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浅谈成人教育函授站学籍管理工作有效策略 　　[摘要]剖析成人教育函授站学籍管理工作存在的问题，探讨学籍管理的意义，提出有效管理的策略。 　　[关键词]函授站　学籍　档案　管理 　　[文献编码]doi:10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.08.026 　　 　　学籍管理是函授站教学与学生管理工作的一项重要内容，其在成人教育学院(以下简称成教院)具有自己的特点，即按成教院制定的教学与学生管理要求来开展工作。函授站教学和管理的对象都是在职人员，他们具有在职、成人、分散、业余时间少、有一定的自学能力等特点。函授办学的特点和学习对象的特殊性，造成学生的学籍频繁异动，成为函授站教学与学生管理工作中的难题，增加了学籍管理工作的复杂性。 　　 　　一、函授站学籍管理的特点与意义 　　 　　函授站学籍管理的特点是按成教院制定的教学与学生管理要求，一方面进行学籍档案管理，一方面为成教院收集、制作和提供函授学生的最基础的信息资料。其主要工作内容包括以下六个方面： 　　(一)学生信息档案的建立与管理(即新生和毕业生所填文字表格的收集、审核、整理归档及学籍档案的递交等)。 　　(二)学生在函授站期间的学习考核与成绩管理(即考核评价、成绩审核、整理归档)。 　　(三)学生学籍异动的处理(即转专业与转学、休学与复学、留级与退学、缺课与补课补考等)。 　　(四)将上述学籍信息数据及时上报成教院，并与成教院交流。 　　(五)学籍档案管理信息数据统计与年度总结。 　　(六)学籍管理规章制度细则、工作流程的建设，学风、校(站)风的建设等。 　　函授站的学籍管理工作既包括非常具体、十分繁杂的事务性工作，同时又是一项政策性很强，起到维护学历、文凭严肃性和权威性的工作，贯穿在学生从入学到毕业的整个期间。因此，加强和完善学籍管理工作，保证学籍档案的质量，具有十分重大的现实意义。 　　 　　二、函授站学籍管理工作中存在的主要问题及原因分析 　　 　　(一)函授站工作人员学籍档案管理意识淡薄。函授站只是成教院在地方上的办学点，它往往不是传统的教学单位，因而从单位领导到学籍管理工作者，对相关政策法规不太熟悉，对学籍档案管理的重要性认识不足。在工作过程中，由于上级的检查和年度考核、学籍管理与本单位关系不大等原因，造成领导只重视单位原有的工作，轻学籍管理工作，甚至提出“随便外聘人员来做学籍管理工作也行”。而兼职人员从事学籍档案管理工作，经常是精力上不能保证，业务上缺少学习和系统培训，使得工作时往往效率不高。这是缺乏收集、整理、保存学籍档案的意识，没能把学籍档案建设工作提高到人才培养质量和成教办学健康、可持续发展的高度来认识。 　　 　　(二)学籍管理理念不够清晰，管理方式无标准。在函授站的工作中往往是重教学轻管理，当函授学生申请学籍变动时，班主任往往或直接、或告知学生将材料交到学籍经办者手上，而不是按“先审批后执行再备案”(即提出申请――交班主任――报负责人审批――交学籍管理员备案)的管理流程办事。学籍、考务、成绩三者之间在管理上不能有效沟通，故时有发生因休学、复学、留级、转专业、退学等学籍异动，造成考务、成绩和学籍信息缺失或人数不对等问题。这都是因为在学籍档案管理上没有制定切实可行的工作流程，管理方式上比较混乱，没有相应的制度保证。 　　 　　(三)学籍建档不及时，材料缺失严重，工作人员缺乏专业能力。在学生信息的收集中，首先是学生没能意识到个人信息在学籍档案中的重要性，填表时不看、不听、不认真填写，又不能及时向班主任提供已变更的信息。其次是班主任工作不到位，不能及时收集、不能认真核对学生应填写的信息，从而造成学生信息资料不完整。又由于学籍档案管理人员往往是兼职，他们对待日常学籍档案管理工作松懈，不能及时敦促班主任回收学生填写的信息表，或当学生申请学籍变动时，不能及时敦促学生寄回学籍变动材料，甚至有“纸片记载”而不做有效建档管理的现象。这直接导致了在学籍管理工作中，不能及时收集、准确分类、有序编排学籍信息资料，严重影响了学籍电子注册的顺利实施，造成学生信息资料反馈学院延迟或无法上报，使得学籍管理工作难以做到及时、科学和规范。 　　 　　三、解决函授站学籍管理工作中问题的有效策略 　　 　　(一)加强学习，强化学籍档案管理意识。函授站从领导到工作人员都应当加强相关的政策法规学习，从思想上明确学籍档案具有的重要价值与作用；了解做好学籍档案管理工作是尊重知识、尊重人才，促进国家经济发展，实施人才强国战略的保证；认识函授站也要配备专职学籍管理人员的重要性。通过送人员出去参加相关的业务培训，进而增强学籍管理专职工作人员自身的档案管理意识和专业水平。同时要让全体工作人员懂得支持学籍档案的建设是应尽的义务；要