理和安全备份，这对具有传统知识结构的档案工作者而言是个挑战，若不及时参与继续教育，更新知识结构，了解和研究电子文件及其工作机理，档案人员将会面临难以应对电子文件管理工作之风险 　　三、保证档案管理信息化安全建设的有效措施 　　1.提高档案管理人员的信息化意识 　　信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保烟草生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。烟草档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。 　　2.加强档案信息安全保障体系建设 　　国家对电子文件管理的要求是保存电子文件，同时归档纸质文件。2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》中第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件是信息技术的产物，其制作及管理必须采取有效技术措施来确保它的安全。目前用来维护电子文件真实性的安全技术主要有：密钥技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火、防写处理、加水印等技术措施。在管理策略上，最好采用异地备份，存用分离的管理模式。 　　电子文件是由人来制作和管理的：一要对参与制作和管理的人员要进行思想、道德、品质的审查；禁止那些道德品质不好、工作不认真负责的人员参与电子文件制作和归档电子文件管理，这是从源头上保证电子文件与归档电子文件的真实性、安全性的关键措施。二要不断进行思想教育，要养成认真负责的工作态度，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平。此外，还应建立归档电子文件管理的岗位责任制，把责任和任务落实到每个人；保证电子文件从制作到归档管理的真实性、安全性和有效性。 　　3.建立技术保障体系是提高网络系统免疫力、增强安全防护的“硬”手段 　　各类IT技术产品的正确部署和科学使用，可以从网络传输、系统保护、应用访问、信息保存和病毒治理等多个层面来开展。 　　4.加强档案信息化人才建设 　　档案管理人员没有现代化意识，就会影响管理现代化