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林产企业SAP采购模块中货源关系管理 　　[摘 要] 林业是我国国民经济的重要产业,在林产企业中运用先进的管理思想和管理工具显得尤为重要。本文介绍了林产企业中SAP系统的供货关系管理,着重说明了信息记录、框架协议、货源清单、配额协议4个功能,并阐述了林产品的各个供货关系对采购业务的影响。 　　[关键词] 林产企业;SAP;货源管理;信息记录;框架协议;货源清单;配额协议 　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 21 . 018 　　[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)21- 0032- 03 　　 　　1 引 言 　　 　　我国是一个林产品生产和消费大国,林业是我国国民经济的重要产业之一,与人民生活密切相关。而随着市场日新月异的变化,林产企业内部的管理问题、效率问题、信息传递等问题慢慢凸显出来。因此,在林产企业中加强信息管理系统的建设势在必行。通过管理信息系统,可以对林产企业各部门工作进行不断的改进,增加计划性和协调性,节约生产成本,提高生产效率[1]。 　　SAP是一个企业资源规划(ERP)软件产品,它包括了多个不同模块和商务应用程序的复杂集成,每个应用程序代表了一个特定的商务领域,每个模块代表了一种基本模块处理[2]。其中物料管理是以工作流程为导向的处理功能,它可以对所有采购处理最佳化,可以自动评估供应商,通过精确的库存和仓储管理降低采购和仓储成本。本文提出在林产企业中使用SAP来实现林产品的货源关系管理。 　　物料和供应商是SAP物料管理中两个重要的概念,也是业务操作关键的主数据。物料主数据是将具有同一基本属性的物料集合起来并归纳为同一物料类型,可以分为产成品、半成品、原材料、辅助材料、包装材料、低值易耗品等,具体可以根据行业特点来划分,如林产品制作加工行业中,大家熟知的产成品手抓纹强化复合地板,原材料有天然木材、红蓝宝石体(Al2O3),辅助材料溶液有三聚氰氨。每一种物料包含两大类信息:一类是自然属性,如名称、规格、单位等;另一类是不同组织层级控制的各部门信息,如销售信息、采购信息、库存信息、财务信息等。供应商主数据包含企业所有供应商的信息,主要应用于采购部门和财务部门[3],一般分为采购性供应商、一次性供应商、员工性供应商、财务性供应商等。供应商主数据包含3部分信息:一是通用信息,如供应商名称、联系方式等,二是采购信息,如货币订单、付款条款、合作伙伴等;三是财务信息,如银行信息、统驭科目(应付款科目)等[4]。物料和供应商在SAP系统中创建时为独立的两个主数据,而系统提供了货源关系管理的相关功能,将两者间的关系从独立存在转化为密不可分。货源可以来自内部,例如林产企业自己的工厂,也可以来自外部供应商,货源为物料采购提供了选择,林产企业中SAP系统的货源关系包括信息记录、框架协议、货源清单和配额协议,采购部门可以使用货源关系选择合适的供应商和物料,并跟踪内外部货源。 　　 　　2信息记录 　　 　　信息记录(Information Record)包含关于林产品供应商和从该供应商采购的物料或服务的简明信息,因而信息记录建立了供应商和物料、服务之间的关系,是有关采购的重要信息来源。创建采购订单项时,系统会检查是否存在相关的信息记录,如果存在,输入组织架构、供应商和物料后,净价和价格条件等数据(例如有效的条件)会从采购信息记录中复制过来。信息记录中除净价和价格条件外,还包括有效期、订单单位、税代码、采购组织数据、计划交货时间等。 　　一般信息记录的创建,是基于工厂的物料和基于采购组织的供应商的,同一个信息记录号可以扩充到该物料的不同工厂和该供应商的不同采购组织。系统有两种林产品的采购信息记录: 　　(1)指定物料主数据,建立物料与林产品供应商的联系。此种情况下,如果不指定具体的林产工厂,则该采购组织下的供应商对应的物料对所有工厂有效。 　　(2)不指定物料主数据,建立非物料与林产品供应商的联系。此种情况下,如果创建时不指定物料和工厂,则该采购组织下的供应商不只针对单一物料,可以是对物料组,与一种或多种物料相关的属于一个物料组,如复合地板;如果不指定采购组织、物料和工厂,则该供应商针对所有采购组织有效,并对指定物料组有效。 　　除标准的信息记录外,针对不同的采购模式,还可以创建不同的信息类别,如林产品外协加工、管道资源、寄售等信息记录。 　　信息记录分为通用数据和组织数据。通用数据用于信息记录的所有组织级别(例如订单单位),组织数据用于各个林产品采购部门或工厂,这种结构允许不同的采购部门维护不同的条件。它可以维护采购单位和基本计量单位的关系,虽然物料主数据中也可以维护采购