校园行政办公信息平台设计与实现.docVIP

校园行政办公信息平台设计与实现 　　摘 要:本文介绍了清华大学深圳研究生院行政办公信息平台的建设情况。该信息系统项目面向全体人员实现了行政事务处理的电子化,建立了个人信息门户,实现了信息发布和应用系统集成。本文就系统的功能设计、运行效果等方面进行了介绍。 　　关键词:行政事务处理;信息门户;办公自动化;异地办学 　　中图分类号:TP315文献标识码:B文章编号:1673-8454(2010)11-0026-03 　　 　　一、课题背景 　　清华大学深圳研究生院(简称深研院)是清华大学唯一的异地办学机构,它不是一个单纯的校内院系,除了教学、科研的主业外还有一般院系不具备的机构运转、后勤服务、教学教务管理、科研活动管理等大量工作。独立运转的校区、与本部遥远的空间距离、紧密联系的业务、频繁往来的人员,这样的特点使得其从诞生之初就对信息化有着很高的要求。 　　经过三年的艰苦努力,深研院在信息化建设方面完成了相关基础设施的建设和若干关键业务系统的建设,如教务系统、财务系统、资产管理系统等,满足了基本的异地办学需求和信息服务需求。但同时还存在诸多不足: 　　行政办公事务信息化程度低。独立运转的校区对行政事务、后勤事务有巨大的需求,但目前我院行政部门的办公基本处在字处理和表格处理的阶段,服务质量、管理水平和办公效率都有很大的提高空间。缺乏信息系统的支持,对于信息资源的共享与利用都很困难。 　　信息和应用缺乏集成。信息发布的渠道比较分散,不利于信息的获取和整理,用户进入校园网的不同应用系统,需要在不同位置登入访问,可能需要设置不同的密码,甚至是需要不同的身份标识。各应用系统无法直接访问相互之间的数据和功能,经常需要人为的处理,如数据导入导出等。 　　综合以上考虑,深圳研究生院自主立项建设“行政办公信息平台”,希望建设一个集成行政办公事务、综合信息发布、个人门户功能的信息平台,藉此大幅提高组织内协同办公、信息共享的效率,提升面向教职员工的行政服务质量。 　　二、功能设计 　　行政办公信息平台的主要设计目标充分体现行政办公、信息平台等关键字。 　　建立行政办公平台:行政办公平台是管理信息化建设的重要基础和核心内容之一。优化再造现有行政流程,实现行政事务处理的信息化;实现综合信息发布,完成各类信息按权限的发布和管理。从而提升管理水平与服务质量。 　　建立个人信息门户:在统一用户管理(数据和权限)的基础上,实现个人办公门户,并集成信息发布、教务系统、财务系统等业务系统或功能。其中建立实施统一的用户管理与授权认证,是建立集成信息系统的前提与关键。 　　制定机构信息标准:包括组织结构信息、各类人员信息等的标准,是各类信息系统都必须遵循的基础数据。对于每一项数据,不仅确定数据项的各类属性,同时明确定义数据管理者与使用者,以及数据的各项操作权限。 　　平台的总体架构如图1所示,其中灰色部分为本项目内容,其余部分通过应用集成纳入到平台中,并通过信息门户提供服务。 　　平台的详细功能模型如图2所示。 　　1.行政事务处理 　　实现行政事务流程处理的自动化和协同化,进行有效的资源共享和信息交流,应用先进管理方法对现有人工流程实施再造,逐步实现办公无纸化,达到提高工作效率,减少重复劳动,为院领导和部门工作人员的办公、决策提供服务和支持的目的。 　　2.个人办公 　　平台提供了方便统一的个人事务处理功能。通过平台,可维护个人信息、浏览查询工作状况、安排个人日程、任务、会议并进行提醒,平台提供了详细列举院内教职员工具体通讯信息的公共通讯录,配合通讯联络功能,使个人可以便捷地通过E-mail、短信等形式与其他人交流工作信息。 　　3.统一用户管理 　　建立统一的用户档案库,使得校园中每一个真实的用户都在数字空间中有一个与其对应的身份与标识,并且这个数字身份在各个应用系统中有相同的含义。围绕用户信息,系统有效地实现了权限管理、机构信息管理、用户统计查询、用户合同及异动信息管理等功能。 　　4.综合信息发布 　　整合深圳研究生院信息发布资源,建立了内外网统一的信息发布门户和后台管理系统,依托统一用户管理系统实现了信息栏目灵活配置和发布权限的授予。 　　5.院机构信息标准 　　教职工基本信息是办公系统、统一用户管理系统等各个校园应用系统都必需的基础数据。对于每一项数据,不仅要确定数据项拼音名、类型、长度等字段属性,而且要明确定义数据管理者与使用者,以及他们的操作权限。 　　6.应用系统集成 　　在信息标准及统一的用户数据管理和权限验证机制基础上,实现了应用集成接口,把院内现有的应用系统集成到平台中,所有系统都采用统一的用户管理和身份认证,用户只需一次登录即可无缝漫游到其他应用如邮件系统、财务系统、教务系统,实现各业务系