浅议保障归档电子文件原始性有效对策.docVIP

浅议保障归档电子文件原始性有效对策 　　【摘 要】作者根据在企业日常电子档案管理工作中的探索和实践，对归档电子文件原始性方面存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施。 　　【关键词】电子文件；原始性；问题；对策 　　电子文件归档后即形成电子档案，其出现为档案管理事业注入了新的活力。但电子文件的特有属性在带来独特优势的同时，因为种种原因不能保障其原始性，人们感到把握其内容原貌的困难，使其失去了档案的原始凭证作用和法律效力，从而导致其无法有效利用，给档案事业的发展带来了前所未有的挑战。笔者根据在企业日常电子档案管理工作中的探索和实践，对归档电子文件原始性方面存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施。 　　一、影响电子文件原始性的突出问题 　　（一）保证电子文件原始性的技术难度较大。纸质档案的原始性主要是附着在文字、图像、字迹以及印章上，其内容的原始性附着在形式的原始性上，纸质文件内容的原始性很容易被确认，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，其法律效力也是社会公认的。电子文件无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。在电子文件的形成过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，审批人也无法在电子文件上签发，以后也难以确定该份资料是否“原件”。因此，档案部门在对电子档案进行检测时，也很难把握其原始性。 　　（二）电子文件容易被删改、破坏，且不易察觉。对纸质文件的改动、添加等都会留下明显痕迹，通常不难察觉，必要时可进行专业鉴定加以辨别。电子文件在形成、传输、保存和利用过程中，容易受到外界的影响，被篡改的几率较高且不易识别，隐蔽性强。电子文件不能被肉眼直接识别，需要通过计算机软硬件系统进行处理，对电子文件内容的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，且改动后不留痕迹；木马病毒、黑客攻击、非法篡改等不安全因素也都会造成电子文件内容的变化，且“技术门槛低”，简单易于实现，一旦被删改、复制或纂改也不易被发现；操作失误、恶意篡改等行为对电子文件的修改或破坏也是“踏雪无痕”。 　　（三）电子文件信息与载体可分离，具有相对独立性。在传统观念中，一旦信息与载体相分离，该文件就不是“原件”了，其原始性自然也无法得到保证。电子文件是数字化形态，形式与内容是相互独立的，内容信息与其载体分离，具有可变性和信息载体的可分离性。由于没有固定的存储载体，不仅内容易于变化，而且无法通过载体来判定电子文件的原始性。根据工作需要，电子文件采用不同的方式以不同的介质（常见如优盘、移动硬盘、光盘等）输出，特别是建立内部局域网的单位，可通过网络存储、电子邮件、共享软件等方式传递电子文件，从而使不同的文件利用者在不同的时间、不同的地点获得相同的电子文件信息，在数据下载、读取和传输过程中，信息存储载体、存储格式和显示方式都可能发生变化，中途也有可能被非法截获或更改，存在着潜在的信息被篡改的危险。 　　（四）电子文件对系统的依赖性强，文件信息不稳定。纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件如果没有相关信息证实其内容没有发生任何变化，便难以确认它的原始性。计算机软硬件技术的升级换代，迫使电子文件必须不断适应新的“生存环境”，这种适应往往需要改变电子文件自身结构、格式，同时硬件系统故障、软件系统的漏洞等也会导致电子文件信息内容产生变化。对于一些长期保存的电子文件，还需要定期进行复制或转换，以防信息损失。 　　二、保障电子文件原始性的管理措施 　　电子文件在其形成、处理、归档、保管和利用过程中，都存在被更改的可能，虽然一些技术措施可以防止对电子文件的篡改，但由于计算机技术的发展，技术上的漏洞使电子文件被增删篡改的可能性依然很大，从技术层面对电子文件原始性进行分析和判断的难度相当大，不仅需要制定相应的标准和规范，还要面对计算机技术不断更新所带来的很多难题和障碍。面对技术措施尚不能完全保障电子文件原始性的现实情况，笔者所在企业充分利用自主可控的管理措施保障归档电子文件的原始性，并尝试将纸质档案管理的一些工作思路和方法“移植”到电子档案管理中，取得了良好的实际效果。 　　（一）规范归档载体。因种种原因，一些企业在档案中还保存着软盘、优盘、移动硬盘以及可擦写光盘等介质，由于其能够轻易进行数据删除或读写覆盖等操作，不宜作为归档电子文件的脱机载体使用。随着网络技术的普及，使用内部局域网传输电子档案已在企业内部盛行，一些企业由于使用了电子文件管理系统，而未将归档文件以脱机方式存储在介质上，由于存在病毒感染、恶意篡改等潜在的安全隐患，无法满足电子文件的原始性要求。 　　而只读式光盘无疑是电子文件脱机归档用的最佳介质。只读光盘可供使用者一次写入多次读取，供使用者读取信