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林业科研电子档案管理及利用探讨 　　摘要：随着信息技术的发展和办公自动化的广泛应用，由此形成的大量电子文件成为了档案管理的重要对象。各级林业科研单位，许多重要科研文件及相关材料在计算机上产生、运行，这些科研电子文件的归档、保存、管理、利用等工作已经成为单位正常运营的重要环节。因此，如何做好电子档案工作已成为林业档案工作者的新课题。本文根据林业科研电子档案的特点，结合本单位实际，阐述了林业科研电子档案管理步骤和利用方法，并就加强林业科研电子档案管理和利用工作提供了参考建议。 　　关键词：林业科研；电子档案；管理；利用 　　中图分类号：G275.6文献标识码：A文章编号：1004-3020（2014）04-0068-04 　　随着信息技术的发展和办公自动化的广泛应用，由此形成的大量电子文件成为了档案管理的重要对象。各级林业科研单位，许多重要科研文件及相关材料在计算机上产生、运行，这些科研电子文件的归档、保存、管理、利用等工作已经成为林业科研单位正常运营的重要环节。如何管理、利用好林业科研电子档案资源，不断促进林业科学研究的深入开展，提高林业科研成果转化率，推动林业事业的全面发展，成为林业档案工作者面临的新课题。 　　1林业科研电子档案的含义与特点 　　1.1含义 　　林业科研电子档案是指在林业科学技术研究活动中形成的具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件以及与之相适应的软件、参数和相关数据。 　　1.2特点 　　电子档案的生成形式、储存载体和读取方式与传统的纸质档案有着根本的区别，主要具有以下特点： 　　（1）档案信息的非直读性：存贮在各种载体上的电子文件是以数字编码序列的形式存在的，只有借助计算机进行解码，才能转换成人可识读的记录。 　　（2）对计算机系统的依赖性：离开计算机的操作系统和相应的应用软件，我们就无法对电子文件进行读取和管理，这就决定了电子档案对相应计算机系统软硬件及其设备的依赖性。 　　（3） 信息与载体的可分离性：电子档案信息内容存储的位置可以从一种载体转换到另一种载体，并通过计算机网络可以快速地传???远方。 　　（4）信息存储的高密度性：与传统的纸质档案相比，电子档案单位面积存储量要大得多，例如一张容量600～4000MB的光盘，可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息。 　　（5）多种信息媒体的集成性：电子档案信息具有文字、图形、声音、影像等多种媒体形式，可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合。 　　（6）信息的可操作性：可以更方便快速的对档案信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好地满足利用者的各种需求。 　　（7）不稳定性：电子文件信息与载体的可分离性，造成信息的易修改和易复制，因此电子档案具有比纸质档案更不稳定的因素，其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。 　　2林业科研电子档案的收集与归档 　　2.1收集与归档要求 　　林业科研电子文件由形成单位（部门或课题组）或科研管理部门及时收集，按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。为保证文件的原始性和真实性，电子档案的收集归档工作必须借助纸质文件收集工作经验，按照文件运行规律，从文件形成之时起，采取多种措施，对电子文件收集积累管理利用实行全过程管理，从而保护电子文件安全，为电子文件的归档打下基础。 　　2.2归档范围 　　电子文件在收集归档过程中应结合本单位对纸质档案的收集范围，凡纸质文件应归档的，其相应的电子文件也应归档；具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。以湖北省林业科学研究院为例，林业科研电子档案归档范围主要有以下几类： 　　（1）研究准备阶段：包括调研报告，可行性研究报告，课题论证报告，科研课题经费申请报告及批件，任务书、协议书、合同、委托任务书，会议纪要及重要来住文函，科研课题研究计划，课题计划调整或者课题撤销文件，实验试验方案，设计方案，调查考察方案。 　　（2）研究试验阶段：包括试验任务书，试验大纲，实验、试验、测验的重要原始记录、整理记录及报告，观测、探测、观察、野外调查、考察的重要记录和整理记录及综合分析报告，计算文件，计算机软件，检验文件，理论分析，设计文件及图样，工艺文件，课题阶段总结。 　　（3）总结鉴定验收阶段：包括课题工作总结、研究报告，论文、专著，科研课题经费决算，科研课题成果验收、鉴定及评审文件。 　　（4）成果奖励申报阶段：包括科技成果申报表及附件，科技成果奖励申报与审批文件，获奖凭证、专利文件。 　　（5）推广应用阶段：包括推广应用方案，技术转让合同、协议书，成果推广应用中形成的技术文